Организация использования архивных документов

Отсутствие  на хранении документов по личному  составу организаций и учреждений, неполнота сданных документов, неаккуратное ведение кадрового и бухгалтерского делопроизводства и другие причины не позволяет использовать документальные материалы в интересах их бывших работников. Больно порой смотреть на человека, который всю свою трудовую деятельность отработал в строительных организациях, организациях связанных с сельским хозяйством, не говоря уже о всевозможных обществах и кооперативах, и не может получить справку о заработной плате всего за 60 месяцев [30].

А Государственный  архив не только не может помочь ему в истребовании необходимых  документов из-за отсутствия их на государственном хранении, но и порекомендовать, куда обратиться в поисках этих документов, потому, что они исчезают бесследно. С помощью архивных документов, имеющихся на хранении, подтверждается стаж работы граждан, реорганизация и переименование мест работы. Особенно актуальны эти виды справок для назначения и перерасчета пенсионного обеспечения, социальной защиты населения. И подчас один заявитель получает сразу 2-3, а то и 4 документа, чтобы обратиться не только за назначением пенсии по старости, но и воспользоваться полагающимися ему льготами. Кроме этого, архив подтверждает факты награждения ведомственными знаками отличия, государственными наградами.

В государственном  архиве можно также получить справки  о рождении до 1920 года, подтвердить  родственные отношения и состав семьи, применение незаконных репрессий в 20-е - 30-е годы, эвакуацию в период Великой Отечественной войны в город Астрахань, нахождение в плену в 1941-1945 годах, оформление статуса беженца на получение компенсации в связи с чеченскими компаниями, работу на выборных должностях. Как видно из этого перечисления в наш архив обращаются не только астраханцы и жители других регионов России, но и иностранные граждане. С начала 90-х годов, уже больше 15 лет хозяйственные структуры страны подвержены процессам реорганизации, реструктуризации, приватизации, банкротства и т.д.

В таких условиях, архивисты проявили лучшие гражданские  и профессиональные качества в деле сохранения архивных документов по личному  составу или, как их еще называют, кадровых и бухгалтерских документов. К сожалению, архивы и архивисты спасли только малую часть документов от уничтожения, бесхозяйственности, равнодушия. В период продолжающегося банкротства астраханских предприятий, вопросы о судьбах их сотрудников и документах по личному составу остаются открытыми. Давным-давно перезрел вопрос создания специализированного архива по личному составу [30].

Во всех субъектах  нашего Южного Федерального округа, во всяком случае, если не де-факто, то де-юре, такие госучреждения созданы и успешно функционируют. До каких же пор, архивисты будут испытывать неимоверные перегрузки, а население неудобства и потери? Как любая организация государственный архив подотчетен в своей работе. Практически все требования Росархива, предъявляемые к справочной работе, выполняются. Проводятся выборочные проверки качества работы и тематические проверки со стороны Агентства по делам архивов области. Постоянно проводят проверки работники Пенсионного Фонда РФ. В последние годы коллектив ГААО постоянно качественно улучшает обслуживание своих клиентов:

создан отдел  с очень «говорящим» названием - отдел социально-правовой защиты граждан;

увеличено количество штатных единиц на этом участке работы;

создано несколько  электронных баз данных в частности  по награждению, имущественным вопросам и т.д.;

проведен ремонт помещений, где посетители ожидают  прием и где с ними работают по их обращениям сотрудники архива;

оформлен информационный стенд с образцами документов и статистической информацией, а  также указанием телефонов и адресов вышестоящей организации и других архивных учреждений;

начато внедрение  электронного учета обращений и  исполнения запросов граждан;

в зале ожидания приема посетители могут ознакомиться с перечнем организаций, чьи документы  по личному составу находятся на госхранении;

состояние работы отдела, проблемные вопросы периодически заслушиваются на заседаниях совещательных  органов ГААО и оперативно применяются  меры по устранению недочетов.

Архивные справки  принимаются и исполняются на основании личных заявлений граждан в установленные часы приема, почтовых отправлений в письменном виде, по нотариальной доверенности должным образом оформленной на 3-х лиц, а также по официальным запросам госорганов, госучреждений, общественных организаций в интересах заявителя [30].

Если гражданин  решает обратиться в государственный  архив лично, то следует учесть, что  прием ведется ежедневно с 8.30 до 12.00 часов, кроме субботы и воскресенья, в порядке живой очереди. И  в этом случае, и при направлении  письменного запроса, настоятельно рекомендуется с целью экономии времени предварительно уточнить местонахождение нужных документов по телефону.

Также можно  воспользоваться электронной почтой: astrahanarhive@narod.ru. Необходимо пояснить, что  справки, касающиеся трудовых биографий и получаемой заработной платы, за любые пять лет исполняются архивистами бесплатно. Заявитель лишь возмещает стоимость канцелярских, копировальных расходов и почтовых отправлений. Иные справки оплачиваются согласно Прейскуранту, утвержденному Правительством Астраханской области.

Практически никогда  в последние годы, даже при дефиците работников, огромном потоке обращений  граждан, наши сотрудники не превышали  месячный срок исполнения запросов. В  исключительных случаях, таких как  подготовка справок, с документов находящихся на упорядочении (научно-технической обработке перед сдачей на хранение в государственный архив) этот период мог составить 2 месяца и более, но это уже приравнивается к чрезвычайной ситуации, за которой могут последовать административные меры наказания.

Для улучшения  работы, повышения оперативности  и качества, а также обеспечения  работы ведомств, которые пользуются архивной информацией (отделения Пенсионного  Фонда РФ, службы по правам человека, кадровые службы и службы по работе с персоналом в коммерческих структурах, организации, занимающиеся регистрационной и правоустанавливающей деятельностью, органы суда и прокуратуры) готовится справочник о местонахождении документов, исполненный в электронном формате [30].

Эта работа осуществляется за счет уплотнения рабочего графика сотрудников отдела, т.к. ими движет желание помочь землякам, и не только им, а также гражданская ответственность и преданность своему делу. Задача сотрудников отдела социально-правовой защиты граждан состоит не только в том, чтобы посетитель ушел от нас с документом в руках или получил так необходимую для него консультацию, но и получил чисто человеческое, теплое участие, внимание и поддержку. И, наконец, несколько рекомендаций, в каких случаях и куда надо обращаться за архивными сведениями.

Так если Вам  требуются документы, подтверждающие рождение, брак, усыновление, развод, смерть необходимо предварительно обратиться архивы органов ЗАГСа. Работу в партийных  органах и комсомольских организациях подтверждает бывший партийный архив ныне Государственный архив современной документации по ул. Володарского, 17. Этот архив хранит также документы по личному составу ряда организаций. За подтверждением работы в Каспийской флотилии надо обращаться на ул. Бакинскую, д. 149. Архив областной нотариальной конторы находится в здании Областной нотариальной палаты по улице Ленина, 26. Из прежних крупных объединенных архивов на сегодняшний день продолжают свою работу:

архив АО «Российские  железные дороги» по ул. Беринга, д. 6, выдает справки о работе в подразделениях Приволжской железной дороги;

архив ОАО «Каспрыба», чей офис находится по адресу ул. Чернышевского, д. 16 подтверждает работу на предприятиях рыбной промышленности астраханского края;

архив Министерства образования Астраханской области по ул. Желябова, 21 - о нахождении в детдомах, работе, полученном образовании;

объединенный  архив здравоохранения по ул. Свердлова, 42 - о работе в городских медицинских  учреждениях [30].

Если организация, где Вы работали, продолжает действовать, за справками необходимо обращаться в архив организации или ее кадровую службу. При этом сельским жителям следует, по возможности, навести справки в районных архивах или архивах муниципальных образований, а затем уже звонить либо писать в областной центр. Розыском граждан и их родственников, вопросами прописки занимаются органы МВД, конкретнее - паспортно-визовые службы, информационные центры и архивы этого ведомства. Гораздо меньше становится запросов фронтовой, военной поры. И все же архивные учреждения продолжают кропотливую работу по розыску документов так необходимых нашим пользователям.

Центральный архив  Министерства обороны в г. Подольске  Московской области (ул. Кирова, 74) подтверждает службу, работу с июня 1941 г. во всех родах  войск, учебу в период Великой Отечественной войны. Ранения, контузии, нахождение на излечении в госпиталях подтверждает Архив военно-медицинских документов в г.Санкт-Петербург, пер. Лазаретный, д. 2. Справки о пребывании в блокадном Ленинграде выдает архив г. Санкт-Петербурга по ул. Варфоломеевской, 15. При письменном обращении в государственный архив рекомендуется разборчиво указывать данные: фамилию, имя, отчество, домашний адрес, телефон, название и местонахождение организации, табельный номер (для заводов) и приложить ксерокопию трудовой книжки и паспорта [30].

В последнее  время возрос интерес в обществе к поиску информации о близких  и родных людях, к истории семьи, рода, к истории происхождения  отдельного человека. В связи с  этим в архиве увеличился поток запросов генеалогического характера, в том числе по составлению родословных. Запросы приходят с разных концов нашей необъятной Родины - Дальнего Востока, центральной части России, из Москвы, от жителей г. Астрахани и Астраханской области.

Можно привести ряд запросов наиболее интересных, запоминающихся - это запрос из Волгограда от Л.А.Фоминой (в девичестве Персидская) об уточнении даты рождения и смерти представителей дворянского рода Персидских за 1770-1918 гг. При поиске информации оказалось, что представители этого рода проживали по долгу службы в Астраханской губернии и в фондах архива - «Астраханская губернская канцелярия», «Правление Астраханского казачьего войска», «Астраханское дворянское депутатское собрание», «Канцелярия Астраханского губернского предводителя дворянства» были найдены уникальные документы, сведения из которых дополнили домашний архив рода Персидских, а они занимаются Летописью своего рода уже более семи лет. Один из самых ранних это документ 1770 года за подписью наказного атамана Макара Персидского, имеющий отношение к роду и являющийся прапрапрапрадедом А.Ф.Фоминой [23].

В настоящее  время исполняется запрос из Москвы по составлению родословной крестьяно-купеческого  рода Рябицевых, проживавших в Рязанской  губернии. Один из представителей рода Иван Рябицев после отмены крепостного права, получив вольную, ушел пешком из Рязанской губернии в Астрахань, здесь работал грузчиком на рыбных промыслах, скопил деньги, вывез семью из Рязанской губернии, поселились на Форпосте. Начали заниматься бондарным делом, разбогатев, построили бондарные мастерские для частной рыбной промышленности. Был причислен к купцам 1-й гильдии. Помимо основной деятельности занимались благотворительностью. Немалый материальный вклад они внесли в строительство церквей в Атаманской станице - храм Спасо-Преображения, Никольская церковь. Таким образом, вместе с забытыми именами в нашу жизнь возвращаются их родовые традиции и благодарная память потомков.

Исполнение  запроса нашего земляка Александра Васильевича Меретина (широко известен в Астраханской области и сам хорошо знает историю своей малой родины) о составлении родословной свелось к изучению большого пласта документов. В результате составлена поколенная роспись, в нее включено около 260 представителей рода.

Характерные мелкие детали о каждом представителе того или иного рода, найденные в документах органически срастаются, представляя «единый целостный образ» рода.

Возрождение достоверной  памяти о роде невозможно без документов Государственного архива Астраханской области. Так, самый основной и массовый документальный источник поиска информации по всем сословиям - это метрические книги. В фондах государственного архива имеются метрические книги церквей г. Астрахани и Астраханской губернии о рождении, об умерших, о бракосочетании за период с 1722 г. по 1918 гг., метрические книги еврейского общества «СФАРД» за период 1860 гг.- 1918 гг., метрические книги мечетей горда Астрахани за 1831-1900 гг. (арабский шрифт) [31].

При поиске сведений архивом используется так же документы с генеалогической информацией по конкретным сословиям. Так, по истории купеческого и мещанского рода - документы фонда «Астраханское мещанское общество», «Астраханское купеческое общество». По истории духовенства - документы Астраханской духовной консистории, духовных училищ, фонды благочиний, фонды церквей и т.д. По истории крестьянского рода дополнительная информация из документов фонда «Астраханская казенная палата» - о взятии в рекруты, о переселении из волости в волость, из уезда в уезд, из губернии в другую губернию и.д.). По истории дворянского рода - информация «Астраханского дворянского депутатского собрания», «Канцелярия Астраханского губернского предводителя дворянства» (личные дела дворян, сведения об имущественном положении, о причислении к дворянству, списки дворян). Обращаемся к документам фондов советского периода - это фонды советов всех уровней и их исполнительные комитеты, органов юстиции, суда, прокуратуры, земельных отделов и т.д. Привлекается потенциал имеющейся в архиве научно-справочной библиотеки: такие издания как памятные книжки, адрес-календари, Астраханские епархиальные ведомости, История Астраханского казачьего войска и многие другие [31].