Лекции по "Организация и технология документационного обеспечения управления"

 

п р и к а з ы в а ю:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект инструкции для клиентов банка об организации работы по осуществлению валютного контроля.

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С. Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативно- методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется

тремя группами арабских цифр.

 

Например:

Срок представления 15.03.2001.

 

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов, Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя правления банка Сидорова К.М.

или

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

 

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения и т.д.), используется форма изложения текста от третьего лица единственного лица (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛИ).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций

текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ,

РЕШИЛИ).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного  числа  (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме: Председатель - . Секретарь - . Присутствовали: Приглашенные:. .Далее приводится повестка дня, пункты которой отвечают на вопрос: о чем?

 

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего  протокольного решения).

Акт   составляется  несколькими   лицами  и  подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. Во вводной части  акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц,  участвовавших в составлении акта, указываются  наименования   должностей с  обозначением  организации, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией,  то  первым  указывается  председатель комиссии.  В необходимых  случаях  приводятся   сведения  о   документах, удостоверяющих   личность  и полномочия лиц,  участвовавших  в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали

пишутся с прописной буквы.

 

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определятся количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

 

1-й экземпляр - бухгалтерия,

 

2-й экземпляр ~ коммерческий отдел,

 

3-й экземпляр - покупатель.

 

Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Например:

Учредительный договор содержит сведения:

 

- о наименовании юридического лица, месте его нахождения,

 

- о порядке управления деятельностью;

 

- о размере и составе уставного капитала;

 

- о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

- о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;

 

- об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Договор (контракт) содержит следующие сведения:

 

- наименования сторон (полное и сокращенное название);

 

- наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

- наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

- условия и сроки поставки, перевозки, хранения, упаковки,

маркировки, рекламы и реализации;

 

- срок действия договора;

 

- начало и окончание работ по договору;

 

- стоимость работы и порядок расчетов;

 

- порядок сдачи и приемки работы;

 

- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор;

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

 

- переход права собственности и риски;

 

- порядок разрешения споров;

 

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов,

банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

 

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от  лица доверителя (организации или физического лица). Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно- материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:

1. должность и паспортные данные доверенного лица;

 

2. организация, в которой производятся действия по доверенности;

 

3. вид действий;

 

4. образец подписи лица, получившего доверенность;

 

5. срок действия доверенности.

 

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий,  вкладов в банках, корреспонденции. В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности

Анкета  - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам.

Постоянной информацией в   анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например:  фамилия, имя, отчество;  или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например структурное подразделение, последнее место работы.

 

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию,

характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

 

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских,  банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и  подзаголовки  граф (головка таблицы), а наименования объектов  -  заголовок и подзаголовки строк таблицы,

_{расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:}

 

Заголовок строк	Заголовок граф
	Подзаголовки граф
1	2	3	4
Подзаголовки строк

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица

печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

 

При подготовке  документов по однотипным, повторяющимся ситуациям  (приказы по личному  составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.п.)рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических  средств языка,  построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

K основным стилевым чертам деловой речи относятся:

 

- нейтральный тон изложения;

 

- точность и ясность изложения;

 

- лаконичность и краткость текста.

 

Специфика делового стиля определяется назначением документа.

 

Однозначность понимания текста  обеспечивает  употребление терминов.  В  официальных  документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного  управления. Примеры оформления  некоторых  текстов  документов приведены в приложении 6.

 

 

 

5 Функции документов

 

Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации,  для правильного понимания   роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов , сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа - это целевое назначение, присущее ему. Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в

 

одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Поскольку  понятие   "документ"  неразрывно   связано  с материализацией информации, постольку  основной и  наиболее обобщающей функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам,  так  как  необходимость  фиксировать информацию  является причиной появления любого  из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является  любой документ,  поскольку он порожден той   или  иной  общественной потребностью. Информация может содержаться как в готовом виде, так и в форме, которая   позволяет  извлечь ее  только  в  результате анализа. Документ является   не  только   продуктом  определенных социальных отношений, но  и сам   может  воздействовать на  эти отношения, в определенной степени формировать их. Поэтому социальная функция документа определяется местом, ролью документа в данном обществе, в жизни государства.

В том  случае, когда оказывается, что  данный документ фальсифицирован, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной.  В  таком   случае выясняется,  какой общественной потребностью была вызвана фальсификация, что проливает новый свет на характер данного общества, учреждения, группы людей или отдельного человека. В то же время значение документа тем выше, чем объективнее в нем отражена  закономерность   функционирования   общества и его структура, так  как это  помогает  воспроизвести механизм  действия общественной машины. Социальная информация - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях.

 

Следовательно, социальная функция документа - это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.

Тесно связанна с информационной   коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика - передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному -  законы, указы, постановления,   распоряжения, приказы, инструкции) и снизу  вверх (докладные записки, заявления, жалобы); - документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).