Лекции по "Организация и технология документационного обеспечения управления"

В управленческой функции документы выступают как средство управленческой   деятельности. Эту  функцию   выполняют  документы, созданные для  целей управления  и  в процессе его  реализации. В управленческой    функции также   можно выделить две   основные подфункции:  -  стабилизация, нормальное   функционирование  и совершенствование  государственной  системы в целом и    каждого государственного учреждения в отдельности; - обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли. Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как  регулятор  различных   сторон  деятельности  общества, государства, учреждения, организации, предприятия.

Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями,

 

предприятиями,  организациями и влекущие за собой  определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда можно отнести все  договорные  документы,  фиксирующие договорные отношения. В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.). В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.

Функция  учета дает   не качественную,    а количественную характеристику информации.  Функция учета -  это   регистрация и группировка в   цифровом выражении  информации,  связанной  с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы, прежде всего, многообразные проявления хозяйственной  деятельности   государства и  его  исполнительно- распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации. Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово- экономических документах.

Одна из важнейших функций документа - культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно-   и  аудиовизуальных способов  запечатления. Культурную функцию  выполняет крупный   комплекс  документов (например, научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят  отражение  уровень  научного и  технического развития общества,  специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции. Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности,  навыков,   ритуалов,  традиций,  выработанных  и сохранившихся  в  обществе. В  этой  функции документы  можно

 

рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование - как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.

Функция  документа  как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента   его  возникновения, а  не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение. Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и   другие функции  (информационную, коммуникативную, социальную, исторического источника). Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.

Существуют функции, время  действия которых   ограничено (коммуникативная,  управленческая, правовая, учета),  и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Функции документов, их целевое назначение определяется необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

 

 

 

6 Обработка документов

 

Организация работы с документами предполагает создание оптимальных условий для всех видов работ с документами по всему их жизненному циклу, начиная с момента создания до передачи на архивное хранение или уничтожение.

В документационном  обеспечении предприятия с точки зрения особенностей обработки можно выделить  три группы документов : поступающие  (входящие), внутренние и отправляемые  (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

 

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции. Для исходящих документов добавляется операция «Отправка документов адресату» после их регистрации.

Регистрация может проводиться для всех видов групп документов,

прежде всего для входящих.

 

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и только как исключение – исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих  документов, которые,  за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно  оформленных документов.

Обработка поступающих документов. Прием и обработка поступающих документов осуществляется секретарем  фирмы или работниками канцелярии.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

 

1. Первичную обработку,

 

2. Предварительное рассмотрение и разметку,

 

3. Регистрацию,

 

4. Рассмотрение документов руководством,

 

5. Направление на исполнение,

 

6. Исполнение и контроль исполнения,

 

7. Подшивку документов в дела.

 

Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все  конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяют: правильность адресования вложенного  в конверт документа, количество  листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается

 

отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых  документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о  поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах, приглашениях, поздравлениях, письмах, присланных для сведения (копиях), сообщениях о заседаниях, совещаниях, учебных планах и программах, рекламных извещениях и других материалах, не подлежащих регистрации.

Передача  документов    на рассмотрение руководству фирмы большинства  документов  должна осуществляться  только  после регистрации.  Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя. Руководитель организации, рассматривая  входящий  документ,  должен  определить исполнителя,  дать четкие и конкретные  указания   по  исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документа между исполнителями может осуществляться без расписок,  за исключением документов с грифом ограничения доступа. Исполнение документа (как этап его обработки) предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта  документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение)

 

руководством предприятия или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ  на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

При оперативном   решении  вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если  образовался  интервал  времени между поступлением документа на предприятие и его доставкой исполнителю), о датах  промежуточного исполнения (запрос сведений,  телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах

 

При наличии ответственного исполнителя  все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации  и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, табель унифицированных форм документов, номенклатуры дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и организационной техники.

Исполнителям  должен быть обеспечен  доступ к автоматизированным банкам данных предприятия и традиционным массивам документов, законодательным актам, актам Президента России, правительственным, ведомственным актам, справочно-информационным фондам и библиотекам для получения необходимой информации.

Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя фирмы поставлены на контроль.

 

Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь. Он проставляет буква «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале или карточке делает отметку  о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Секретарь в установленные сроки получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документа. Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются  руководителем   исходя  из срока,  установленного организацией, направившей документ, или сроков,  установленных законодательством. Конечная  дата исполнения указывается  в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится  лицом,  установившим  этот   срок. Изменение документируется — проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные  формы  — регистрационную карточку или банк регистрационных данных.