Организационная структура управления предприятия

 

Состояние и эффективность  организационной структуры управления, а также эффективность деятельности аппарата управления анализируемого предприятия  оценим по следующим показателям, определенным для действующей и модернизируемой  структур управления (табл. 8)

 

 

Анализируя результаты эффективности  действующей и модернизируемой  структур управления следует отметить, что основные показатели эффективности  модернизируемой структуры управления в большинстве своем лучше  действующей.

 

Из данных таблицы 8, можно  сделать следующие выводы. Вследствие реструктуризации действующей организационной  структуры управления ОАО «ПИиНИИ  ВТ «Ленаэропроект», планируется повысить основные показатели экономической  и хозяйственной деятельности предприятия. Балансовая и чистая прибыль организации  должны вырасти на 27%. Как результат  финансовой деятельности, планируется  увеличить сумму балансовой и  чистой прибыли, приходящейся на одного работника аппарата управления, на 7% и 7,5% соответственно. Затраты на управление, приходящиеся на одного работника управления, планируется понизить на 25%.

 

Вследствие выделения  некоторых функциональных подразделений  предприятия, увеличится численность  административно-управленческого персонала (на 18%), а, следовательно, и удельный вес работников аппарата управления в общей численности производственного  персонала (на 6%). Удельный вес затрат на управление в себестоимости продукции  в модернизируемой структуре  управления понизится на 17%.

 

 

Таблица 8

 

Показатели эффективности  организационной структуры управления ОАО «ПИиНИИ ВТ «Ленаэропроект»  за 2008 год (тыс. руб.)

№

 

п/п Наименование показателя Действующая структура управления Модернизируемая структура управления

1 Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции, работ, услуг (за вычетом НДС, акцизов и других обязательных платежей) 570899 650000

2 Балансовая прибыль 181251 230000

3 Чистая прибыль 94342 120000

4 Себестоимость продукции 320265 340000

5 Управленческие расходы 69383 61000

6 Численность сотрудников (чел.) 220 244

7 Фонд заработной платы сотрудников 5940 6588

8 Численность аппарата управления (чел.) 38 45

9 Фонд заработной платы аппарата управления 1900 2250

10 Коэффициент эффективности совершенствования управления - Кэф=25658/7800=3,28

11 Величина экономии в сфере управления - Эу = 69383-61000=8383

12 Сумма балансовой прибыли, приходящейся на одного работника аппарата управления Кбп1=181251/ 38=4770 Кбп2= 230000/ 45=5111

13 Сумма чистой прибыли, приходящейся на одного работника аппарата управления Кчп1=94342/38=2482 Кчп2=120000/45=2667

14 Коэффициент насыщенности на 1 тыс. руб. стоимости продукции, услуг Кфо1 = 570/38=15 Кфо2 = 650/45 = 14,4

15 Удельный вес работников аппарата управления в общей численности производственного персонала Кч1=38/220= 0,173 Кч2=45/244= 0,184

16 Удельный вес затрат на управление в себестоимости продукции Кз1=69383/ 320265 = 0,217 Кз2=61000/ 340000 =0,18

17 Удельный вес заработной платы работников аппарата управления в себестоимости продукции: К1зп= 1900/ 320265 =0,0059 К1зп= 2250/340000= 0,0066

18 Удельный вес заработной платы работников аппарата управления в общем объеме зарплаты производственного персонала К2зп=1900/5940 = 0,32 К2зп= 2250/6588 = 0,34

19 Затраты на управление, приходящиеся на одного работника управления С`упКч1 = 69383/38/ = 1825 С`упКч2= 61000/45 = 1356

 

 

 

 

Показатели эффективности  управления для действующей структуры  за 2008 г. рассчитывались на основе фактических  данных, для модернизованной структуры  – исходя из перспективных данных. Так, при реструктуризации действующей  организационной структуры управления планируется повысить эффективность  производственной деятельности предприятия, а значит увеличить чистую прибыль.

 

 

 

3.3 Разработка положений  о подразделениях и должностных  инструкций

 

Разрабатывая должностные  инструкции, важно соблюдать единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности изложения текста. Инструкции должны содержать перечень всех обязанностей и полномочий работника в кратких  и четких формулировках с однозначным  толкованием, учитывать меняющиеся условия деятельности организации. Как нормативный документ должностная  инструкция определяет организационно-правовое положение работника и его  взаимоотношения с другими сотрудниками предприятия. Инструкцию разрабатывает  руководитель структурного подразделения, он же и подписывает. При отсутствии структурных подразделений текст  инструкции составляет специалист, занимающий данную должность, соответственно он и  подписывает.

 

Должностные инструкции относятся  к документам, подлежащим утверждению, и, как правило, утверждаются руководителем  организации или его заместителем, курирующим работу кадровой службы. Во многих организациях принято согласовывать  должностные инструкции с юридической  службой, что следует признать положительной  практикой, позволяющей существенно  улучшить качество данного документа  и привести его в соответствие с действующим законодательством  о труде. Должностная инструкция доводится до сведения работника  под расписку [25].

 

В унифицированной форме  должностной инструкции, согласно ГСДОУ, отражена структура текста этого  документа, включающая следующие разделы:

 

1. Общие положения.

 

2. Функции.

 

3. Должностные обязанности.

 

4. Права.

 

5. Ответственность.

 

6. Взаимоотношения. Связи  по должности.

 

В ГСДОУ рекомендовано  включать в должностную инструкцию раздел «Оценка работы», в котором  должны быть перечислены критерии оценки степени выполнения работником своих  функций и обязанностей, использования  прав и т.д. Основными критериями при этом являются качество работы и своевременность ее выполнения, а качество работы определяется в  первую очередь выполнением обязанностей, возложенных на работника в должностной  инструкции.

 

Раздел «Общие положения» должен содержать: основные сведения о  должности; наименование подразделения, в котором работает сотрудник, занимающий данную должность; его непосредственную подчиненность; порядок приема на работу и порядок увольнения; порядок  замещения сотрудника при его  отсутствии; перечень законодательных, нормативных и методических материалов, которыми сотрудник должен руководствоваться  в своей деятельности; квалификационные требования к претенденту на данную должность, т.е. требования к уровню образования и стажу работы [36].

 

В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника, тот участок работы, за который он несет ответственность.

 

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные задачи, возложенные  на специалиста, указывается форма  его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

 

В разделе «Права» описываются  полномочия работника, необходимые  для выполнения предписанных ему  действий. Здесь указываются такие  права работника, как право принятия решений, получения информации, необходимой  для работы, право визирования  документов и участия в их подготовке и обсуждении и т.п. Работник должен быть наделен правом требовать от других сотрудников организации  своевременного и качественного  исполнения определенных действий.

 

Виды и формы ответственности  должностного лица за результаты и  последствия своей деятельности, а также за не принятие своевременных  мер по определенным вопросам служебной  деятельности, если они относятся  к кругу его обязанностей, описываются  в разделе «Ответственность». Например, специалист по работе с кадрами несет  ответственность за: нарушение действующего законодательства при приеме, переводе и увольнении сотрудников; нарушение  инструкции по ведению трудовых книжек при их заполнении; несвоевременную  выдачу трудовых книжек работникам при  увольнении; бестактное, грубое отношение  к работникам организации и гражданам, обращающимся в кадровую службу.

 

Раздел «Взаимоотношения»  должен четко показывать служебные  взаимосвязи сотрудников, и, прежде всего взаимный обмен документацией  между должностными лицами внутри организации, а также между должностным  лицом и сторонними организациями. Данный раздел лучше представлять в  табличной форме, включающей три  графы:

 

-  первая графа: круг  должностных лиц, структурных  подразделений и сторонних организаций,  с которыми обменивается документацией  сотрудник;

 

-  вторая графа: что  получает сотрудник от других  должностных лиц, структурных  подразделений и сторонних организаций;

 

-  третья графа: что  передает сотрудник другим должностным  лицам, структурным подразделениям  и сторонним организациям.

 

При необходимости во второй и третьей графах таблицы могут  быть указаны дополнительные характеристики процессов обмена информацией: периодичность  представления сведений, объем подготавливаемой документации, вид носителя информации и т.д.

 

Раздел «Организация работы и критерии оценки деятельности»  помимо организационных вопросов (режим  или график работы сотрудника, порядок  контроля за его деятельностью, совмещение разных видов работ и т.п.), должен содержать параметры оценки результатов  труда сотрудника для объективной  его характеристики как специалиста.

 

После утверждения должностной  инструкции она в обязательном порядке  доводится до сведения работника, занимающего  данную должность. Этот факт фиксируется  с помощью отметки "С инструкцией  ознакомлен" и подтверждается личной подписью работника с указанием  даты ознакомления. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

 

Должностные инструкции рекомендуется  разрабатывать с учетом введенных  в действие руководящих и методических материалов и других директивных  документов, регламентирующих деятельность служащих. Должностные инструкции должны основываться на положениях о структурных  подразделениях с тем, чтобы весь комплекс функций был полностью  и четко распределен между  работниками данного подразделения.

 

При этом в должностных  инструкциях руководителям необходимо четко указать, какие решения  по функциям управления: планированию, организации, координации, регулированию, мотивации, контролю и анализу - он принимает  и оценивает исполнение.

 

Для специалистов определяется круг обязанностей по подготовке решений  по соответствующим перечисленным  функциям, т.е. это работы, связанные  с расчетами, обоснованиями и  т.д. Для технических исполнителей определяется круг обязанностей по оформлению решений и сбору исходной информации, рассылке и другой работе, связанной  с доведением управленческих решении  до исполнителей.

 

Должностные инструкции периодически пересматриваются. Порядок пересмотра и внесения изменений тот же, что  и при разработке новых.

 

Приведем в качестве примера  положение о финансово-экономическом  отделе ОАО «ПИиНИИ ВТ «Ленаэропроект».

 

Общие положения

 

Финансово-экономический  отдел является самостоятельным  отделом института.

 

Отдел возглавляет начальник  финансово-экономического отдела (главный  бухгалтер), назначаемый на должность  приказом генерального директора.

 

Начальник финансово-экономического отдела (главный бухгалтер) имеет:

 

- заместителя главного  бухгалтера.

 

- заместителя начальника  отдела.

 

Работники финансово-экономического отдела назначаются на должность  и освобождаются от должностей приказом генерального директора по представлению  начальника финансово-экономического отдела.

 

Финансово-экономический  отдел состоит из:

 

- начальника финансово-экономического  отдела – главного бухгалтера;

 

- заместителя начальника  отдела;

 

- заместителя главного  бухгалтера;

 

- старшего бухгалтера  по расчету заработной платы;

 

- бухгалтера-кассира;

 

-бухгалтера по учету  материально-производственных ресурсов  и основных средств;

 

- ведущего экономиста;

 

- экономиста;

 

- техника;

 

Задачи финансово-экономического отдела:

 

1. Ведение бухгалтерского  и налогового учета, формирование  полной и достоверной информации  о деятельности института и  его имущественном положении,  необходимой внутренним и внешним  пользователям бухгалтерской и  налоговой отчетности.

 

2. Осуществление единой  политики института в области  финансов.

 

3. Организация финансовой  деятельности института с целью  наиболее эффективного использования  всех видов ресурсов в процессе  производства и реализации продукции  (работ, услуг) и получения максимальной  прибыли.

 

4. Контроль за использованием  оборотных средств института.

 

5. Анализ финансово-экономического  состояния.

 

6. Разработка учетной и  налоговой политики.

 

7. Обеспечение своевременности  налоговых платежей, расчетов с  поставщиками.

 

8. Создание условий для  эффективного использования основных  фондов, трудовых и финансовых  ресурсов института.

 

Функции финансово-экономического отдела:

 

1. Управление движением  финансовых ресурсов института  и регулирование финансовых отношений,  возникающих между хозяйствующими  субъектами в целях наиболее  эффективного использования всех  видов ресурсов.