Лекции по "Организация и технология документационного обеспечения управления"

"Заголовок к тексту" — реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок может отвечать на вопросы о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; или чего (кого) ?, например: Должностная инструкция секретарю-референту.

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора. Заголовок составляет составитель документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

 

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения.

Существует два вида  срока исполнения документа: типовой и индивидуальный: Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом, индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции. В соответствии с типовой инструкцией отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Правила оформления реквизита "Текст документа" зависят от названия (назначения) и размеров документа. Главные требования к текстам всех служебных документов: грамотность, краткость, точность формулировок, строгая последовательность изложения, нейтральный тон.

Реквизит "Отметка о наличии приложений" располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами.

_{Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет}

 

вид: 

 

 

 

Приложение: на З л. в 2 экз.

 

_{Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его}

 

наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака

_№):

 

Приложение: 1. Протокол заседания кафедры «Менеджмент» МГУ

 

на 5л. в 1 экз.

 

2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения учебного процесса на 2л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

 

 

 

25 л. 

Приложение: Договор от 31 марта 2003г. № 17 и приложения к нему, всего на

 

 

 

_{Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только}

 

количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз. или

 

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия "в 2 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2л. в 1 экз. в первый адрес.

 

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

 

к приказу директора Института от 15.06.2001 №323.

 

Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа,

и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

 

Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, например: не на бланке организации:

Ректор Пермского технического

 

университета  личная подпись  А.Е. Комаров

 

или при использовании бланка документа:

 

Ректор личная подпись А.Е. Комаров

 

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор гимназии №3 личная подпись А.А. Воробьев

 

Главный бухгалтер личная подпись Е.И. Лонкина

 

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

_{Председатель комиссии личная подпись Н.В. Кукушкин}

 

Члены комиссии	личная подпись	К. М. Артемьева
	личная подпись	С. П. Фатвеев
	личная подпись	В.А. Мелов

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Министра юстиции Заместитель Министра финансов

Российской Федерации Российской Федерации

 

Личная Личная

 

подпись В.М. Степанов подпись А.П. Миронов

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту перед наименованием должности.

"Гриф согласования документа" — реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

 

Директор ВНИИ документоведения и архивного дела

 

Личная подпись М.В. Ларин

 

23.04.2000

 

Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

 

Решение заседания Правления страховой

 

компании "Юнит", Протокол от 21.06.2001 №10

 

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

Лист согласования оформляется следующим образом:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

 

Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО  СОГЛАСОВАНО Генеральный директор  Генеральный директор

АО "РИК"  АОЗТ Торговый дом "Амур "

 

личная подпись В. Е. Афанасьев личная подпись К. Р. Романов

 

14.06.2000 14.06.2000

 

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

 

Президент Интер- Траст Лтд. Председатель Правления МДМ банка

 

Личная подпись Н.М. Титов личная подпись А.С. Линев

 

17.06.2000 17.06.2000

 

"Визы согласования документа" — реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его содержанием.

Документ визируется исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными лицами финансовых и экономических служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы делопроизводства (при необходимости).

Виза включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; например:

Начальник юридического отдела

 

Личная подпись П.А. Сидоров 25.11.2000

 

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

 

Начальник ОК

 

Личная подпись А. С. Пикапов 25.08.2000

 

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо).

Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа или на отдельном листе. При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер.

В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа.  Если в процессе визирования  в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит "Печать". В соответствии с положением "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на печатях: Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания, Правительства   Российской Федерации, Конституционного суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов   федеральной исполнительной власти, а  также дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей; на печатях иных органов государственной власти.

Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Использование герба регламентируется  соответствующими  нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Герб города, районаРоссийской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154ФЗ (с изменениями от 17 марта

 

1997 г.) "Об общих принципах организации местного самоуправления Российской

Федерации"

 

Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами города, района Российской Федерации.

Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную  символику ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового  характера печать проставляется на специально   отведенном  месте. Как правило, это место  нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Реквизит "Отметка о заверении копии". Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

При заверении соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику следует "Отметку о заверении копии" оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

 

Инспектор Общего отдела личная подпись М.В. Завалов

 

07.06.2000

 

Печати ставятся на  копиях документов  (включая ксерокопии) для удостоверения  их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу  (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации. Допускается заверять копии рассылаемых документов

 

печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий с наименованием службы ДОУ организации (канцелярия, общий отдел и т.п.).

Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Например:

А.Ю. Петров

 

924 45 67

 

При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания. Например: