Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

4.3.4.2. Приказы по основной деятельности филиала (территориального банка, отделения) Банка издает и подписывает соответственно: председатель территориального банка; управляющий отделением или лица, их замещающие.

Размеры курсов покупки и продажи  наличной иностранной валюты за счет средств граждан устанавливаются  в соответствии с документом  /20/.

4.3.4.3. Подготовку проектов приказов  по основной деятельности осуществляют  работники подразделений филиала  Банка.

4.3.4.4. Проект приказа по основной  деятельности визируется:

- руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта приказа либо лицом, его замещающим;

- руководителем структурного подразделения, вопросы компетенции которого затрагиваются в проекте приказа либо лицом, его замещающим;

- руководителем юридической службы филиала Банка либо лицом, его замещающим, в случае если затрагиваются вопросы правового характера;

- руководителем делопроизводственной службы филиала Банка либо лицом, его замещающим;

- заместителем руководителя филиала Банка, курирующим данное направление работы.

Срок рассмотрения проектов приказов по основной деятельности (визирование) не должен превышать трех рабочих  дней со дня поступления в структурное  подразделение (должностному лицу).

4.3.4.5. Замечания или дополнения  к проекту приказа должны быть  изложены на отдельном листе,  который прилагается к проекту,  при этом виза на проекте  приказа не проставляется до  внесения в проект требуемых  изменений или дополнений. Если  предлагаемые изменения не будут  внесены, то окончательное решение  принимается руководителем филиала  Банка, подписывающим данный приказ.

4.3.4.6. После согласования проекта  приказа запрещается внесение  изменений в текст проекта,  замена листов, изменение реквизитов. При необходимости внесения изменений  в текст проекта приказа его  новая редакция согласовывается  вновь.

4.3.4.7. Приказы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в  соответствующих пунктах текста. Приложения к приказу по основной  деятельности не являются самостоятельными  документами и не регистрируются  отдельно от приказа.

4.3.4.8. Подписанный приказ по основной  деятельности в тот же день  регистрируется в делопроизводственной  службе филиала Банка. При этом  на приказе проставляются дата  и регистрационный (порядковый) номер  с индексом “О”. С началом  календарного года нумерация  приказов возобновляется.

Приказы по основной деятельности регистрируются программными средствами в электронном виде или в специальном  журнале регистрации отдельно от других распорядительных документов.

4.3.4.9. Зарегистрированные  приказы тиражируются делопроизводственной  службой и направляются исполнителям в соответствии с разнарядкой на рассылку. При необходимости копии приказов заверяются печатью филиала Банка.

Разнарядка на рассылку представляется структурным подразделением, отвечающим за подготовку приказа, в делопроизводственную службу вместе с подлинником приказа. Разнарядка на рассылку оформляется по установленной форме (Приложение 10 Порядка оформления служебных документов) и  подписывается   руководителем   структурного   подразделения, готовившего приказ.

4.3.4.10. Дополнительное тиражирование  приказов, их учет, систематизация, выдача структурным подразделениям осуществляются делопроизводственной службой. Выдача дополнительных копий приказов фиксируется в разнарядке на рассылку подлинника приказа: дата; получатель документа; количество выданных экземпляров; фамилия руководителя структурного подразделения-получателя документа, а также основание для выдачи.

4.3.4.11. Делопроизводственная служба  хранит подлинники всех приказов, отвечает за их систематизированный  учет и хранение до сдачи  в архив. Разнарядки на рассылку  хранятся не менее 1 года, не  считая текущего.

 

 

 

4.3.5. Приказы о направлении  работника (работников) в командировку

 

4.3.5.1. Приказы о направлении работника  (работников) в командировку издаются  в случае поездки работника  по распоряжению руководителя  филиала Банка на определенный  срок для выполнения служебного  поручения вне места его постоянной  работы.

4.3.5.2. Основанием для служебной  командировки работника является  предложение руководителя структурного  подразделения, согласованное с  руководителем филиала Банка,  курирующего данное подразделение.

4.3.5.3. Подготовку проекта приказа  о направлении в командировку  осуществляет делопроизводственная  служба филиала Банка либо  структурное подразделение, которому  поручено оформление командировок, по поручению (распоряжению) руководителя  филиала Банка на основании  ходатайства структурного подразделения.

4.3.5.4. Проект приказа о направлении  в командировку визируется руководителем  структурного подразделения   филиала Банка, которому поручено  оформление командировок,  либо  лицом, его замещающим.

4.3.5.5. Завизированный проект приказа  о направлении в командировку  представляется на подпись руководителю  филиала Банка.

4.3.5.6. Подписанный приказ о направлении  в командировку регистрируется  в делопроизводственной службе  филиала Банка либо в структурном  подразделении, которому поручено  оформление командировок, при этом  на приказе проставляются дата  и регистрационный (порядковый) номер.  С началом календарного года  нумерация приказов возобновляется.

4.3.5.7. Приказы о направлении в  командировку регистрируются и  хранятся отдельно от приказов  по основной деятельности и  других распорядительных документов.

4.3.5.8. Заверенные копии приказов  о направлении в командировку  передаются в управление (отдел)  бухгалтерского учета и отчетности.

 

4.3.6. Приказы по личному  составу

 

4.3.6.1. Приказы по личному составу  филиала Банка издаются в случае  оформления  приема на работу, перевода, увольнения работников, установления  должностных окладов, предоставления  отпуска по уходу за ребенком, изменения фамилии, поощрения  работника, применения дисциплинарного  взыскания и в иных, установленных  трудовым законодательством Российской  Федерации случаях.

4.3.6.2. Подготовку проекта приказа  по личному составу осуществляет  управление (отдел, сектор) по работе  с персоналом филиала Банка  по поручению (распоряжению) руководителя  филиала Банка на основании  ходатайства структурного подразделения  филиала Банка и письменного  заявления работника.

4.3.6.3. Проект приказа по личному  составу визируется:

• руководителем кадровой службы;
• руководителем структурного подразделения;
• заместителем руководителя филиала, курирующего структурное подразделение;
• руководителем юридической службы филиала Банка либо лицом, его заменяющим, если затрагиваются вопросы требующие правовой оценки.

 

4.3.6.4. После согласования проекта  приказа запрещается внесение  в него изменений и замена  листов. При необходимости внесения  изменений новая редакция проекта  приказа согласовывается вновь.

4.3.6.5. Завизированный проект приказа  по личному составу представляется  на подпись руководителю филиала  Банка руководителем кадровой  службы.

4.3.6.6. Подписанный приказ по личному  составу регистрируется в управлении (отделе, секторе) по работе с  персоналом с указанием даты  и регистрационного номера. Регистрационный  номер приказа должен состоять  из порядкового номера и литерного  обозначения - “К”. С началом  каждого календарного года нумерация  приказов возобновляется.

4.3.6.7. Если в приказе не оговаривается  дата приема на работу, перевода  или увольнения работника, то  такой датой является дата  издания приказа.

4.3.6.8. Приказы по личному составу  регистрируются и хранятся отдельно  от приказов по основной деятельности  и других распорядительных документов.

4.3.6.9. Выписки из приказов (копии  приказов) по личному составу  направляются в соответствующие  подразделения филиала Банка.

4.3.6.10. Приказ по личному составу  доводится работнику под роспись.  Копия приказа (выписка из приказа)  приобщается к личному делу  работника.

 

4.3.7. Распоряжения

 

4.3.7.1. Распоряжения издаются в  целях разрешения оперативных  административно-хозяйственных вопросов  филиала Банка.

4.3.7.2. Подготовку распоряжений осуществляют  работники подразделений  филиала  Банка.

4.3.7.3. Проект распоряжения визируется:

- руководителем структурного подразделения,  ответственного за подготовку  проекта распоряжения либо лицом,  его замещающим;

- руководителем структурного подразделения,  вопросы которого затрагиваются  в проекте распоряжения либо  лицом, его замещающим;

- заместителем руководителя филиала  Банка, курирующего данное структурное  подразделение;

- руководителем юридической службы  филиала Банка  либо лицом,  его замещающим, в случае, если  затрагиваются вопросы правового  характера;

• руководителем делопроизводственной службы либо лицом, его замещающим.

4.3.7.4. Распоряжение    подписывает   руководитель    филиала   Банка   либо  его 

заместители в соответствии с функциональным распределением обязанностей.

4.3.7.5. Подготовка проекта распоряжения, визирование, представление на подпись и их хранение производятся аналогично порядку, предусмотренному пунктом 4.3.4 (Приказы по основной деятельности) настоящей Инструкции.

4.3.7.6. Подписанное распоряжение  в тот же день регистрируется  в делопроизводственной службе  филиала Банка, при этом на  распоряжении проставляется дата  и регистрационный (порядковый) номер.  С началом календарного года  нумерация распоряжений возобновляется.

4.3.7.7. Направление копий распоряжений  исполнителям осуществляется на  основании разнарядки на рассылку, представляемой в делопроизводственную  службу структурным подразделением, отвечающим за подготовку распоряжения, вместе с подлинником распоряжения. Разнарядка на рассылку должна  быть подписана руководителем  структурного подразделения.

4.3.7.8. В целях оперативного разрешения  внутренних организационно-административных  вопросов руководители подразделений  филиала Банка могут издавать  распоряжения в пределах своей  компетенции. Документ оформляется  на бланке распоряжения с указанием  наименования подразделения.

 

4.4. Протоколы 

 

4.4.1. Обсуждение вопросов и принимаемые  постановления (решения) на заседаниях  коллегиальных органов (Правления  территориального банка, Совета  отделения, Комитетов и Комиссий), совещаниях оформляются протоколом.

Допускается ведение аудиозаписи  или стенограммы заседания. Аудиозапись (стенограмма) хранится вместе с подлинниками протоколов на правах конфиденциальных документов.

Документы, утвержденные постановлениями (решениями) коллегиальных органов, прилагаются к протоколу, за исключением  внутренних нормативных документов, которые регистрируются, рассылаются  и хранятся в установленном порядке.

4.4.2. Протоколы заседания Правления  (Совета) филиала Банка, Комитетов  и Комиссий в недельный срок  направляются членам Правления  (Совета), в структурные подразделения,  исполнителям согласно разнарядки  на рассылку, утвержденной руководителем  (заместителем руководителя) соответствующего  коллегиального органа.

 

4.5. Служебные письма

 

4.5.1. Служебные письма используются  при общении с физическими  и юридическими лицами для  решения различных вопросов.

4.5.2. Письма, как правило, составляются  в случае, когда невозможен или  затруднен бездокументный способ обмена информацией.

4.5.3. Сроки подготовки ответных  писем устанавливаются резолюцией  руководителя на основании имеющихся  сроков исполнения поручений,  запросов или по решению автора  резолюции. Тексты писем должны  соответствовать заданиям, зафиксированным  в резолюции руководителя.

Срок подготовки инициативных писем  определяется руководителями структурных  подразделений.

4.5.4. Служебные письма печатаются  на стандартных бланках формата  А4 или А5.