Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

- основной бланк на английском  языке – бланк, реквизиты которого  расположены в верхней части  листа по всей его ширине. Бланк  используется для переписки с  международными и иностранными  организациями, зарубежными банками,  партнерами и клиентами;

- именной бланк – бланк, содержащий  в числе прочих реквизитов  название должности руководителя  филиала Банка: “Председатель”, “Первый заместитель Председателя”,  “Заместитель Председателя”, “Управляющий”.  Бланк используется для переписки  руководителей филиала Банка  и отделений;

- угловой бланк – бланк, реквизиты  которого расположены в левом  верхнем углу листа. Бланк используется  для переписки с юридическими  и физическими лицами руководителей  структурных подразделений филиала  Банка в пределах их компетенции  и выполняемых функциональных  обязанностей.

Бланки изготавливаются на полиграфическом  оборудовании в соответствии с фирменным  стилем Сбербанка России.

Использование ксерокопий бланков, бланков, распечатанных на принтере, не допускается.

4.2.1.2. Документы, оформленные на  основном бланке, подписываются  только руководством филиала  Банка (отделения) или уполномоченными  ими лицами.

Документы, оформленные на именных  бланках, подписываются только лицами, занимающими должности, соответствующие  надписи на бланке.

Документы, оформленные на угловом  бланке, подписываются руководителями подразделений филиала Банка  в пределах их компетенции и функциональных обязанностей.

4.2.1.3. Для официальных писем,  оформления гарантийных писем,  доверенностей, запросов и другой  переписки используются исключительно  основные либо именные бланки, которые являются номерными и  хранятся службой делопроизводства  филиала Банка в условиях, исключающих  несанкционированный доступ к  ним, и выдаются для работы  секретарям либо делопроизводителям  подразделений филиала Банка  под расписку с отметкой в  специальном журнале о количестве, виде и номерах выданных бланков (Приложение 8 Порядка оформления служебных документов).

Угловые бланки хранятся в службе   делопроизводства и выдаются по мере необходимости.

Дальнейший учет использования  бланков, их выдача непосредственным исполнителям под расписку с отметкой в специальном  журнале осуществляются делопроизводителями  структурных подразделений филиала  Банка (Приложение 9 Порядка оформления служебных документов).

Отметки об уничтожении испорченных  основных и именных бланков делаются в журнале за двумя подписями - лица, ответственного за их хранение и учет, и исполнителя.

В случае изменения реквизитов номерных бланков (замена адреса филиала, его  телефона и т.п.) неиспользованные бланки уничтожаются по акту. Акт подписывается  работниками делопроизводственной службы, принимавшими участие в уничтожении  неиспользованных номерных бланков  и утверждается руководителем этой службы.

 

4.2.2. Бланки приказов, распоряжений

 

4.2.2.1. Филиалы Банка используют  следующие виды бланков распорядительных  документов:

• бланк приказа – используется для издания приказов по всем основополагающим направлениям работы филиала Банка;
• бланк распоряжения – используется для издания распоряжений в целях разрешения оперативных административно-хозяйственных вопросов филиала Банка;

Бланки должны соответствовать  фирменному стилю Сбербанка России.

4.2.2.2. Бланки приказов и распоряжений  хранятся в службе делопроизводства  и выдаются подразделениям филиала  Банка по мере необходимости.

 

 

 

4.2.3. Бланки решений коллегиальных  органов 

 

4.2.3.1. Бланки решений коллегиальных  органов филиала Банка должны  соответствовать фирменному стилю  Сбербанка России и использоваться  для оформления постановлений  (решений).

4.2.3.2. Бланки коллегиальных органов  хранятся у секретарей соответствующих  коллегиальных органов филиала  Банка и используются по мере  необходимости.

 

4.2.4. При хранении всех видов бланков должен быть исключен несанкционированный доступ к ним посторонних лиц.

 

4.3. Распорядительные документы, издаваемые в филиалах Банка

 

4.3.1. Филиалы Банка издают следующие  распорядительные документы:

- протоколы заседаний коллегиальных  органов;

- постановления Правления территориального  банка;

- решения Совета отделения;

- решения комитетов и комиссий  филиала Банка;

- приказы по основной деятельности;

- приказы по личному составу;

- распоряжения.

Распорядительные документы, издаваемые филиалами Банка в пределах их компетенции, не могут содержать  положения, противоречащие действующему законодательству, внутренним нормативным  и распорядительным документам Сбербанка  России.

Распорядительные документы филиала  Банка вступают в силу с момента  их принятия коллегиальным органом  или подписания, если иное не оговорено  в тексте документа.

Распорядительные документы филиала  Банка обязательны к исполнению всеми подчиненными подразделениями, должностными лицами и работниками  соответствующего территориального банка  либо отделения.

Распорядительные документы по результатам ревизий отделений  доводятся, как правило, до сведения всех отделений территориального банка.

4.3.2. Подлинники распорядительных  документов хранятся в делопроизводственной  службе или у секретаря коллегиального  органа  не менее 1 года, не считая  текущего, после чего сдаются  в архив. В структурных подразделениях  филиала Банка они хранятся  в виде копий в соответствии  с номенклатурой дел.

Подлинники протоколов, постановлений, решений, приказов и других распорядительных документов из архива не выдаются.

 

4.3.3. Постановления (решения)  коллегиальных органов

 

4.3.3.1. Проекты распорядительных  документов (постановлений и решений)  готовятся и вносятся для рассмотрения  на заседаниях коллегиального  органа филиала Банка структурными  подразделениями или ответственными  за их подготовку должностными  лицами.

Проекты постановлений готовятся, как правило, на основе планов работы, поручений данных руководством филиала  Банка, а также в развитие ранее  принятых решений. На рассмотрение могут  быть представлены альтернативные варианты проектов.

Персональная ответственность  за своевременную и качественную подготовку материалов возлагается  на лиц, готовивших проекты документов.

4.3.3.2. Проекты постановлений и  решений визируются с указанием  даты:

- ответственным работником-исполнителем  и руководителем структурного  подразделения, готовившим его.  Они визируют также все приложения  к постановлению (решению);

- руководителями подразделений,  которым в проекте предусмотрены  задания и поручения (допускается  устное согласование, о чем указывается  в записке к проекту);

- руководством управлений (отделов)  экономического, бухгалтерского учета  и отчетности (в части расходования  средств филиала Банка);

- руководством юридического управления (отдела), при утверждении нормативных  документов, договоров, рассмотрении  материалов ревизий, заслушивании  отчетов должностных лиц, решений  о наложении дисциплинарных взысканий,  об увольнении работников филиала  Банка;

- руководителем филиала Банка,  курирующим данное направление  работы.

Визы проставляются на листе  согласования (Приложение 2 Порядка оформления служебных документов), напечатанного на оборотной стороне бланка постановления (решения).

Возражения, имеющиеся у лица, визирующего  проект, излагаются отдельной запиской, которая прилагается к проекту  документа.

4.3.3.3. Если по рассмотренным на  заседании документам высказаны  замечания, то они должны быть  доработаны подразделением, готовившим  проект документа, в течение  3-х дней после заседания или  в срок, определенный на заседании  коллегиального органа. Доработанный  документ визируется всеми лицами, которым поручено его исполнение  и передается (делопроизводственной  службой, секретарем коллегиального  органа) вместе с первоначальным  вариантом на подпись лицу, председательствовавшему  на заседании.

4.3.3.4. Решения, связанные с принципиальными  вопросами (развитие филиала Банка,  отчеты о работе подразделений,  утверждение кадров), рассматриваются  непосредственно на заседаниях  коллегиальных органов.

При необходимости оперативного решения  вопроса по поручению (с согласия) руководителя филиала Банка постановление (решение) может приниматься в  период между заседаниями в рабочем  порядке путем опроса. Документ считается  принятым, если с ним согласилось  не менее половины членов коллегиального органа. Постановления (решения), принятые путем опроса,  включают в очередной  протокол заседания с указанием  конкретной даты принятия.

4.3.3.5. Проекты постановлений (решений)  коллегиальных органов филиала  Банка, сопроводительные записки,  другие необходимые материалы  вносятся на рассмотрение через  делопроизводственную службу (секретаря  коллегиального органа) в установленный  в филиале Банка срок.  Делопроизводственная  служба (секретарь коллегиального  органа) формирует проект повестки  дня, который утверждается и  рассылается с необходимыми материалами  участникам заседания.

Формирование списка лиц, приглашаемых на заседание, их вызов осуществляется подразделением, представляющим проект постановления (решения). Список должен быть согласован с руководителем  филиала Банка, курирующим данное подразделение.

Проекты, внесенные позднее установленного срока, принимаются к рассмотрению только в исключительных случаях  по согласованию с руководителем  филиала Банка. Они включаются в  дополнительную повестку и вручаются  участникам заседания в день его  проведения.

4.3.3.6. Принятые постановления (решения)  коллегиальных органов могут  оформляться и рассылаться отдельным  документом (постановлением Правления,  решением Совета, Комитета). Постановления  (решения) оформляются на специальных  бланках и в 3-х дневный срок, если иной не определен при их принятии, рассылаются в соответствии с разнарядкой на рассылку, подготовленной ответственным подразделением и утвержденной руководителей (заместителем руководителя) соответствующего коллегиального органа.

Если разнарядкой не предусмотрено  направление постановления (решения) отдельным адресатам, то при необходимости  они могут получить копию в  делопроизводственной службе (у секретаря  коллегиального органа) или запросить  в архиве. Копии с подлинников  постановлений, решений, приказов, распоряжений и других распорядительных документов снимаются только работниками делопроизводственной службы (секретарями коллегиальных  органов).

Руководители управлений и отделов обязаны информировать  работников о принятых решениях в  части, касающейся выполнения ими своих  функциональных и должностных обязанностей.

 

4.3.4. Приказы по основной  деятельности

 

4.3.4.1. Приказы по основной деятельности  издаются по всем основополагающим  направлениям работы филиала  Банка, в них ставятся задачи  и определяются пути решения  принципиальных вопросов. В обязательном  порядке приказы издаются по  следующим вопросам:

- создание, ликвидация или реорганизация  подразделений филиала Банка,  а также изменение их функций;

- утверждение структуры, внесение  изменений в структуру филиала  Банка, его подразделений;

• распределение обязанностей между руководителями филиала Банка;
• утверждение изменений в режиме работы подразделений и работников филиалов Банка;

- предоставление права заключения  договоров должностным лицам  филиала Банка с последующей  выдачей руководителем филиала  Банка соответствующих доверенностей  (в пределах полномочий, предоставленных  Банком);

• о проведении (назначении) либо о результатах ревизий, проверок и т.д.

 

Приказы могут также издаваться по другим вопросам, решение которых  отнесено, в соответствии с Положением о филиале и Генеральной доверенностью, к компетенции соответствующего подразделения филиала Банка  и его руководителя.