Формирование системы управления персоналом (на примере ОАО «гостиница «Красноярск»)

«1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» содержит усовершенствованный  механизм учета использования рабочего времени с поддержкой корректировки  отработанного времени вручную, почасовых невыходов, графиков сокращенного рабочего времени.

Реализованы не только инструменты  учета кадров, но и инструментарий управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая планирование отпусков, набор кадров, включая  менеджер контактов, и другие возможности.

Реализована мощная подсистема кадровой аналитической отчетности, включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные  диаграммы отпусков, полноценный  воинский учет с формированием необходимой  отчетности. Реализованы все унифицированные  формы по учету труда, включая  формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54.

Современный эргономичный интерфейс  прикладного решения «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» делает доступными сервисные возможности  «1С: Предприятия 8»:

• универсальные средства работы с печатными формами документов с возможностью отправки документа по электронной почте;
• универсальная групповая обработка справочников и документов;
• подключение внешних обработок и ограничение доступа к их использованию;
• подключение дополнительных печатных форм в документах;
• подключение дополнительных обработчиков заполнения табличных частей документов;
• установка даты запрета изменения данных;
• средства администрирования пользователей в режиме «1С:Предприятие»;
• средства разделения доступа к данным по рабочим местам (ролям) пользователей.

Для обеспечения нормальной работы системы аппаратное обеспечение  клиентских рабочих мест должно отвечать следующим требованиям (табл.3.2):

 

Таблица 3.2

Необходимое аппаратное обеспечение клиентских рабочих мест

Параметр	Минимум	Рекомендуется
Процессор	Pentium	Pentium II
Тактовая частота	200МГц	450МГц
Оперативная память	128 Мб	256 Мб
Дисковая память, необходимая для  установки компонент, обеспечивающих работу с системой	100 Mb	100 Mb
Сетевой адаптер	10 Мбит	100 Мбит
Устройство для чтения компакт  дисков (CD)	12х	12х
Разрешение дисплея	Не ниже 800x600 dpi	Не ниже 800x600 dpi

 

Перечисленные требования вполне удовлетворяются  на рабочих местах ОАО «Гостиница «Красноярск».

Рассмотрим отдельные функции, решаемые  средствами программы.

1. Ведение организационно-штатной структуры. Система позволяет вести кадровый учёт в структуре взаимоподчинённых организаций. При этом каждая организация считается независимым юридическим лицом с собственным штатным расписанием. Для каждой организации в системе можно создавать сложные внутренние структуры подразделений (департаментов, отделов и проч.). Для любой структурной единицы (подразделения или должности) указываются даты её создания и упразднения, к ней прикрепляются произвольные файлы (например, положение о подразделении, должностная инструкция и т. д.).

Карточка должности штатного расписания позволяет зафиксировать в ней  значительное количество сведений, которые  впоследствии могут быть использованы как при формировании отчётов, так  и для заполнения личных карточек работников при их перемещении по «карьерной лестнице». Для каждой должности  можно указать:

• категорию должности и количество формируемых штатных единиц;
• вид оклада (фиксированный; по тарифной сетке; в процентном отношении к базовому окладу);
• полагающиеся по должности надбавки (фиксированные или в процентах).

2. Ведение картотеки личных карточек работников. Все сведения личной карточки работника сгруппированы по разделам. Информация карточки может быть использована для печати разнообразных отчётов (например, унифицированной формы Т-2). В личной карточке работника ведётся учёт трудовых договоров, что позволяет оформлять любую форму совместительства, предусмотренную отечественным законодательством. Система позволяет автоматически (с возможностью ручной корректировки):

• рассчитывать стаж работника (общий, непрерывный, северный, профессиональный и т. д.);
• вести историю изменения оклада работника (данные о текущем окладе, сумма надбавок и доплат, общая итоговая сумма оплаты);
• рассчитывать надбавки (по заранее определённым формулам), в том числе надбавки (доплаты) за выслугу лет, в зависимости от стажа и категории работника;
• вести график отпусков (учитывающий вид отпуска; за какой период; период отпуска по плану, по факту; получение денежной компенсации; номер и дату приказа об отпуске; основание; календарные, рабочие, праздничные и перенесённые дни; контроль даты начала отпуска и др.).

Карточки уволенных сотрудников  не уничтожаются, а помещаются в  архив и остаются доступными для  просмотра.

3. Ведение приказов по личному составу.

Система позволяет не только регистрировать приказы по личному составу, но и  автоматически (при «исполнении» приказа) переносить информацию в личную карточку работника.

В версии 8.0 системы значительно  расширен список приказов, содержащий:

• Т1. Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу;
• Т1а. Приказ (распоряжение) о приёме работников на работу;
• Т5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
• Т5а. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;
• Т-6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
• Т-6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;
• Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;
• Т-8а. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками;
• Т-9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• Т-9а. Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
• Т-11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника;
• Т-11а. Приказ (распоряжение) о поощрении работников;
• Приказ о взыскании.

4. Ведение информации о командировках. Программа позволяет регистрировать информацию о командировках работников организации с учётом её вида (местная, по регионам РФ, по странам СНГ, зарубежная) и цели. При этом соответствующие сведения отражаются в личных карточках работников. На основе введённых данных возможно автоматическое формирование и печать командировочных удостоверений (форма Т-10) и служебных заданий (форма Т-10а).

5. Формирование выходных форм, отчётов и справок. Система кадрового учета позволяет автоматически формировать и выводить на печать различные отчёты. В частности, можно подготовить такие трудоёмкие отчёты, как 1-ГС и 2-ГС. Система формирует и ряд других отчётов.

• по штатному расписанию: штатное расписание; замещение должностей; вакантные должности; справка о штатной численности; справка о количестве должностей.
• по командировкам: общая справка по командировкам; справка о командировках в разрезе регионов; журнал учёта командировок; журнал учёта работников, выбывающих в командировки.
• общие и прочие справки: напоминание о юбилеях; напоминание о коррекции процента надбавок; напоминание о прекращении срока полномочий; график отпусков; о качественном составе кадров; отчёт о военнообязанных; сведения об участии в семинарах; сведения о служебных пропусках (удостоверениях); сведения о прохождении инструктажа.

6. Ведение кадрового резерва. Учет кандидатов на замещение должностей штатного расписания, не работающих в организации в настоящее время. Персональная информация по специалистам-кандидатам заносится пользователем в личную карточку кандидата и автоматически отображается в соответствующих подразделениях и должностях штатного расписания.

7. Опция: ведение табелей учёта рабочего времени. Работа с табелями осуществляется в сетевом многопользовательском режиме. В программе учета кадров реализован ряд функций, существенно упрощающих процедуру заполнения табеля для организаций, имеющих значительное число сотрудников. Возможно также полуавтоматическое заполнение табеля в случае, если работник направлен в командировку, находится в отпуске или на больничном. Перед выводом на печать пользователю предоставляется право настроить форму табеля на один из трёх предлагаемых системой шаблонов.

Таким образом, предлагаемая система является эффективным инструментом для принятия своевременных решений в области управления персоналом, позволяет сократить трудозатраты пользователей на ввод, анализ, обработку данных и формирование внешней и внутренней отчетности. В результате внедрения системы будут автоматизированы процессы управления персоналом (ведение кадрового плана, подбор, обучение и аттестация персонала, учет льгот и компенсаций работников), сокращены затраты на кадровое делопроизводство, упростится процесс расчета заработной платы.

3.3. Социально-экономическая эффективность проекта

При внедрении разработанной системы  материального стимулирования персонала  ожидаются следующие результаты:

• мотивирование работников на результат (качество работ);
• рост качества предоставляемых гостиницей услуг;
• стимулирование персонала на улучшение своих базовых профессиональных навыков и личностных качеств, расширение квалификационных характеристик;
• поддержание высокого квалификационного и профессионального уровня работников.

Помимо этого, будут получены следующие  экономические результаты:

• рост производительности труда;
• рост выручки предприятия;
• увеличение средней заработной платы работников гостиницы.

Рост производительности труда  связан с новой системой материального стимулирования, направленной на повышение заинтересованности работников в результатах труда и улучшении качества услуг.

Определим, как возрастет производительность труда. Для расчета производительности труда на планируемый период применяется метод экспертных оценок, который основывается на субъективном понимании перспективы развития такого показателя, как производительность труда специалистами предприятия. Исходя из этого, было проанализировано мнение руководителя отдела кадров, главного бухгалтера и исполнительного директора (таблица 3.3).

Результаты таблицы 3.3 показывают, что в результате обсуждения значение прироста производительности труда на планируемый год при реализации проекта, по прогнозу специалистов предприятия составит 32%. Это осторожный прогноз, он получен исходя из субъективного расчета данного показателя каждым специалистом.

 

Таблица 3.3

Прогноз роста среднегодовой производительности труда при реализации проекта

Специалисты	Прогноз прироста производительности труда, %
Исполнительный директор	32%
Главный бухгалтер	30%
Руководитель отдела кадров	34%
Принятое значение	32%

 

В таком случае, среднемесячная выработка  на одного работника возрастет:

Выр_мес = 44200×132% = 58344 (руб.)

При неизменной численности персонала  предприятия, рост выручки в планируемый год составит:

В = 52598×12×201 = 140726 (тыс. руб.)

На рисунке 3.2 представлен рост выручки в динамике.

Рис. 3.2. Рост выручки предприятия

 

За счет увеличения премиальной  части заработной платы, увеличится фонд оплаты труда работников предприятия. Фонд оплаты труда в 2006 году составил 37467 тыс. руб. Премиальная часть составляет около 10%. Если произвести расчет роста премиальной части по максимальному значению (исходя из предположения, что все работники относятся к 1-й категории наиболее мотивированных и способных), фонд оплаты труда на планируемый год будет равен 50580 тыс. руб. (37467×10%×3,5 + 37467). Практически, рост фонда оплаты труда окажется несколько ниже и среднемесячная заработная плата возрастет у наиболее способных и ценных сотрудников.

Среднемесячная оплата труда будет равна 20,970 тыс. руб. (50580/12/201). Динамика роста среднемесячной оплаты труда на предприятии показана на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Динамика роста среднемесячной оплаты труда работника предприятия

Сведем показатели эффективности проекта в таблицу 3.4: