Лекции по "Организация и технология документационного обеспечения управления"

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или министерство (организация)

- автор документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Когда  работа над  документом завершена (составлен  ответный документ, выполнено конкретное действие, задание),  на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией  ответа передается секретарю для подшивки в дело.

Обработка отправляемых документов. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

 

1. согласование проекта документа,

 

2. проверка правильности оформления проекта документа секретарем,

3. подписание документа руководителем,

 

4. регистрация документа,

 

5. отправка документа адресату,

 

6. подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

 

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Важнейшей процедурой в обработке всех групп документов является регистрация. Она необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько систем регистрации документов в организации:

- централизованная, когда  все регистрационные  операции осуществляются в одном месте или одним работником.  Такая система позволяет  создать  единый справочный центр по документам предприятия и  устанавливает единый   порядок регистрации, поэтому является наиболее эффективной,

- децентрализованная, которая предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях),

- смешанная, когда часть документов с учетом  специфики предприятия  регистрируется централизованно, а другая – в структурных подразделениях.

Регистрация всегда должна быть однократной. Документы целесообразно регистрировать один раз:   поступающие  - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, документы, имеющие гриф ограничения доступа, контракты или договоры и т.д. При регистрации

 

каждой группе документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров.

В практической деятельности  используются две регистрационные формы: журналы и карточки (приложение 7). Гораздо чаще, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам, используя различные признаки классификации.

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют и включают:

индекс (номер) документа,

 

дата документа,

 

автор документа – для входящих документов, адресат – для исходящих документов, резолюция,

исполнитель,

 

подпись исполнителя,

 

срок исполнения, отметка об исполнении,

 

номер дела.

 

Фирма по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.

Для регистрации документов с помощью ПЭВМ можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов на ПЭВМ может  осуществляться  последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

 

7 Составление номенклатуры и формирование дел в организации

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура  дел   используется при    построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве предприятия  используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел предприятия (приложение 8) составляется канцелярией (службой ДОУ) на  основе номенклатуры дел структурных подразделений. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом предприятия, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы предприятия, в том числе справочные и контрольные   картотеки, личные  дела,  документы,  образующиеся в деятельности вычислительного центра.

Названиями разделов номенклатуры  дел предприятия являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел канцелярии (службы ДОУ).

После утверждения номенклатуры дел предприятия структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее  разделов для использования в работе.

Графы номенклатуры дел предприятия, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного на предприятии  цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела  по номенклатуре в пределах

 

структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

 

12-05, где 12-обозначение структурного подразделения, 05-

порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

 

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,

частей).

 

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и определяется  степенью важности и их  взаимосвязью.  Вначале

располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела  состоит из элементов, располагаемых в такой последовательности: название  вида  дела (переписка, документы к заседаниям совета директоров и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование  предприятия или  структурного подразделения; краткое содержание документов дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами: название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); название территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии документов) и др.

 

 

 

года 

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного

 

 

 

_{В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по}

 

перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

 

В графе  5 "Примечание"  указываются названия  перечней документов, использованных при определении   сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

При наличии на предприятии вычислительной техники утвержденная номенклатура дел министерства вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях переработки.

В соответствии с номенклатурой дел осуществляется формирование дел (группировка исполненных документов в дела).

Документы любого предприятия можно систематизировать по следующим признакам (точкам систематизации):

- название вида документа,

 

- тема,

 

- автор или корреспондент,

 

- дата или период,

 

- гриф ограничения доступа,

 

- географический признак.

 

Дела на предприятии формируются централизованно, т.  е. в канцелярии   (службе ДОУ).  Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся  к разрешению одного   вопроса; группировать в дело  документы одного календарного года, за

 

исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической,

вопросно-логической последовательности или их сочетании.

 

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если  же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы  по   основной   деятельности  группируются  отдельно от приказов  по личному составу.   Протоколы в  деле располагаются  в хронологическом  порядке по  номерам. Документы  к   протоколам, сгруппированные в   отдельные  дела, систематизируются   по   номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и     другие  документы группируются  отдельно  от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и  систематизируется  в  хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

 

 

 

8 Оформление дел

 

Дела  предприятия подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической  обработке и проводится сотрудниками соответствующих

 

структурных подразделений при методической помощи и под контролем работников архива предприятия.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (приложение 9); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение

10); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки  дела (уточнение названия организации, индекса  и заголовка дела, даты заведения дела и др.).

Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.