Организация использования архивных документов

При наличии нескольких организаций-участников определяется головная организация, которая координирует и организует работу, обеспечивает своевременность государственной регистрации работы, составления плана-проспекта издания, инструкции (археографической памятки), графика работы, осуществляет контроль за его выполнением, утверждает коллектив редакторов и составителей публикации, организует работу редколлегии, совместно с редколлегией оказывает методическую и практическую помощь соисполнителям, организует рецензирование и обсуждение подготовленной рукописи, ведет переговоры и заключает договор с издательством.

Распределение обязанностей между участниками работы оформляется  соглашением и фиксируется в  нем или в рабочем плане, который  утверждается руководством головной организации  по согласованию с руководителями организаций-участников.

Для научного руководства  и организации работы по подготовке публикации формируется редакционная коллегия или назначается редактор. В состав редколлегии входят представители  всех организаций - участников подготовки издания. В ее составе может быть выделен ответственный (главный) редактор. При подготовке многотомного издания на каждый том выделяется свой редактор. Редколлегия (ответственный редактор, редактор) определяет тип и форму публикации, утверждает план-проспект, формирует коллектив составителей, поручает участникам подготовку необходимых организационно-методических документов, определяет сроки их представления и график работы, рассматривает вместе с составителями состав и содержание документов, отобранных к публикации, принципы их отбора, систематизации, а также научно-справочный аппарат публикации, рекомендует рукопись к печати. Редколлегия контролирует выполнение принятых решений и работу коллектива составителей, заслушивает отчеты ответственных составителей, редакторов томов о проделанной работе [8].

Коллектив составителей определяет источники выявления  документов, проводит первичный отбор  документов, непосредственную археографическую работу с ними (передача текста, археографическое оформление, составление примечаний по тексту и содержанию), подготовку других частей научно-справочного аппарата и приложений. К обязанностям составителей относится также сверка копий документов, в том числе текстов, введенных в компьютер, с оригиналами, и оригинал-макета издания в электронной форме.

При наличии нескольких составителей выделяется ответственный  составитель, который входит в состав редколлегии. Он руководит коллективом  составителей, организует его работу, оказывает остальным составителям методическую и практическую помощь, контролирует выполнение работы составителями, проводит унификацию всех частей документальной публикации, подготавливает археографическое предисловие к ней.

Формирование плана-проспекта  издания. План-проспект документальной публикации составляется специалистами по данной проблеме (теме), входящими в состав редколлегии, или ответственным составителем с последующим рецензированием специалистом, рассматривается и утверждается редколлегией. В плане-проспекте дается обоснование целесообразности подготовки данной публикации, ее научной и иной актуальности, новизны и оригинальности, излагаются цели и задачи издания. План-проспект содержит определение хронологических и географических рамок, объема публикации, обоснование выбора типа, вида и формы публикации, его примерной структуры и принципов систематизации документов, состава научно-справочного аппарата. К плану-проспекту прилагается библиография по данной проблеме, перечень архивов, других хранилищ и частных собраний с указанием названий и номеров архивных фондов, в которых следует проводить выявление документов. В процессе выявления документов план-проспект может быть уточнен [8].

Выявление и отбор  документов, выбор и передача текста документов. Работе по выявлению документов предшествует составление возможно полного библиографического списка литературы с целью ориентации археографа в вопросах осуществляемого издания, историографии темы, ее источниковой базы. Круг источников выявления документов определяется темой, типом и видом издания. Для установления круга источников необходимо знание литературы, сети архивов, системы научно-справочного аппарата, истории фондообразователей, истории комплектования фондов, их сохранности, степени использования документов в печати. На каждый выявленный документ составляется карточка; картотека выявленных документов может вестись и в автоматизированном режиме.

Отбор выявленных документов для всех типов изданий  проводится на основе принципов историзма, научной объективности, методов  источниковедческого анализа документов и в соответствии с теми критериями отбора, которые были определены при решении вопроса о целях и задачах издания.

Принцип историзма  предполагает каждый документ рассматривать  как продукт конкретной исторической эпохи с учетом причин его возникновения  и выполняемой им функции. Принцип объективности предполагает всесторонность изучения исторических явлений во всей их сложности, многогранности и противоречивости и реализуется путем отбора источников различных видов, отражающих разнообразные стороны действительности и их оценку авторами документов [13].

При отборе осуществляется источниковедческий анализ документов: устанавливается их подлинность, время, место, условия создания и внешние  особенности документа, авторство, определяется достоверность, политическая направленность, полнота, представительность, научная значимость, новизна содержащейся в документе информации, степень сохранности и способ воспроизведения текста документа. На основе проведенного анализа определяется соответствие документа критериям отбора, выработанным в зависимости от темы и задач издания, и решается вопрос об использовании каждого документа в издании (публикация полностью, или в извлечениях, использование в научно-справочном аппарате, приложениях, иллюстрациях и т.д.) Отбор документов следует проводить поэтапно - сначала в процессе выявления и окончательно - после выявления всего комплекса и уточнения структуры издания.

Для документальной публикации отбирается основной текст  документа, определяемый на основе текстологического  анализа всех выявленных и имеющих самостоятельное значение текстов данного документа, независимо от способа их воспроизведения, как сохранившихся в архивах, так и опубликованных. Во всех типах и видах документальных публикаций текст документов должен передаваться с точным сохранением стилистических и языковых особенностей [8].

Структура публикации и систематизация документов. Документальная публикация состоит из предисловия, включающего историческую и археографическую части, текстов публикуемых документов, примечаний по тексту и содержанию, указателей, перечней, списка сокращений, содержания (оглавления) с перечнем опубликованных документов. По усмотрению составителей в документальную публикацию могут быть включены также: хроника событий, библиография по теме публикуемых документов, другие приложения и иллюстрации.

Систематизация  документов зависит от темы публикации и характера отобранных документов. Могут применяться следующие  признаки систематизации: хронологический, тематический, географический, авторский, номинальный (по видам документов) или их сочетания. Систематизация документов закрепляется их общей порядковой нумерацией.

Археографическое  оформление документов и подготовка научно-справочного аппарата издания. Текст каждого документа в  документальной публикации сопровождается редакционным заголовком и археографической легендой. В заголовке указываются порядковый номер документа в данной публикации, наименование (разновидность) документа, автор, адресат, краткое содержание, дата, место создания, делопроизводственный номер, грифы (срочности, секретности и т.д.). В археографической легенде обозначаются контрольно-справочные сведения о документе: поисковые данные (архивный шифр), подлинность, указание языка (для иноязычных текстов), способ воспроизведения, сведения о внешних особенностях и первой и/или наиболее полной публикации документа [8].

Состав научно-справочного  аппарата документальной публикации определяется ее типом, видом и формой. В него входят: примечания по содержанию, указатели, хроника, список сокращений, терминологический словарь, библиография, перечень публикуемых и непубликуемых документов по теме, содержание (оглавление), возможны и другие приложения, иллюстрации, таблицы. Научно-справочный аппарат к публикации документов в периодических и продолжающихся изданиях состоит из вступительной статьи и примечаний. В изданиях, содержащих документы на разных языках, научно-справочный аппарат или его отдельные части могут быть составлены на одном или нескольких языках.

Организация рецензирования подготовленной документальной публикации и утверждение ее к печати. Одобренная редколлегией рукопись документальной публикации должна иметь одну-две рецензии. Доработанная по замечаниям рецензентов рукопись вместе со справкой о доработке выносится на обсуждение научного совета архива (редакционно-издательского совета научно-исследовательского учреждения), который рекомендует рукопись к изданию.

Рукописи межархивных  изданий представляются на рассмотрение и утверждение к изданию головной организацией. С издательством заключается  договор, в котором предусматриваются права и обязанности издательства и заказчика (архива) [8].

ГЛАВА 3 ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ АОГУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ»

Астраханское  областное государственное учреждение «Государственный архив Астраханской области» (АОГУ «ГААО») - одно из старейших и наиболее полных по составу документов региональных архивохранилищ России. ГААО является основным хранилищем Архивного фонда Астраханской области, насчитывая до полутора миллионов единиц хранения на различных носителях.

По многим видам  работ ГААО в настоящее время  является базовым научно-методическим и научно-исследовательским центром  в системе архивных учреждений на территории области, ежегодно принимая более 4,5 тысяч единиц хранения документов от государственных и негосударственных организаций фондообразователей.

Располагая  благоустроенным типовым зданием, госархив оснащен необходимыми службами для проведения всех видов работ  по накоплению, обеспечению сохранности  и использованию архивных документов [18].

В целях всестороннего  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации госархив выполняет следующие задачи:

информационное  обеспечение пользователей (органов  государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

организация подготовки и проведения выставок архивных документов;

проведение  информационных мероприятий с использованием архивных документов;

публикация  архивных документов;

организация работы пользователей в читальном зале архива с предоставлением архивных документов и имеющихся архивных справочников;

использование архивных документов в средствах  массовой информации и т.д. [29].

Коллектив ГААО проводит информационное обслуживание органов законодательной и исполнительной власти, участвует в реализации пенсионной реформы, ведет важную гуманистическую  работу, представляет архивную информацию для реабилитации жертв политических репрессий, в Книги Памяти за период Великой Отечественной войны, возвращая забытые имена.

Госархив области  является основным хранилищем ретроспективной  архивной информации более чем за 300 лет (с начала XVII в. до наших дней) не только по истории Астраханского края, но и соседних регионов.

В его читальном  зале ежегодно работают с архивными  источниками более 300 исследователей: отечественные и зарубежные аспиранты, ученые разных специальностей, краеведы [18].

Дирекция государственного архива постоянно уделяет внимание вопросам работы читального зала и НСБ АОГУ «ГААО». Среди проблем читального зала была выделена проблема отсутствия площадей для обеспечения пользователей посадочными местами; необходимость реставрации архивных документов, в особенности газетного фонда научно-справочной библиотеки архива; а также важность планомерной работы по созданию фонда пользования. В связи с ежегодным увеличением числа пользователей, возросшей выдачей документов, нехваткой посадочных мест возникла необходимость в разработке регламента работы пользователей с документами в читальном зале АОГУ «ГААО». На пятом (14 мая 2009 г.) заседании состоялось принятие и утверждение «Регламента работы с документами в читальном зале АОГУ «ГААО».

Справочная  служба архива ежегодно исполняет в  среднем свыше тысячи запросов (тематического и генеалогического характера, социально-правовых запросов, запросов об имущественных правах юридических и физических лиц (о праве на движимое и недвижимое имущество), запросов по истории предприятий и учреждений, фактов награждений и др.) [29].

Выдаваемые  Государственным архивом Астраханской области архивные справки и копии  документов, позволяют гражданам  оформить назначение пенсий, осуществить  перерасчет их размера, получить компенсации, пользоваться различными льготами, обеспечивать свои имущественные и другие законные права. Анализ поступления обращений граждан в АОГУ « Государственный архив Астраханской области» позволяет сделать вывод, что количество их ежегодно растет. Если в 2001 году в Государственный архив обратилось 2307 человек, в 2004 году - 2977 человек, то в 2006 году уже 3284 человека.

И в основном это архивные справки социально-правового  характера подтверждающие трудовой стаж и заработную плату. Государственный  архив продолжает работу по выдаче справок по раскулачиванию, по выселению репрессированных народов, хотя поток людских обращений по этим вопросам в настоящее время значительно уменьшился. «Архив - достояние человечества» - гласит надпись на стене дома в Венеции, и как жаль, что этим достоянием не может зачастую воспользоваться каждый гражданин, приходящий в архив за необходимым ему документом.