Организация использования архивных документов

обязанности государственных  и муниципальных архивов при  организации доступа пользователей  к архивным документам и пользования  ими;

ответственность государственных  архивов при организации доступа  к архивным документам;

права государственных  архивов при организации доступа  пользователей к архивным документам;

порядок доступа к  документам, хранящимся в государственных  архивах, и организация пользования  ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

права и ответственность  пользователя при работе архивными документами;

организацию копирования  архивных документов и поисковых  архивных средств [28].

Постановление Правительства  РФ «О федеральной целевой программе  «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955 среди других не менее  значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.

В подпрограмму выделена программа «Архивы России», которая  помимо всего прочего подразумевает  обеспечение государства и граждан  архивной информацией в объемах, необходимых для их успешного функционирования и жизнедеятельности; расширение доступа граждан к архивным документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, получение, использование и распространение имеющейся в них информации.

Предполагались следующие  виды работ:

осуществление комплекса  работ по совершенствованию и  модернизации системы использования  государственными архивами документированной  информации;

создание и поддержание  в работоспособном состоянии  механизма преимущественно планового рассекречивания документов государственных архивов с прогнозируемым объемом в 2,5 млн. дел;

информационное обеспечение  подготовки поименных книг памяти российских (советских) воинов, погибших и пропавших  без вести в период советско-финляндской войны 1939-1940 годов и других военных конфликтов;

организация и проведение документальных выставок, в том числе  международных, посвященных юбилейным  датам, памятным событиям государственного и международного значения;

оснащение выставочного зала федеральных государственных архивов современными техническими средствами;

подготовка каталогов, путеводителей, сборников архивных документов (в том числе в электронной  форме);

совершенствование технологий, связанных с организацией процессов  и работы читальных залов государственных  архивов [28].

8 декабря 2005 года Постановлением Правительства РФ (№ 740) утверждена федеральная целевая программа «Культура России» на 2006-2011 годы.

Выбор приоритетных целей  Программы опирается на стратегические цели развития общества и анализ сложившихся  тенденций в сфере культуры в  предыдущие годы с учетом эволюции экономической и правовой среды функционирования организаций культуры.

Исходя из этого целями Программы являются сохранение культурного  наследия Российской Федерации, формирование единого культурного пространства, создание условий для обеспечения выравнивания доступа к культурным ценностям и информационным ресурсам различных групп граждан, создание условий для сохранения и развития культурного потенциала нации, развитие международного сотрудничества, укрепление мировых культурных связей, обеспечение адаптации сферы культуры к рыночным условиям, обеспечение сохранности историко-культурного наследия, адресная поддержка профессионального искусства, литературы и творчества, Разработка и внедрение информационных продуктов и технологий в сфере культуры [6].

В работе по использованию  архивных документов следует учитывать  такие нормативно-методические документы, как Правила. Нормативно - методические акты - это своего рода важнейшие  справочники для всех работающих с архивными документами.

Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, - Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.

До последнего времени  государственные архивы руководствовались  Основными правилами работы государственных архивов СССР, принятыми в 1983 г. Кардинальные социально-политические изменения в стране, развитие научно-технического прогресса и устаревание отдельных положений этих Правил обусловили необходимость создания новой редакции Основных правил работы государственных архивов.

Настоящие Правила работы государственных архивов подготовлены на основе переработки ранее действовавших  нормативно-методических документов с  учетом накопленного в последнее  десятилетие опыта работы архивной службы в новых условиях, в том числе опыта применения современных технических средств и информационных технологий и международной архивной практики.

В Правилах раскрывается современная правовая база деятельности государственных архивов, учтено наличие  различных форм собственности на архивные документы, влияющие на процессы их организации и работы с ними. Усилен универсальный характер Правил - их требования в части общих для государственных архивов норм рассчитаны на государственные архивы различного объема, состава и профиля, в том числе на архивы, хранящие аудиовизуальную и научно-техническую документацию [8].

Особенностями Правил являются:

- четкая дифференциация  во всех разделах норм и  требований по отношению к  документам, относящимся к различным  формам собственности;

- изложение в большинстве разделов Правил положений, относящихся к возможностям информатизации архивных работ;

- значительное усиление  внимания к вопросам физико-химической  сохранности документов и сохранению  архивной информации, содержащейся  в них.

В восьмом разделе  Правил, посвященном использованию архивных документов, новыми положениями являются вопросы рассекречивания архивных документов, исполнения запросов, поступающих из-за рубежа и выдачи архивных справок за рубеж. Определен порядок обеспечения доступа пользователей к документам; детально изложены вопросы, связанные с копированием документов по запросам пользователей. В разделе усилены положения, относящиеся к юридическому оформлению информационных документов архива. Более кратко изложены вопросы работы читальных залов архивов, так как действуют утвержденные в 1998 г. «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» [8].

В 2002 году вышли в свет новые «Основные правила работы архивов организаций», необходимость  разработки которых обусловлена кардинальными изменениями в области экономики, реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в сферу управления новых информационных технологий.

Новые «Основные правила...»  вышли взамен «Основных правил работы ведомственных архивов». Разработчики «Основных правил работы архивов организаций» стремились сохранить преемственность с Правилами 1987 года, не изменяя без особой нужды положения старых Правил, которые и до настоящего времени не утратили практического значения. Это касается таких вопросов, как задачи и функции архивов, порядок подготовки и передачи дел и документов из подразделений организации в ее архив, условия и режим обеспечения физической сохранности документов, организация и проведение экспертизы ценности, отбора и передачи документов на постоянное государственное хранение.

В то же время содержание таких разделов, как «Учет документов в архиве», «Научно-справочный аппарат  к документам архива», «Использование документов архива», определяются новым законодательством в области Информационного права и архивного дела, новыми нормативно-методическими документами, утвержденными Росархивом в этих компонентах архивного дела, а также необходимостью унификации положений и требований «Основных правил работы архивов организаций» с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».

Новые Правила устанавливают  комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять  архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы [19].

Обслуживание пользователей  в читальных залах архивов  осуществляется в соответствии с  Правилами работы пользователей  в читальных залах государственных  архивов Российской Федерации (от 6 июля 1998 г. №51),устанавливающими порядок  работы пользователей с открытыми документами в читальных залах государственных архивов и центров хранения документации РФ. Пользователям в установленные сроки предоставляются для изучения как подлинные архивные документы (при отсутствии копий фонда пользования), так и их копии на различных носителях (микрофильмы, микрофиши, электронные образы), а также созданные архивами различные справочники в печатной и электронной формах (путеводители, каталоги, базы данных и др.). По запросам пользователей архивы изготавливают копии документов в объемах, лимитированных техническими возможностями конкретного архива. В развитие Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, федеральные государственные архивы разработали и согласовали с Росархивом свои правила работы пользователей в читальных залах с учетом состава документов и особенностей работы с ними [28].

Таким образом, на всех этапах работы с архивными документами  независимо от форм их использования, нам помогут выше перечисленные законодательные и нормативно - методические акты. Выполнение и учет требований данных актов - это гарантия правильной, планомерной и законной работы с документами Архивного Фонда РФ и другими архивными документами [15].

 

 

 

1.3 Направления  и цели использования архивных документов

 

В современном архивоведении  важнейшими задачами направлениями  использования архивных документов являются: укрепление российской государственности; удовлетворение информационных потребностей общества; обеспечение законных прав и интересов граждан.

В процессе использования  архивных документов участвуют две  стороны - архив (федеральный, субъект Федерации, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.

Использование документов - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации [12].

Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.

Цели использования  документов могут быть:

управленческие;

политические;

экономические;

научные;

культурно-просветительские;

социально-правовые (обеспечение  прав граждан).

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д. [12].