Организация использования архивных документов

Использование архивных документов в политических целях  осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях режимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.

Использование архивных документов играет существенную роль в законотворческой деятельности. Так, например, для разработки Закона о  земле и Земельного кадастра в 1970-е  гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охране окружающей природной среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях [12].

Использование архивных документов в экономических целях  достаточно разнообразно:

при прогнозировании  и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам;

при осуществлении проектных  и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов, а также для оптимизации производственных и технологических процессов.

Материалы муниципальных  архивов содержат бесценные сведения по истории городского и коммунального  хозяйства, строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.

Использование архивных документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как  экономические, так и культурно-просветительские цели.

Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архивах.

Научное использование  документов предполагает написание  статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных  работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. [12].

Среди исследователей в  архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами  работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты, и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника подготовки выставки, альбома и т.д.

Использование документов в культурно-просветительских целях  предполагает подготовку юбилейных  выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без проектной документации, планов и других источников.

Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы [12].

архивный документ экспонирование выставка

 

 

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ФОРМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Формы использования  архивных документов - это предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей [14]. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Основными формами использования в архиве являются:

информационное обеспечение  пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

экспонирование документов на выставках;

использование документов в средствах массовой информации;

проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, “дней открытых дверей”, лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

выдача документов во временное пользование;

публикация документов в различных формах.

Формы использования  в государственном и ведомственном  архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, отличаются мало. Рассмотрим подробнее каждую из форм использования [12].

 

2.1 Информационное обеспечение  пользователей 

в соответствии с их запросами

 

Информационное обеспечение  пользователей предусматривает  выявление архивом запрашиваемой  ими информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов; оно проводится в плановом или оперативном порядке на основе запросов органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, общественных объединений, граждан, а также по договорам с юридическими и физическими лицами. Данная форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование) [8].

 

2.1.1 Исполнение запросов

 

Наиболее важной формой использования документов является исполнение запросов, в том числе  социально-правовых. По данным Росархива  ежегодно в государственные архивы поступает 10 млн. запросов. До 80 % рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.

Запрос - это письмо организации  или заявление гражданина, в котором  сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой  заявителю информации.

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах [12].

Архив организует прием  и рассмотрение запросов граждан  в установленном законодательством  порядке.

Исполнение запросов в архиве организуется при наличии  в запросе названия организации (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса, темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.

Архив осуществляет прием  граждан в приемных и столах справок. Учет граждан, лично обратившихся в  архив, ведется в специальном  журнале (приложение А). Прием проводится в установленные дни и часы. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

Запросы организаций  и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в  соответствующее подразделение  или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса [8].

Запрос, не относящийся  к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

При поступлении в  архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке [9].

При поступлении непрофильного  запроса архив направляет его  по месту хранения запрашиваемых  документов или дает организациям и  гражданам соответствующие рекомендации.

Запросы, поступающие  в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.

Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту (ведомственный архив данный вид запросов не исполняет). Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

Запросы органов государственной  власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов осуществляется, как правило, на безвозмездной основе.

Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.

В результате проведенных работ  архив направляет пользователям: информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе [8].

Генеалогический запрос - запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода (ведомственный архив данный вид запросов не исполняет).

Архивы исполняют генеалогические  запросы, поступающие от граждан, генеалогических  обществ и других организаций  в порядке выполнения платных  услуг или в соответствии с  договорами, заключенными с ними. Генеалогические запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке [8].

Информация пользователю представляется в форме родословного древа, генеалогической  росписи, генеалогической таблицы  или архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива [10].

Запрос социально-правового характера  - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

К запросам социально-правового  характера относятся запросы  о подтверждении трудового стажа  и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.

В архивную справку о  подтверждении трудового стажа  включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в  документах архива. При этом приводится точное название должности, которую  занимал гражданин, и период его работы в этой должности.

Имеющиеся в личных делах  листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки  о проверке имеющихся в них  сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются гражданину. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по кадровым вопросам (по личному составу) используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов, учетные и отчетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии).