Лекции по "Организация и технология документационного обеспечения управления"

Пензенский государственный университет

 

 

 

 

 

 

 

 

Л.Р. Фионова

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация и  технология документационного обеспечения управления

Конспект лекций

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пенза 2005

 

Введение

 

Управление  любой организацией  или предприятием неизбежно требует создания  многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного  процесса,  финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения и т.п.

При работе с  документами  необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам с учетом требований Гражданского Кодекса и Трудового Кодекса Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003.

Знание  основ документационного обеспечения управления (ДОУ) необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности учреждения, организации (предприятия), в том числе при решении различных споров.

 

 

 

1 Основные  понятия документационного обеспечения управления

Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Посмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский  язык Петр I, он объяснил  его понятие как  «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ – всякая важная  деловая   бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая  какой-либо факт  или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение».

 

Анализ последовательных определений термина «документ»

позволяет выделить три основных формулировки:

 

«документ» - материальный объект,

 

«документ» - носитель информации,

 

«документ» - документированная информация.

 

С позиций ДОУ наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.94.

№ 77-ФЗ). В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Таким образом, в результате  эволюции понятие «документ» стало официально  толковаться  следующим  образом:  «Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с   реквизитами,  позволяющими  ее идентифицировать»  (Федеральный закон  «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ).

В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая, управленческая, функция учета, функция исторического источника. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения.

С разработкой документов и с ДОУ в целом связано еще ряд понятий (см. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Формуляр  документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в  определенной последовательности.

 

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Дело - совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Делопроизводство, ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Под ДОУ понимается  вся  совокупность  работ  со  служебными документами   в учреждениях,  организациях   и  на предприятиях: составление,    регистрация полученных документов   и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры   дел и справочных  фондов,  экспертиза  научной и практической  ценности,   хранение и  передача в архив,  обеспечение секретности и сохранности служебной тайны.

Документооборот - движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение.

В сферу ДОУ включаются:

• прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;

• прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;

• контроль за правильностью оформления документов;

• распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для

 

исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

• учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;

• сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Принято выделять несколько видов (групп)  документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:

• директивные, информационно-инструктивные и информационно- методические  материалы государственных  органов власти и управления, в  том числе федеральных  и  местных (указы, постановления,   правовые  акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

• организационно - распорядительная документация;

• документы,  связанные с оформлением трудовых  отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков,  наград, поощрений, взысканий и пр.);

• деловая переписка;

• финансовая документация.

Кроме того, необходимо отметить, что перечисленные группы документов могут относиться к трем основным видам работ, выполняемых учебным заведением: учебной, методической и научно-исследовательской.

 

 

2 Общие правила оформления управленческих документов

В ДОУ существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная

 

система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую   силу документов, организацию быстрого поиска документов,  оперативное и качественное составление и  исполнение документов,  более активное  использование ПЭВМ  при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами. В настоящее время установлен максимальный набор реквизитов для документов управления (Приложение 1). В конкретном документе их будет гораздо меньше, т.к. каждый вид документа имеет свой набор реквизитов.

В соответствии с положением "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба Российской Федерации (первого реквизита) является обязательным:

на бланках и печатях:

 

Президента Российской Федерации; палат  Федерального  собрания; Правительства Российской Федерации; Конституционного суда  Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;  Прокураторы Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека; Счетной  палаты; Межведомственной комиссии  по защите государственной тайны; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;

на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти;

 

на бланках иных органов государственной власти.

 

Герб субъекта Российской Федерации (второй реквизит) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использованием герба регламентируется соответствующими нормативными  актами  (законами,  уставами,  конституциями  и т.д.)  субъектов Федерации.

 

Герб  города,  района  Российской  Федерации  размещается  на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии   с использованием  герба  города,  района  Российской   Федерации установленными нормативными актами городов, районов России.

Эмблема организации (третий  реквизит)  или  товарный  знак  (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров".

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный  герб,  Российской  Федерации  или  герб  субъекта  Российской Федерации.

Код организации проставляется  по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Код организации — автора документа (автор документа — физическое или юридическое  лицо,  создавшее  документ)  служит  для  ускорения  передачи документированной  информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых  названий  организаций.  Код  является  элементом  электронной идентификации документа.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)  проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа, входящего в состав Унифицированные  системы документации (УСД)  проставляется  по  Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

 

В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие (УСД):

1. Организационно-распорядительной документации;

 

2. Первичной учетной документации;

 

3. Банковской документации;

 

4. Финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

5. Отчетно-статистической документации;

 

6. Учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

 

7. Документации по труду;

 

8. Документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

 

9. Внешнеторговой документации.

 

Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа, Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Над наименованием  организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном на одном уровне. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном справа, если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.

Сокращенное наименование организации приводят  в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них.