Лекции по "Делопроизводству"

3.7. Трудовые соглашения

Трудовые соглашения заключаются между предприятием и работниками, которые не состоят в штате данного предприятия.

Работник  обязуется выполнить конкретную работу, а предприятие — выплатить заработную плату и обеспечить условия для выполнения данной работы. Привлечение таких лиц для выполнения работ допускается в тех случаях, когда эти работы нельзя выполнить на договорных началах с соответствующими предприятиями и организациями. В отдельных случаях трудовые соглашения могут заключаться с работниками, которые состоят в штате данного предприятия, однако они обязуются выполнить работу, не входящую в круг их прямых обязанностей, например преподавание на курсах повышения квалификации персонала этих предприятий или уборка снега с крыши организации. Оплата по трудовым соглашениям производится в соответствии с установленным порядком. Реквизиты трудового соглашения:

1. Наименование документа.
2. Место и дата его составления.
3. Наименование предприятия, должности; фамилии, имени и отчества лиц, подписывающих договор.
4. Содержание соглашения с указанием обязанностей предприятия и работника.
5. Срок выполнения работы и сумма заработной платы, причитающаяся работнику.
6. Требования, предъявляемые к качеству работы, и порядок ее приемки.
7. Срок и порядок выплаты заработной платы работнику.
8. Адреса сторон.
9. Подписи сторон.

10. Печать предприятия.

Трудовое соглашение составляется не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр выдается работнику — «Исполнителю», второй — остается на предприятии.

 

ЛЕКЦИЯ 9.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ.

 

1. РАБОТА С ИНФОРМАЦИЕЙ,

СОДЕРЖАЩЕЙ  КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

Конституция Российской Федерации (ст. 29, п. 4) гарантирует гражданам  право на доступ к информации. Однако федеральным законодательством, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации предусмотрены ограничения доступа к информации, составляющей государственную тайну или представляющей собой сведения конфиденциального характера [30]. К сведениям конфиденциального характера относят:

• персональные данные (личная и семейная тайна);
• данные предварительного расследования и судопроизводства (тайна следствия);
• служебную тайну (служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти);
• сведения, связанные с профессиональной деятельностью (врачебная, банковская, нотариальная, адвокатская тайна, а также тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений);
• коммерческую тайну;

• сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них и другая интеллектуальная собственность. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей этой информации и охраной ее конфиденциальности.

В ст. 3 закона коммерческая тайна определена как «конфиденциальность  информации, позволяющая ее обладателю при сушествующих или возможных  обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду».

К информации, составляющей коммерческую тайну, может быть отнесена научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау):

• которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;
• к которой нет свободного доступа на законном основании;
• в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.

Таким образом, организация, обладатель коммерческой тайны, обязана  ограничить доступ к этой информации и установить специальный режим ее использования и хранения — режим коммерческой тайны.

Закон ограничивает введение этого режима при осуществлении  предпринимательской деятельности на определенные категории сведений, например:

• содержащиеся в учредительных документах юридического лица или документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
• о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, влияющих на безопасность работы предприятия, безопасность граждан и населения в целом;
• о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда и о наличии свободных рабочих мест;
• о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.

Для установления режима коммерческой тайны на предприятии:

• составляют перечень информации, содержащей коммерческую тайну;
• вводят ограничение доступа к этой информации (устанавливают порядок обращения с этой информацией и контролируют его соблюдение);
• проводят учет лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации и (или) лиц, которым такая информация была передана;
• регулируют использование конфиденциальной информации: с работниками предприятия — на основании трудовых договоров, с контрагентами — на основании гражданско-правовых договоров;
• на содержащие коммерческую тайну документы наносят гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения).

Перечень информации, составляющей коммерческую тайну предприятия, вводит в действие приказ руководителя предприятия. На основании этого перечня составляют список конкретных документов, требующих простановки на них грифа «Коммерческая тайна» и более строгих правил работы. Должно быть установлено, кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф ограничения доступа.

Перечень конфиденциальной информации может включать сведения:

• о структуре производства, производственных мощностях, запасах сырья, материалов и готовой продукции;
• о применяемых оригинальных методах управления предприятием;
• о планах расширения или свертывания производства;
• о целях, повестке дня, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний органов управления предприятия;
• о целях, задачах, тактике и результатах переговоров с деловыми партнерами;
• об условиях коммерческих контрактов, платежей и услуг;
• о внутренних и зарубежных партнерах деловых отношений, а также о конкурентах, которые не содержатся в открытой печати, и др.

Порядок работы с конфиденциальной информацией предприятия регламентирует Инструкция по работе с документами, содержащими коммерческую тайну. В инструкции устанавливаются правила и описываются технологии работы с конфиденциальной информацией на всех видах носителей. При использовании электронных документов и автоматизированных технологий предпринимают дополнительные меры по защите документов от их несанкционированного использования, изменения или уничтожения.

Учитывать и хранить  документы, содержащие коммерческую тайну, необходимо обособленно и централизованно, обеспечивая:

• регистрацию факта поступления или издания документа;
• фиксацию всех перемещений документа в процессе его рассмотрения, исполнения и использования;
• справочно-информационную и контрольную работы по документам;

• предупреждение утраты копий, экземпляров и отдельных листов документа, черновиков, редакций и приложений. Каждый работник, имеющий доступ к информации, составляющей коммерческую тайну предприятия, должен быть под расписку ознакомлен с перечнем этой информации, установленным на предприятии режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение.

Если сведения, составляющие коммерческую тайну, ее обладатель передает своим контрагентам, то в договоре между ними должны быть определены условия охраны конфиденциальности информации, в том числе в случае реорганизации или ликвидации одной из сторон договора. В договоре обязательно указывают обязанность контрагента возместить убытки при разглашении им этой информации вопреки договору.

 

ЛЕКЦИЯ 10

АВТОМАТИЗАЦИЯ И МЕХАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1. Система автоматизации делопроизводства и документооборота

2. Электронный документооборот и система менеджмента качества

 

1. СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА  И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Существующие системы  автоматизации ДОУ в основном выполняют сходные функции. Но в  связи с отсутствием унифицированной терминологии называют их по-разному: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив и т.д. В пособии это программное обеспечение мы называем системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

В последние годы в  России стремительно растет рынок САДД. Так, за 2004 г. рост продаж этих программных  продуктов превысил 100%. На российском рынке представлены отечественные разработчики и их автоматизированные системы, такие, как фирма 1 С (1С:Архив), компании (Евфрат-документооборот), Амтел, ГНПП «Гранит-Центр» (Гран-Док), ИнтерТраст, Лаборатория, Ланит, НТЦ ИРМ (0/5:системы автоматизации делопроизводства и документооборота), СофтИнтегро (, Оптима), Электронные офисные системы, ЭОС (Дело), а также крупнейшие западные производители этого программного обеспечения, например, компании ЕМС и др.

Основные требования к современной САДД можно сформулировать как следующие. Система должна:

• в полном объеме выполнять все задачи ДОУ: подготовку документов, их регистрацию, рассылку исполнителям, контроль исполнения документов, их оперативное хранение, а также поиск и справочную работу по массиву документов;
• быть построенной на принципах ДОУ, программных и технологических решениях, соответствующих действующему отечественному законодательству, международным и государственным стандартам, инструкциям и требованиям;
• обеспечить полноценное использование созданного корпоративного информационного ресурса, необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа, хранение документов в электронном архиве.

В 2001 г. по решению Европейской  комиссии был разработан европейский  стандарт к системам автоматизации  делопроизводства Mo Reg. Стандарт описывает типовые требования к системе автоматизации делопроизводства, а также требования к управлению электронными документами. Он не содержит отраслевой или национальной специфики и может быть легко адаптирован для применения в любой стране.

Российская «Гильдия управляющих документацией», объединяющая пользователей и разработчиков  систем электронного документооборота, начала активное продвижение Mo Reg в России и создает систему добровольной сертификации программных продуктов и решений по электронному документообороту. Подтверждение соответствия требованиям Mo Reg даст программному продукту дополнительные конкурентные преимущества на рынке программного обеспечения по автоматизации ДОУ.

Основные принципы использования  САДД рассмотрим на примере системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» [68]. Эта система построена на принципах традиционных отечественных технологий делопроизводства, полностью соответствует нормативным требованиям к документационному обеспечению управленческой деятельности в организациях различных организационно-правовых форм. Она поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до его списания в дело и передачи в архив.

Для эксплуатации системы в организации должна быть установлена сеть персональных компьютеров, один из которых выполняет функции сервера системы, обеспечивающего управление общими ресурсами сети. На сервере устанавливают систему управления базой данных (СУБД) — программное обеспечение, позволяющее размещать и хранить документную базу данных, а также управлять ею.

САДД включает программы, устанавливаемые на сервере (серверное  программное обеспечение), и программы, устанавливаемые на каждый персональный компьютер сети, подключаемый к системе (клиентское программное обеспечение).

При первоначальной настройке  САДД на структуру предприятия и  особенности его документооборота в определенном порядке заполняют  внутренние структуры данных системы  — так называемые справочники (см. п. 6.3). В процессе работы с системой справочники могут быть дополнены и изменены.

Сотрудники организации, непосредственно работающие в системе  с документами, называются пользователями. Пользователи системы выполняют  технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении. Это, как правило, — сотрудники отдела делопроизводства и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

Для регистрации пользователей  в системе и определении им прав доступа к информации и выполнения функций в системе предусмотрен специальный справочник — «Пользователи». В этом справочнике для каждого пользователя определен состав доступной ему информации и набор разрешенных ему операций.

Системный технолог —  это особый пользователь, который  настраивает систему на структуру и документооборот организации, заполняя и изменяя содержимое справочников системы, а также выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе всех пользователей.