Организация использования архивных документов

Тематический перечень документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.

Тематическая подборка копий документов - систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.

Тематический обзор документов - информационно-поисковый справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов одного или нескольких архивов по определенной теме [8].

Подготовка этих информационных документов очень трудоемка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому предоставление информации в виде перечня, подборки или обзора, как правило, происходит по инициативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к числу платных услуг. Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем.

В соответствии с законодательством помимо архивных справок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть выданы подлинные документы из архивных дел. По письменным заявлениям с разрешения руководителя архива (руководителя организации, структурным подразделением которой является архив) реабилитированные лица и их наследники имеют право на получение подлинников сохранившихся в прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных делах архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения).

К сожалению, это очень  обедняет архивные фонды, так как  сохранность выданных документов и их дальнейшая судьба находятся вне поля зрения архивистов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы архива [12].

 

2.1.2 Инициативное информирование  учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности

 

В отличие от исполнения запросов организаций и граждан  такая форма использования архивных документов, как инициативное информирование, осуществляется самим архивом без  обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица: для государственного архива - органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации, зарубежные научные и культурные организации; для ведомственного архива - руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.

Работа по инициативному  информированию ведется в соответствии с планом. При составлении плана  сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или категорий потребителей информации. Для этого следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за предшествующие годы. При этом не стоит привязываться к конкретным учреждениям: если администрация одного административного округа запросила подборку об истории дорожного строительства, возможно эта информация понадобится и другой администрации. Особое внимание следует обращать на тематику работы иностранных исследователей и организаций, по заданию которых они работают .

Затем следует наметить темы для выявления документов. Для  этого необходимо изучить планы  и прогнозы работы потенциальных  потребителей, просмотрев материалы  ведомственной периодики («Ведомости», «Информационные бюллетени...»), планы  разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т. п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам учреждений и организаций. В ведомственном архиве используются планы и прогнозы работы данного учреждения или организации [12].

Впрочем, в практике работы некоторых архивов включение  темы в план работы по инициативному  информированию производится уже после  согласования с пользователем.

Затем осуществляется выявление  документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.

В результате работы по инициативному  информированию в государственном  или ведомственном архиве, как  правило, составляется информационное письмо (от информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости) и другие информационные документы. Формы и тематика инициативных информационных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений государственного управления и местного самоуправления, экономической и социально-культурной сфер, соответствовать профилю деятельности потенциального пользователя (заказчика) документной информации [12].

В архиве также может  быть составлен тематический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива.

Но главным результатом  работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным. В ведомственном архиве лучшим результатом работы по инициативному информированию является повышение эффективности работы учреждения или организации за счет использования документной информации.

Таким образом, в современных  условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации, как правило, в целях реализации совместных проектов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных договоров на коммерческое использование документов и др. Если в государственном архиве создается маркетинговая служба, инициативное информирование возлагается на нее [12].

 

2.2 Представление  документов пользователям 

для исследований в читальном зале

 

В государственном архиве для предоставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение - читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодокументов.

В ведомственном архиве обслуживание сотрудников организации  и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников  архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей [12].

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива [9].

Порядок работы пользователей  с архивными документами в  читальном зале архива, их права  и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации, утверждаемыми специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела [10].

Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Росархивом в 1998 г. [12].

Архив обязан ознакомить пользователей с этими правилами, исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.

В случаях хищения  или повреждения пользователем  архивных документов, технического оборудования и имущества архив обращается с соответствующим заявлением в  орган внутренних дел по месту расположения архива, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством РФ [10].

Пользователи допускаются  в читальные залы на основании  личных заявлений. Пользователи, ведущие  научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций. Сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

В личных заявлениях или  письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архивов на необходимый пользователям  срок, как правило, на 1 год со дня  оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архивов или сотрудниками читальных залов.

Оформление пропусков  в читальные залы осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала [11].

В целях обеспечения  сохранности архивных документов не разрешается:

входить в читальный  зал в верхней одежде, вносить  портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200х300 мм), пластиковые пакеты, зонты. Курить, употреблять продукты питания, напитки следует в специально отведенных местах;

выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела не защищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое;

пользоваться при непосредственной работе с архивными документами  клеем, скотчем, маркером, штрихом для  пишущей машинки, копировальной  бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами;

вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют  их состояние и сохранность в  присутствии сотрудника читального зала [11].

При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, микрокопий, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

Отказ или отсрочка в  выдаче дел и документов допускается  в случаях:

их плохого физического состояния;

ограничений на использование  документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

экспонирования заказанных материалов на выставке;

выдачи их другому  пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления [11].

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины  отказа, срок действия ограничений, юридическое  основание ограничений, а также  порядок обжалования отказа [9].

По заказам пользователей  изготавливаются ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, позитивы кинофотодокументов, а также копии на электронных  носителях в зависимости от технических  возможностей архива [8]. Заказы на копирование  оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудникам читальных залов. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства архива может дополнительно прилагаться их перечень.

Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются  руководством архивов с учетом технических  возможностей и физического состояния  документов [11].

Копирование документов для органов государственной  власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных организаций, общественных объединений производится на основании гарантийного письма организации-заказчика.

Архив производит копирование  документов для пользователей, занимающихся в читальных залах, а также обращающихся в архив с письменным запросом (заказом). Оформление заказов на копирование, поступивших от органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и граждан, подбор и подготовку документов для копирования производят работники архива.

Не производится копирование  документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в  случаях, когда при копировании  может быть нанесен ущерб их физической сохранности.