Организация использования архивных документов

В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение  граждан [8].

Размер заработной платы  указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения.

Сведения о заработке  включаются в справку так, как  они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

При отсутствии документов о заработной плате должностной  оклад может быть установлен на основании  штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

В справке об образовании  при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком  курсе или в каком классе он учился.

В справку о награждении, полученном в соответствии с решениями местных органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.

В справку о подтверждении  фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий и катастроф, а также в документах обкомов, горкомов профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих организаций [8].

При исполнении повторных  запросов или составлении по просьбе  гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) - не более 15 дней с момента регистрации запроса.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также  информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив [9].

Архивы исполняют запросы  социально-правового характера, касающиеся обеспечения прав российских и иностранных  граждан, а также лиц без гражданства, проживающих за рубежом, в порядке, определенном Федеральной архивной службой России и МИД России. Координацию работы по организации исполнения данной категории запросов в архивах осуществляет Федеральная архивная служба России [8].

При составлении и  выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:

архивной справки;

архивной копии;

архивной выписки;

информационного письма;

тематического перечня  документов;

тематической подборки;

тематического обзора документов [12].

Архивная справка - документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена [9].

Архивные справки (приложение Б), архивные выписки и машинописные копии составляются на бланке архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия».

Изложение текста в справке  дается в хронологической последовательности событий с указанием видов  документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений [8].

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала») [10].

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации [9].

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах [8].

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются  неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки  не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя  по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка [10]. В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.

В справке, предназначенной  для направления за рубеж, поисковые  данные документов не указываются. В  случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива [8].

В архивной справке, объем  которой превышает один лист, листы  должны быть прошиты, пронумерованы  и скреплены печатью архива (для  муниципального архива, не являющегося  юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления).

Архивная справка, предназначенная  для использования на территории Российской Федерации, подписывается  руководством архива, и заверяется печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим  лицом, - печатью органа местного самоуправления). Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления) [10].

В организации архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел [9].

При необходимости к  архивной справке прилагаются копии  архивных документов или выписки  из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961г., в соответствии с  которой не требуется консульская  легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - «апостиля» (приложение В). На архивных справках проставляется и заполняется надлежащим образом апостиль руководством вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для  исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

В случае документально  подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые  сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива [10].

Архивная копия - документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе  переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных [8].

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть  текста архивного документа, относящуюся  к определенному вопросу, факту  или лицу, с указанием поисковых  данных документа.

Архивные копии и  выписки из документов выдаются в  соответствии с запросом [9].

В архивной выписке название архивного документа, его номер  и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся  данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие  оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе» [10]. При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. [8]. После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления).

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива [10].

Архив выдает архивные справки, архивные выписки и архивные копии  под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивной справки расписывается на копии  справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.

Заверенная апостилем  архивная справка, архивная выписка  или архивная копия, предназначенная  для направления за рубеж, выдается при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины [8].

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные  для направления в государства-участники  СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых  сведений, высылаются архивом непосредственно  в адреса заявителей.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные  для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая  ответы об отсутствии запрашиваемых  сведений, оформляются и вместе с  запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти в установленном порядке.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в  случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в  архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Заверенная апостилем  архивная справка, архивная выписка  и архивная копия в случае личного  обращения гражданина или его  доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции  об уплате государственной пошлины за проставление апостиля [10].

Ещё одним информационным документом архива является информационное письмо - письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме [8].

При исполнении тематических запросов организаций и граждан  в государственном архиве могут  создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической  переработки больших объемов  документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов [12].