Учет и анализ расходов на реализацию товаров в розничной торговле и пути их оптимизации

 

Косвенные расходы в течение  месяца учитываются в целом по организации. По окончании месяца они  распределяются между хозрасчетными  подразделениями, и объективность  этого распределения влияет на уровень рентабельности этих хозрасчетных подразделений.

 

Распределяемые расходы различны по своему экономическому содержанию, поэтому важно объединить их в  качестве одной группы и правильно  выбрать экономически обоснованную базу для их распределения. На практике аналитический учет расходов на реализацию ведут в разрезе субстатей расходов, то есть подразделяют отдельные статьи на субстатьи.

 

При книжно-журнальной форме бухгалтерского учета аналитический учет по счету 44 «Расходы на реализацию» ведут в торговых организациях в книге К-22.

 

В книге К-22 на каждый месяц открывают  аналитический счет, состоящий из трех разделов (таблиц). В них представлены группировки сумм расходов по дебету и кредиту счета 44 «Расходы на реализацию»  по статьям затрат, а также расчет расходов на реализацию на остаток товаров.

 

Записи в регистрах аналитического учета производят на основании мемориальных ордеров. Для записи каждого мемориального  ордера в книгах отводят отдельную  графу.

 

После записи мемориальных ордеров за отчетный месяц в книге К-22 подсчитывают итоги по каждой статье расходов и записывают их в графу «Итого». Постатейные итоги из кредитовой части книги переносят в графу «Списано в уменьшение расходов» в ее дебетовой части – на соответствующие статьи затрат. В результате вычитания из произведенных расходов (графа «Итого») сумм, списанных на их уменьшение, определяют суммы произведенных расходов по каждой статье, которые записывают в графу «Всего за вычетом списаний».

 

В книгах аналитического учета № К-22 также производится постатейное обобщение затрат в графе «Итого с начала года». Следует отметить, что в торговых организациях расчет распределения расходов на реализацию на остаток товаров исчисляют по двум статьям расходов: транспортные расходы и проценты по полученным ссудам, кредитам и займам.

 

Данный расчет составляется методом  среднего процента следующим путем:

 

1.  Определяется средний процент  расходов на реализацию по  каждой статье:

 

сумма расходов на сумма расходов за

 

реализацию на остаток месяц за вычетом

 

товаров на начало месяца + списаний

 

(по каждой статье) (по каждой  статье)

 

Средний процент = х 100

 

сумма товаров, реализованных за месяц  и

 

числящихся в остатке на конец  месяца

 

Сумму расходов за месяц берут из К-22. Сумму товаров, реализованных за месяц и числящихся в остатке на конец месяца, берут из журнала формы К-3.

 

2.  Определяют сумму расходов  на реализацию, приходящихся на  остаток товаров, на конец месяца:

 

Расходы на реализацию средний % остаток  товаров

 

на остаток товаров на = расходов на х на конец

 

конец месяца (по каждой реализацию месяца

 

статье) (по каждой статье)

 

3. Рассчитываем сумму расходов  на реализацию, приходящиеся на  реализованные товары. Для этого  вычитаем из суммы расходов  на реализацию, подлежащей распределению сумму расходов на реализацию товаров на остаток товаров на конец месяца. Расчет расходов на реализацию товаров на остаток товаров является составной частью книги № К-22.

 

С помощью вышеописанного расчета  расходов на реализацию товаров на остаток товаров на конец месяца в книге № К-22 рассчитывают сумму расходов с начала года. Ее рассчитывают по следующей методике: к расходам с начала года по каждой из статей, учтенным в книге № К-22 в предыдущем месяце, прибавляют расходы, произведенные в отчетном месяце (графа «Всего за вычетом списаний») и сальдо расходов на реализацию товаров на начало месяца, а затем из полученного результата вычитают сумму расходов на реализацию на остаток товаров на конец месяца (по расчету).

 

Итоговая сумма расходов на реализацию товаров с начала года представляет собой сумму расходов, списанных для участия в формировании финансового результата отчета года.

 

Данная методика расчета расходов на реализацию на остаток товаров  применяется в большинстве торговых организаций, в частности и в Столбцовском райпо.

 

Однако некоторые авторы предлагают отказаться от расчета расходов на остаток товаров и предлагают списывать в конце месяца общую  сумму расходов. С одной стороны, это приведет к тому, что в данном отчетном периоде будет завышена сумма расходов, что повлечет за собой уменьшение суммы прибыли. Но с другой стороны – в последующий периодах эта сумма будет уменьшена.

 

2.3 Автоматизация учета расходов  на реализацию товаров

 

Эффективное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов торговых предприятий и организаций во многом определяется надлежащей постановкой учета, своевременностью контроля и анализа расходов на реализацию, связанных с осуществлением торгового процесса. Для более экономного и рационального расходования всех видов ресурсов необходима достоверная, оперативная и всесторонняя информация о расходах на реализацию.

 

Поэтому автоматизация расчетов по издержкам обращения имеет большое  значение. Она позволяет значительно  расширить получаемую по ним информацию, выявить взаимосвязь с другими показателями хозяйственной деятельности торговых предприятий и организаций.

 

Автоматизация учета расходов на реализацию должна обеспечить:

 

·  своевременное и достоверное  отражение в регистрах бухгалтерского учета всех затрат, связанных с осуществлением торгового процесса;

 

·  контроль за экономным расходованием  кооперативных средств, за соблюдением  сметы расходов на содержание аппарата управления;

 

·  предупреждение перерасходов установленных  ассигнований;

 

·  распределение сумм расходов между остатком товаров на складе и реализованными товарами.

 

В качестве наиболее эффективного средства автоматизации учета расходов на реализацию можно предложить программу  «1С: Предприятие».

 

Программа «1С: Предприятие» позволяет  вести бухгалтерский учет в соответствии с основными положениями по бухгалтерскому учету и отчетности. Компьютеризованный учет на базе «1С: Предприятие» строится согласно учетной политике предприятия, все изменения в учетную политику вносятся в начале финансового года. Специфика деятельности предприятия, цели и задачи бухгалтерского учета отражаются путем настройки типовой конфигурации (бухгалтерия, заготовки, склад, заработная плата, кадры) и создания базы данных нормативно-справочной информации.

 

В процессе настройки задаются элементы учетной политики: план счетов, способ амортизации имущества, вариант определения выручки и др. На базе типового плана счетов бухгалтерского учета создается рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий счета, субсчета для ведения синтетического учета предприятия. Для ведения аналитического учета используются справочники и перечисления «1С: Предприятие» типовой конфигурации. При этом можно дополнять реквизитный состав справочников, изменять структуру кода, создавать дополнительные справочники, изменять (дополнять) состав значений в перечислениях. Для отражения в учете хозяйственных операций в «1С: Предприятие» используются так называемые типовые операции.

 

Типовые операции удобный инструмент для решения задач автоматизированного  учета расходов на реализацию товаров с помощью программы «1С: Предприятие». В практике бухгалтерской работы часто возникают задачи, которые повторяются из месяца в месяц и требуют для своего решения унифицированных расчетов, при этом порядок расчета (алгоритм) не изменяется. Примером таких задач может быть распределение расходов на реализацию на остаток товаров в торговых организациях. Именно для решения таких задач и удобно использовать механизм типовых операций.

 

Для того чтобы воспользоваться  любой из существующих типовых операций, бухгалтеру необходимо найти ее в справочнике типовых операций. Затем указать системе дату операции и период выборки проводок. Результатом работы типовой операции будет проводка или несколько проводок, которые поместятся в буферный журнал. Проводки из буферного журнала можно при необходимости отредактировать и записать в журнал операций. Механизмом типовой операции удобно пользоваться для случаев учета затрат, по которым законодательством установлен норматив их отнесения на расходы на реализацию.

 

Система автоматизированного учета  расходов на реализацию на базе “1С  Предприятие” обеспечивает:

 

·  учет затрат и результатов  деятельности по центрам ответственности (структурным подразделениям);

 

·  учет расходов по их видам в  соответствии с применяемыми классификациями;

 

·  исчисление показателей, характеризующих  нерациональное использование и  потери всех видов ресурсов;

 

·  ретроспективный и оперативный  анализ с помощью имитационных и  оптимизационных моделей;

 

·  обобщение данных синтетического учета расходов.

 

В информационном плане выделенные задачи тесно связаны между собой  и задачами других комплексов системы  автоматизации бухгалтерского учета (АБУ). Комплекс задач «Учет расходов на реализацию» использует данные системы  автоматизированного учета товарных операций; системы автоматизированного учета заработной платы, других функциональных задач АБУ; показатели справочных массивов и нормативные данные. В связи с этим решение рассматриваемого комплекса задач предусматривает информационные отношения с задачами следующих функциональных комплексов подсистемы АБУ: учет товарных операций; учет денежных средств; учет расчетных и кредитных операций; учет расчетов с рабочими и служащими; сводный учет и составление отчетности. Причем связи с задачами всех комплексов, кроме последнего, являются входящими.

 

В организации автоматизированного  учета издержек обращения имеются  свои специфические особенности, вытекающие из характера регистрации операций по счету 44 «Расходы на реализацию». Информация, отражаемая на счетах учета расходов, формируется при решении других учетных задач. Следовательно, она является производной и неоднородной по своему характеру и времени отражения в бухгалтерских регистрах. Разноска данных по этим счетам возможна лишь в условиях полного завершения учетных записей по другим синтетическим счетам.

 

Автоматизированное решение рассматриваемого комплекса задач базируется на создании внутримашинной информационной базы, включающей сведения об остатках по соответствующим  синтетическим счетам и объектам аналитического учета, а также об оборотах по этим счетам за определенный пользователем период. Большая часть исходных данных, как уже отмечалось, формируется при решении смежного комплекса учетных задач и является производной. При наличии взаимосвязи учетных комплексов эта информация передается внутримашинным обменом. При автономной организации учета рассматриваемого комплекса возможна передача информации на машиночитаемых носителях. Ручной ввод информации и ее изолированная обработка нецелесообразна ввиду трудоемкости и значительной степени дублирования в системе АБУ.

 

Автоматизация учета расходов требует  использования специальных кодов (статей расходов на реализацию). Код  статей расходов на реализацию в различных  проектах автоматизации бухгалтерского учета может быть построен по-разному. Часто этот код строится в соответствии с номером строки соответствующей формы отчетности. Наиболее удобен код, построенный на основе общепринятой унифицированной номенклатуры статей издержек. С учетом кода требования детализации первые два знака кода отражают номер статьи, а один последний – номер субстатьи, регламентированный бухгалтерией предприятия на основе потребностей детализации учетных данных.

 

Для совершенствования учета расходов на реализацию товаров в системе  потребительской кооперации необходимо разработать и внедрять типовые проекты автоматизации учета, так как индивидуальные разработки очень дороги. При унификации бухгалтерского учета в условиях его автоматизации в системе потребительской кооперации пользуются соответствующими методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники персональных компьютеров. В системе потребительской кооперации подобные методические указания в значительной мере устарели и требуют обновления.

 

2.4 Отчетность о расходах на  реализацию товаров как один  из важнейших источников информации

 

Все предприятия и организации  любой формы собственности обязаны  составлять на основании данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую  отчетность, которая является завершающим этапом учетного процесса. Бухгалтерская отчетность в установленных формах содержит систему сопоставимых и достоверных сведений о реализованной продукции, работах, услугах, затратах по их приобретению, об имущественном и финансовом положении организации и результатах его хозяйственной деятельности.

 

В современных условиях хозяйствования существенно возросла роль бухгалтерской  отчетности. Изменение отношений  собственности повлекло расширение состава собственников и увеличение числа пользователей финансовой отчетностью. Заинтересованность в отчетной информации о финансовом положении своих партнеров проявляют также кредиторы и инвесторы. Данные факторы обуславливают значимость бухгалтерской отчетности в системе экономической информации и необходимость соблюдения установленных принципов ее составления. Отчетность должна отвечать определенным требованиям, основными из которых является: обязательность и своевременность представления информации, ее достоверность, сопоставимость с планом и показателями других организаций; единство форм и методик составления отчетности; простота, ясность и доступность [40, с.345].