Совершенствование информационного обеспечения в управлении персоналом магазина компании ОАО «Седьмой континент»

 

Оглавление

Введение

 

В современных условиях одним из важнейших факторов функционирования и развития организации является эффективная управленческая деятельность. Эта деятельность совершенствуется в соответствии с формированием рыночных отношений, с изменением отношений организации с государственными органами, производственными партнерами, работниками, с объективными требованиями производства и реализации продукции.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

Информационная система - это совокупность взаимосвязанных элементов, представляющих собой информационные, кадровые и материальные ресурсы, процессы, которые обеспечивают сбор, обработку, преобразование, хранение и передачу информации  в организации.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Цель работы - разработать направления совершенствования информационного обеспечения системы управления персоналом.

Задачи дипломного проекта:

1. Рассмотреть современные подходы к информационному обеспечению управления персоналом
2. Провести анализ применения информационного обеспечения в управлении персоналом на примере объекта исследования
3. Разработать направления совершенствования информационного обеспечения управления персоналом компании

В качестве  объекта исследования в работе выступает компания ОАО «Седьмой  коэффициент» (более узко – один из ее магазинов на Рублевском шоссе г.Москвы).

В качестве предмета исследования в работе выступает информационное обеспечение управления персоналом компании.

Теоретико-методологической основой исследования в работе выступают книги, статьи и монографии по вопросам анализа системы управления персоналом в компании.

Основные методы исследования: сравнение,  анализ, моделирование.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.

 

Глава 1. Современные подходы к информационному обеспечению системы управления персоналом

1. Тенденции совершенствования управления персоналом в современном торговом бизнесе

 

Управление   персоналом   (менеджмент   персонала)   -   система взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер по созданию условий для нормального функционирования, развития и эффективного использования потенциала рабочей силы на уровне организации.¹

Управление персоналом выступает в форме непрерывного процесса, направленного на целевое изменение мотивации работников для получения от них максимальной отдачи, а, следовательно, и достижения высоких конечных результатов в деятельности предприятий. Основной целью работы с персоналом в современных условиях является формирование личности, обладающей высокой ответственностью, коллективистской психологией, высокой квалификацией, развитым чувством сохозяина предприятия.

Управление персоналом представляет собой разнообразную деятельность специальных функциональных служб организации и линейных руководителей соответствующих производственных подразделений.

Человеческий ресурс - наиважнейший фактор в рамках общей парадигмы современного менеджмента. Но наибольшее значение он приобретает в компаниях, сотрудники которых непосредственно контактируют с клиентами. Ярчайшие примеры такого взаимоотношения мы видим в розничной торговле.

Обычно, обладая внушительным штатом сотрудников, руководство компании получает «головную боль» в виде управления персоналом. Ни для кого не секрет, что в рознице существует целый ряд кадровых проблем, как-то: высокая текучка кадров, проблемы с рекрутингом, обучение новых сотрудников и др. Кроме того, проблемы возникают не только в кадровом делопроизводстве и управлении персоналом, но и в расчете заработной платы и исчислении налоговой базы – тому виной, как большая текучка, так и существование различных графиков работы персонала. Все перечисленные факторы усложняют работу финансовых и HR-служб (служб по управлению персоналом) компании, увеличивают рутинную составляющую их труда, не оставляя времени на развитие процесса управления персоналом, мешают грамотной оптимизации кадровых процессов.

Подобная ситуация может быть и выглядит несколько гипертрофированно, но все же подобное можно наблюдать во многих российских компаниях. В некоторых из них вопрос, внедрять ли информационную систему управления персоналом или не внедрять, уже разрешился в пользу внедрения. И действительно, бизнес-процесс управления персоналом по важности не уступает многим другим и его тоже необходимо автоматизировать. При этом главное – учесть особенности розничной торговли и соблюсти ряд условий, необходимых для успешного внедрения. В частности, система управления персоналом БОСС-Кадровик, разрабатываемая и внедряемая компанией «БОСС. Кадровые системы», уже работает в ТД «Копейка», Lеrоy Mеrlin, «Адамас», «Элекскор», «Группа компаний Автомир» и многих других ведущих компаниях отрасли.

Выбор системы управления персоналом (HRMS) процесс достаточно сложный. В первую очередь Заказчик должен осознать свои ключевые потребности и перспективы от автоматизации. Размер предприятия, годовой оборот, размер ИТ-бюджета, наличие или отсутствие ИТ-стратегии определяют бюджет проекта. Последний и определяет, будет ли это система управления персоналом или программа автоматизации кадров и расчета заработной платы.²

Выбирая поставщика решения, необходимо удостовериться в наличии у него завершенных проектов внедрения именно систем управления персоналом. Грамотный поставщик решения не только поможет Заказчику в составлении технического задания, но и предложит услуги HR-консалтинга. Мы советуем не пренебрегать этим пунктом. Зачастую процесс управления персоналом в компании хоть и не дает сбоев, но и работает не на 100%. В таком случае необходима оптимизация, разработка новых схем работы. Такая работа вполне по плечу опытному HR-консультанту. Совместная работа консультантов, внедренцев и представителей Заказчика поможет грамотно разработать проект и снизить возможные издержки. Кроме того, такая работа еще до начала проекта позволит в дальнейшем произвести оценку экономической эффективности и возврата инвестиций. Мы подробно остановимся на этом позднее.³

Также часто затрагивают вопрос экономии при внедрении систем, что не удивительно при достаточно большой стоимости программной и аппаратной части. В условиях бурного развития технологии SОА (Sеrviсе Оriеntеd Аrсhitесturе), как основы для построения бизнес-приложений, Заказчикам стоит обратить внимание на российских поставщиков HRMS. .

Управление персоналом в розничной торговле имеет ряд особенностей. Практически все компании в сфере розничной торговли находятся в стадии экспансивного развития. Соответственно, происходит бурный рост штата компании. Требуется массовый набор, в первую очередь персонала для точек продаж. Для этого организуется широкий поиск на рынке труда, проводится огромное количество собеседований с претендентами. После этого, новые сотрудник должны пройти через целый ряд кадровых мероприятий: обучение, тренинг, стажировка, экзамен. Организация этих мероприятий достаточно сложна и требует как больших человеческих ресурсов в виде специалистов по набору персонала и обучению и аттестации, так и вызывает лавинообразный кадровый документооборот.

Следующий фактор, оказывающий влияние на управление персоналом в розничной торговле – это то, что работа на рынке труда массовых низкооплачиваемых профессий приводит к высокой текучке кадров (более 50% в год), а также к превалированию женского персонала (70% и более для многих предприятий). Как следствие, увеличивается кадровый документооборот и возникает дополнительная нагрузка на службу по подбору персонала.

Также насущной потребностью в розничной торговле была и остается оптимизация загрузки оборудования и персонала в течение года, месяца, недели, дня в соответствии со статистикой потребительского спроса.

При внедрении любых корпоративных информационных систем, безусловно, встает вопрос экономического эффекта и возврата инвестиций.

При внедрении на предприятии автоматизированной системы управления персоналом практически сразу происходит сокращение накладных расходов на содержание обеспечивающих служб, таких как: кадровые и расчетные группы, табельщики и др. За счет ликвидации рутинной составляющей работы ряда сотрудников кадровых служб, планово-финансовых управлений, расчетных групп  происходит их перепрофилирование на более квалифицированную управленческую и аналитическую деятельность. Что касается непосредственно процесса управления персоналом, то здесь, как я уже отмечал выше, за счет встроенного инструментария, сокращаются прямые затраты на поиск, оценку, расстановку, обучение и мотивацию работников предприятия.

2. Понятие и виды информационного обеспечения управления персоналом

 

Понятие информационной системы

На пользовательском уровне достижения информатики проявляются в создании и развитии информационных систем, обеспечивающих хранение и преобразование необходимых пользователю данных.

Информационная система (ИС) в целом - автоматизированная система, предназначенная для организации, хранения, пополнения, поддержки и представления пользователям информации в соответствии с их запросами.

Рассмотрим укрупненную функциональную схему информационной системы (рисунок 1.1)⁴.

 

1 - система организации, хранения и представления информации;

2 - система ввода, обновления и корректировки информации;

3 - система потребления информации.

Рис.1.1. Укрупненная функциональная схема информационной системы

Как видно из этой схемы, область определения любой информационной системы (предметная область) представляет собой некоторое информационное пространство, содержащее совокупность информационных объектов. Каждый из объектов может быть описан с точки зрения систем организации и хранения, ввода, обработки и поиска информации, систем потребления информации и взаимосвязей данного объекта с другими объектами рассматриваемой предметной области. В общем случае информационное пространство неоднородно, так как содержит информационные объекты, различающиеся по методам формирования, организации и пополнения информации.

Все преобразования информации, осуществляемые системой 1, можно свести к пяти основным процедурам: хранение, поиск, обработка, ввод, вывод. Первые три процедуры являются внутренними, а четвертая и пятая обеспечивают связь данной системы с объектами предметной области, т. е. источниками информации и внешней средой (потребителями информации). Таким образом, любая информационная система и обрабатываемая ею информация образуют сложную неоднородную систему, которая в свою очередь, является элементом еще более сложной глобальной системы "природа - человек - человеческая деятельность-общество".

Эффективность управления любой динамической системой (технологическим процессом, производством, процессом создания нового изделия и т. д.) во многом определяется тем, как организованы хранение, поиск, обработка и пополнение информации. Очевидно, что управление возможно только в той системе, в которой четко определены информационные связи как между отдельными элементами, так и с внешней средой. В этом случае обеспечиваются возможность координации деятельности различных подсистем, сопряжения данной системы управления с системами более высокого и более низкого уровней.

Информация, выдаваемая информационной системой потребителю, является одним из ресурсов, позволяющих повысить производительность труда и эффективность его деятельности. Важнейшим аспектом взаимоотношений потребителя и информационной системы является по возможности наиболее полное и рациональное удовлетворение информационной потребности пользователя, другими словами, обеспечение эффективного использования информационных ресурсов. Это, в свою очередь, предполагает доведение информации до потребителя в требуемом объеме, в заданные сроки и удобной для восприятия форме. Именно использование информационных ресурсов таким образом позволяет минимизировать расход всех других видов ресурсов (материальных, трудовых, финансовых, вычислительных) при информационном обеспечении потребителей.

Таким образом, информационные ресурсы представляют собой один из обязательных элементов, необходимых для осуществления любого вида человеческой деятельности: производства, управления, научных исследований, проектирования новой техники и технологии, подготовки и переподготовки кадров.

Системы (или подсистемы) информационного обеспечения входят в состав любой автоматизированной управляющей системы и являются ее важнейшими компонентами.

К числу ИС, имеющих самостоятельное значение, относятся информационно-поисковые (ИПС), информационно-справочные системы (ИСС) и информационно-управляющие системы (ИУС) различных видов. ⁵

Понятие информационного обеспечения.

Решение предметных задач невозможно без осуществления вспомогательных (обеспечивающих) видов деятельности, непосредственно не преследующих нормативно определенных целей, но необходимых для их достижения. Одним из таких видов деятельности является информационное обеспечение. Этим термином будем обозначать регулярную деятельность по получению информационного продукта или оказанию информационных услуг. Рассмотрим содержание и дадим определения основным компонентам понятия «информационное обеспечение».

Информационная потребность. Необходимость информационного обеспечения вызывается тем, что подавляющие число задач субъектов деятельности характеризуется информационной неопределенностью и возникает, когда состояние информированности сотрудников организации о значимых элементах окружающей действительности не позволяет результативно решать задачи предметной деятельности. Иными словами, несоответствие между фактическим и желаемым состоянием информированности порождает проблему получения информации определенного качества, т. е. информации, отвечающей потребностям предметной области. Из приведенных рассуждений следует, что информационная потребность — это определенное состояние субъекта предметной деятельности, возникающие в связи с необходимостью получения данных, обеспечивающих принятие решений в предметной деятельности. Или иначе: информационная потребность — осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.