Организация использования архивных документов

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и  ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с такими законодательными и нормативными актами как Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон «Об информатизации, информационных технологиях и защите информации», законом Российской Федерации «О персональных данных» и «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», закон Российской Федерации «О государственной тайне», «Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» и др.

Основными группами пользователей  АФ Российской Федерации являются:

федеральные органы государственной  власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

учреждения, организации, предприятия;

научные учреждения и  учебные заведения;

пресса, радио, телевидение;

общественные и религиозные  объединения и организации;

индивидуальные пользователи.

В сфере использования  государственных информационных ресурсов Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» провозгласил публичность государственных архивов, равенство всех категорий пользователей независимо от национальности, гражданства, пола, образования по доступу к открытой информации. Таким образом, последовательно реализуются конституционные права граждан свободно искать, получать и передавать информацию [28]. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов [1].

Федеральный закон «Об  информации, информационных технологиях и защите информации» обеспечивает право на доступ к информации. Так в соответствии со ст.8: «Граждане (физические лица) и организации (юридические лица) вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами. Гражданин (физическое лицо) имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы. Организация имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления информации, непосредственно касающейся прав и обязанностей этой организации, а также информации, необходимой в связи с взаимодействием с указанными органами при осуществлении этой организацией своей уставной деятельности» [2]. Данный федеральный закон устанавливает основополагающие принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологиях и защите информации:

свобода поиска, получения, передачи, производства и распространения  информации любым законным способом;

установление ограничений  доступа к информации только федеральными законами;

открытость информации о деятельности государственных  органов и органов местного самоуправления и свободный доступ к такой  информации, кроме случаев, установленных  федеральными законами;

равноправие языков народов Российской Федерации при создании информационных систем и их эксплуатации;

обеспечение безопасности Российской Федерации при создании информационных систем, их эксплуатации и защите содержащейся в них информации;

достоверность информации и своевременность ее предоставления;

неприкосновенность частной  жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения  информации о частной жизни лица без его согласия;

недопустимость установления нормативными правовыми актами каких-либо преимуществ применения одних информационных технологий перед другими, если только обязательность применения определенных информационных технологий для создания и эксплуатации государственных информационных систем не установлена федеральными законами [2].

Доступ к документам Архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния, регламентирован федеральным законодательством, в частности Федеральным законом «О государственной тайне», который возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста.

Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства РФ о государственной тайне, несут  уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством [12].

Государственная тайна - это защищаемые государством сведения в области военной, внешнеполитической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации [3].

Срок засекречивания документов, содержащих государственную  и иную охраняемую законом тайну, составляет 30 лет со времени их создания. Этот срок в отдельных случаях может быть продлен или сокращен.

В соответствии с Федеральным  законом «О государственной тайне» все ведомства, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной  тайне и по их засекречиванию, должны иметь программу работы по рассекречиванию и порядок пересмотра каждые 5 лет засекреченных документов на предмет возможности открытия доступа.

В любом случае отказ  архива в предоставлении архивных документов пользователям должен содержать  веские причины, срок действия ограничений и дату принятия решения об отказе. По требованию исследователя отказ выдается в письменной форме. Архивист должен объяснить порядок получения доступа к частично рассекреченным и секретным документам. Неправомерный отказ в доступе может быть обжалован исследователем в суде.

Вместе с тем архивы должны предупреждать пользователей  об ответственности за сохранение государственной  тайны и даже потребовать письменные гарантии сохранения полученной информации от разглашения. Ознакомление с секретными бумагами осуществляется в специальном читальном зале под контролем сотрудника архива, допущенного к работе с документами, содержащими гриф «совершенно секретно».

Если документы хранятся в ведомственном архиве органа управления, государственного учреждения или предприятия, порядок доступа к ним определяется правилами ведомства по согласованию с Росархивом [12].

Ограничен доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию. Такой информацией являются:

сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной  жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна);

сведения, связанные с  профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее);

сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);

сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного;

образца до официальной публикации информации о них [5].

Конфиденциальную информацию содержат также следующие документы: о частной жизни граждан, о  состоянии здоровья, семейных и интимных отношениях, имущественном положении, а также о жилище. Ведь в соответствии с Конституцией РФ каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, защиту своей чести и доброго имени. Такие сведения могут находиться в личных делах, документах кадровых служб, медицинской документации, судебно-следственных делах.

Срок засекречивания этих сведений приближается к длительности человеческой жизни и равняется 75 годам. Ранее этого срока доступ к документам, содержащим подобную информацию, можно получить, имея письменное разрешение человека, конфиденциальная информация о котором содержится в деле или находится у его прямых наследников. Если в деле содержится информация о нескольких лицах (например, в судебно-следственном деле), необходимо письменное согласие всех этих лиц.

С другой стороны, архив  обязан предоставить самому гражданину, персональные данные о котором имеются в документах, как эти документы, так и их копии (бесплатно). Например, в соответствии с Законом РФ «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18 октября 1991г. архив обязан дать возможность бывшим узникам ГУЛАГа (Главное управление исправительно-трудовых лагерей) или их родственникам ознакомиться с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также выдать по их требованию копии документов [12].

Ограничен доступ к документам общественных и религиозных объединений и организаций, личных и семейных фондов и фондов других негосударственных организаций. Эти ограничения оговариваются самим фондообразователем при передаче документов на хранение и, как правило, связаны либо с тайной личной жизни, либо авторским правом, либо с коммерческой тайной.

Полноценное и разностороннее использование документальных богатств архивов возможно лишь при их открытости, т.е. наличии свободного доступа  граждан к архивным документам и  научно-справочному аппарату. Доступ к информации и поныне является важнейшей проблемой, без её разрешения невозможно взаимодействие Росархива с представителями исторической науки и общественности. Поэтому важное значение придается работе по рассекречиванию архивных документов [12].

Рассекречивание сведений и их носителей - это значит снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений (например, содержащих государственную тайну) и на доступ к их носителям [3].

В случае получения полномочий от фондообразователей или их правопреемников архивы проводят эту работу самостоятельно. В соответствии с законом РФ "О государственной тайне" Межведомственная комиссия по защите государственной тайны определяет порядок рассекречивания документов, созданных в деятельности ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников. В соответствии с Указом Президента РФ от 02.06.01 г. № 627 "Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны" функции по рассекречиванию документов, созданных в деятельности высших и центральных органов КПСС, возложены на Межведомственную комиссию. Всего за 1992-2003 гг. архивные учреждения Российской Федерации рассекретили свыше 8 млн. дел. Продолжается работа региональных межведомственных экспертных комиссий по рассекречиванию партийных документов, а также в ряде регионов, материалов ликвидированных организаций и учреждений, не имеющих правопреемников [28].

Согласно статье 7 Закона РФ «О государственной тайне» не подлежат отнесению к государственной  тайне и засекречиванию также  следующие сведения:

о чрезвычайных происшествиях  и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;

о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;

о привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям и организациям;

о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;

о размерах золотого запаса и государственных валютных резервах РФ;

о фактах нарушения законности органами государственной власти и  их должностными лицами [3].

Отношения, связанные  с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств регулируются Федеральным законом «О персональных данных». Целью настоящего Федерального закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Так в соответствии со ст.14 п.3: «Доступ к своим персональным данным предоставляется субъекту персональных данных или его законному представителю оператором при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его законного представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его законного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и собственноручную подпись субъекта персональных данных или его законного представителя. Запрос может быть направлен в электронной форме и подписан электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации» [4].

ВНИИДАД в настоящее  время завершает разработку нормативного акта «Порядок доступа пользователей  к документам, хранящимся в государственных  и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования  ими».

В подготовленном проекте  сделана попытка урегулировать следующие вопросы: