Организация использования архивных документов

Порядок выполнения заказов  на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руководством архива.

На копии архивного  документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листа копии проставляется штамп "Рассекречено". При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа.

Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы  по указанным адресам [10].

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в  читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный  поиск (как за исполнение тематического запроса).

Кроме того, плата может  взиматься за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, срочность  исполнения запроса). Перечень платных  услуг должен быть указан в доступном  для пользователей месте. Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сайте архива в Интернет.

При первом посещении  государственного архива на каждого  пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:

все письма-направления  и заявления данного пользователя;

анкета исследователя  с подпиской о знакомстве с  правилами работы читального зала и  обязательством их выполнять;

заказы на выдачу описей и дел;

заказы на копирование  документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится  карточка (приложение Г) с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др. [12].

2.3 Экспонирование  документов на выставках

 

Выставка документов - это художественно оформленная  подборка документов и/или их копий на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования).

Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями. Архив может  в установленном порядке принимать  участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных и межотраслевых выставок.

Выставка документов может быть стационарной и передвижной, экспонироваться в помещениях архива, в других специально оборудованных  или приспособленных помещениях.

По времени функционирования выставка документов бывает постоянно  действующей или временной.

На базе выставки могут  проводиться экскурсии, научно-практические, методические и информационные мероприятия (конференции, семинары, “круглые столы” и др.).

При организации выставки документов разрабатываются ее тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов. В тематическом плане (концепции) определяется структура и содержание разделов выставки. На основе тематического плана проводится выявление и отбор документов, иллюстративного и другого вспомогательного материала. Тематический план при необходимости согласовывается с организациями-соисполнителями, рассматривается экспертно-методической комиссией и утверждается руководством архива.

В тематико-экспозиционный план включается также аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с указанием их размеров и порядка размещения на стендах  или в витринах, иллюстративных и  вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки [8].

При подготовке выставки, как правило, разрабатываются дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет собой план (графическое  изображение) экспозиции, размещения стендов, витрин, экспонатов в них. В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного оформления выставки. Кроме документов на выставке могут быть представлены печатные издания, художественные произведения и музейные предметы. Все отобранные для экспонирования документы и материалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания.

Подготовка документов и других материалов к экспонированию включает: реставрацию подлинных  документов и материалов; изготовление копий фонда пользования и муляжей, а также страховых копий.

Выставка может сопровождаться рекламой с целью привлечения  посетителей. Для рекламы выставки архив использует средства массовой информации, распространяет рекламно-издательскую продукцию. Для презентации выставки готовятся пресс-релизы; желательно издание каталога выставки [13].

 

2.4 Использование  архивных документов 

в средствах  массовой информации

 

Использование документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио и телевизионных передач, кинофильмов.

Для периодической печати архив готовит статьи о составе  и содержании документов, архивных находках и т.п., статьи и подборки документов по определенной тематике, газетные полосы, корреспонденции о событиях архивной жизни.

Использование документной  информации в радио и телепередачах  проводится в форме бесед, хроник, информаций, интервью, репортажей, рекламы, пресс-конференций и др.

Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет, журналов, радио и телепрограмм.

Документы могут быть предоставлены архивом кино-, теле-, видеостудиям, информационным и рекламным  агентствам, редакциям печатных изданий, издательствам и т.п. для подготовки сценарных планов, создания художественных, документальных, художественно-публицистических, научно-популярных и учебных программ и фильмов, издания печатной продукции [13].

В архиве учреждения использование  документов в СМИ (телерадиопередачи, подборки документов, статьи), как правило, приурочены к юбилею ведомства или учреждения. Для подготовки праздничного мероприятия привлекается и государственный архив, хранящий фонд учреждения [12].

 

2.5 Организация  информационных мероприятий

 

Информационные мероприятия  с использованием документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом  на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями  в различных формах. Проведение их сопровождается выступлениями и сообщениями работников архива, в том числе в режиме “вопрос - ответ”, показом тематических подборок документов, кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов, кинопрограмм, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов и др.

Встречи с общественностью - могут быть тематические, предполагающие выступления работников архива и  других участников на определенную тему с характеристикой документов, и  информационные, на которых участники  информируются о составе документов одного или нескольких архивов, фонда или группы фондов, о новых поступлениях в архивы, рассекреченных документах. Для организации встречи составляется программа, в которой определяется тематика выступлений, состав документов, предназначенных для демонстрации, продолжительность встречи [13].

Экскурсии в архив - могут  быть обзорными (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (с демонстрацией  комплекса документов архива по определенной тематике).

Презентации, “Дни открытых дверей” - проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его фондов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива.

Лекции, доклады - готовятся по определенной тематике на основе информации, содержащейся в документах.

Устные журналы - как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках.

Читательские конференции - организуются для пользователей, работающих или намеревающихся работать в читальном зале архива, в целях информации о составе и содержании архивных фондов и НСА к ним, о новых поступлениях, рассекреченных документах, об информационной деятельности архива, а также в целях улучшения качества обслуживания в читальном зале. Во время читательских конференций изучаются потребности пользователей, их оценки работы архива по информационному обслуживанию.

Уроки для студентов  и школьников - организуются на основе договоров архива с высшими и средними учебными заведениями в соответствии с согласованными с ними планами. Уроки носят тематический характер, проводятся в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий [13].

2.6 Выдача подлинных  документов и дел во временное  пользование

Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и  такая форма использования документов, как выдача дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридическим лицам), либо органам суда, прокуратуры, ФСБ ил МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фондов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно с шифрами) должны быть выданы.

Особое внимание следует  обратить на обеспечение сохранности  документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование (приложение Д), в котором перечисляются  шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководством архива и руководством учреждения-пользователя, после возвращения дел подшивается в дело фонда. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и состояния. Архив должен принять все меры к тому, чтобы упаковка документов и их перевозка соответствовали требованиям обеспечения их сохранности. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать их в других целях, кроме указанных в письме-запросе [12].

 

2.7 Публикационная  деятельность архива

 

Публикационная деятельность архива - совокупность работ по подготовке документальных публикаций, включающая определение типа, вида и формы публикации, организацию подготовки публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление документов и составление к ним научно-справочного аппарата, формирование макета документальной публикации, работу с издательством. При публикации документов следует руководствоваться действующими правилами издания исторических документов.

Федеральная архивная служба России координирует работу архивов  по подготовке межархивных изданий, в том числе серийных, а также изданий, осуществляемых в соответствии с распоряжениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, международными соглашениями Российской Федерации и двусторонними соглашениями с архивными службами зарубежных стран [8].

 

2.7.1 Типы, виды и формы  публикаций документов

 

Типы документальных публикаций определяются их целевым  назначением. Различаются научный, научно-популярный и учебный типы изданий. Все они основываются на научных принципах подготовки, но отличаются спецификой отбора источников, приемов передачи текста документов и составом научно-справочного аппарата.

Виды изданий документов определяются составом публикуемых  источников и в соответствии с  этим издания могут быть пофондовыми, тематическими или включать документы одной разновидности. Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя из других фондов и архивов в случае плохой сохранности или разрозненного хранения фонда. Тематические публикации состоят из разнообразных исторических источников по определенной теме, независимо от их фондовой принадлежности. Публикации документов одного вида включают документы одного вида (разновидности), независимо от их фондовой принадлежности.

Формы публикации документов:

печатная: корпус, серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в периодических и продолжающихся изданиях;

публикация на пленочных  носителях: микрофильм, микрофиша;

электронная: дискеты, мультимедиа, СD-диски, база данных, в информационной сети Интернет и др. [13].

 

 

2.7.2 Организация подготовки  документальных публикаций

 

Архив осуществляет мероприятия, необходимые для обеспечения  научно-исследовательских и технических  процессов подготовки документальных публикаций: формирование редакционной коллегии, коллектива составителей, составление организационно-методических документов, заключение договора с другими заинтересованными организациями и издательством и т.п.