Совершенствование информационного обеспечения в управлении персоналом магазина компании ОАО «Седьмой континент»

 

Продолжение таблицы 3.1

Этапы	Действия	Сроки, ответственные
3.Установка системы  и перенос данных	Установка системы в головном офисе, в магазинах, перенос данных из ИС «Парус» и ИС «Босс-кадровик»	Ноябрь 2011 г. Отдел ИТ ОАО «Седьмой континент»
4.Обучение персонала  компании работе в новой системе	Отправка на краткосрочные  курсы работников бухгалтерии, кадровиков, работников товарных отделов, отделов закупки, продаж, финансовой службы	Ноябрь-декабрь 2011 г. Кадровая служба ОАО  «Седьмой континент» Начальники отделов  компании Менеджеры магазинов
5. Запуск программы  и отладка	Начало использование  новой информационной системы, отладка при необходимости	Январь 2012 г. Отдел ИТ ОАО «Седьмой континент»

 

Собственно, стоимость самого программного обеспечения для такой крупной  компании с учетом его адаптации  и установки составит порядка 1,5 млн.рублей. А уже прочие затраты рассчитаем в следующем параграфе применительно к исследуемому в работе магазину.

3.2. Оценка экономической эффективности предлагаемых мероприятий

 

Внедрение новой информационной системы  управления персоналом потребует дополнительных затрат компании, в частности, и исследуемого магазина, поскольку необходимо установить и настроить программы на компьютерах, отладить систему, обучить сотрудников работы с ней.

И хотя эти затраты целиком будут  профинансированы из бюджета ОАО  «Седьмой континент», рассчитаем их применительно конкретно к исследуемому в работе магазину.

В таблице 3.2 представлен расчет этих затрат:

 

 

 

 

Таблица 3.2

Расчет затрат, связанных с переходом  на новую информационную систему  управления персоналом

Работы	Ответственный	Время, чел.часов	Средняя оплата за 1 чел.час	Затраты, руб.
Планирование работ, связанных  с внедрением системы в магазине	Менеджер магазина	12	312,5	3750,0
Обучение сотрудников (4 чел.)	Менеджер, начальник тов.отдела, оператор	120	190,2	22824,0
Установка и настройка  программы	Специалист по ИТ (из головного  офиса)	32	205,9	6588,8
Донастройка и отдладка	Специалист по ИТ (из головного  офиса)	8	205,9	1647,2
Всего				34810,0

 

С учетом расходов на социальные нужды (34%) эта сумма составит:

34 840 * 1,34 = 46 645,4 рублей

Таким образом, непосредственно для  магазина данное внедрение новой  информационной системы обойдется  достаточно недорого – в 46,6 тыс.рублей.

Далее проанализируем, насколько применение новой системы позволит сэкономить ресурсы организации, для чего составим следующую сравнительную таблицу двух систем:

Таблица 3.3

Экономия ресурсов времени при  изменении информационной системы  управления персоналом

Показатель	Действующая система	Предлагаемая система	Экономия времени
Ввод данных:
- затраты на 1 документ, мин.	4,5	3,5
- количество документов  в мес.	289	289
- время на ввод  документов, мин.	1300,5	1011,5	289
Вывод отчетов

Продолжение таблицы 3.3

Показатель	Действующая система		Предлагаемая система		Экономия времени
- затраты на 1 документ, мин.		2,5		2,2
- количество документов  в мес.		289		289
- время на вывод  документов, мин.		722,5		635,8	86,7
Выгрузка данных из "Босс-кадровик" в "Парус"
- затраты на 1 выгрузку, мин.		20		0
- количество выгрузок  в мес.		5		0
- время на выгрузку, мин.		100		0	100
Выгрузка данных из ИС магазина для ИС компании
- затраты на 1 выгрузку, мин.		35		15
- количество выгрузок  в мес.		30		30
- время на выгрузку, мин.		1050		450	600
Всего					1075,7

 

Как видно из приведенной таблицы, экономия времени в связи с новой системой, рекомендуемой к применению, позволит сэкономить в месяц 1075,7 минут времени работы сотрудников, непосредственно с ней связанных. При учете, что средняя зарплата за 1 рабочую минуту этих сотрудников 3,17 руб. (при среднечасовой – 190,2 руб.), и при ставке социальных отчислений в 34% получаем сумму экономии:

1075,7 * 3,17 * 1,34 = 4569,36 руб.

При учете того, что затраты для  магазина, рассчитанные в таблице 3.2, составили 46,6 тыс.рублей, они окупятся через:

46,6 / 4,6 = 10,2 месяца

Годовой эффект от внедрения системы  в виде экономии времени (выраженной в экономии оплаты труда) составит:

4569,36 * 12 = 54832,3 руб.

Разумеется, что сотрудники из магазина при этом сокращаться не будут. Просто, между ними более эффективно будут поделены обязанности, и у менеджера, в частности, появится больше времени уделить время вопросам кадровой работы, которая, как уже было выявлено в процессе анализа, имеет ряд недостатков.

То есть, внедрение новой информационной системы для магазина даст следующие результаты:

 

 

 

 

 

Рис.3.2 Предполагаемые результаты от совершенствования информационной системы магазина компании ОАО «Седьмой континент»

 

Однако, помимо собстенно использования  предлагаемой системы, компания ОАО  «Седьмой континент» может разработать и собственную систему, связанную с управлением персонала. Она могла бы включать:

- автоматический расчет премий  по магазинам и их сотрудникам;

- автоматический вычет ущерба (удержание  из заработной платы), вызванного  недостачей при проведении ревизий, сравнения учетных баз;

- возможность менеджеру магазина  в полуавтоматическом виде распределять  премию и вычеты за недостачи,  и на основании этого сразу  же выпускать приказ.

Разумеется, разрабатывать такую  систему «с нуля» нецелесообразно – лучше обратиться к фирмам, занимающимся вопросами перепрограммирования продуктов «1С» для разработки новых модулей и внедрения их в установленную программу.

Также для управления персонала  организации можно было бы разработать  специальную программу тестирования для проведения аттестации персонала (пока тестирование проводится в «бумажном» режиме), программу анкетирования сотрудников по поводу определенного сотрудника компании (для оценки его деловых качеств), возможно даже в и в режиме «онлайн» через закрытый доступ к сайту компании (где вход разрешен под логином и паролем только для персонала).

Разумеется, рассматриваемый в  работе магазин на внедрение таких  важных дополнений к информационному  обеспечению управления персоналом расходов не понесет, поскольку это непосредственная задача головной компании и ее кадровой и ИТ служб.

Таким образом, внедрение в рамках внедряемой системы «1С: Предприятие» ее модуля «1С: Зарплата и кадры» (как  новой информационной системы управления персоналом) позволит непосредственно исследуемому магазину при затратах в 46,6 тыс.рублей получить годовой эффект в 54,8 тыс.рублей, сэкономить ресурс времени работы, улучшить качество информации, ее вывода для анализа, что в итоге даст время руководителю магазина для совершенствования и развития системы управления персонала непосредственно в исследуемом магазине.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В ходе выполнения работы была достигнута ее основная цель и решены все задачи, поставленные во введении. В заключении сделаем несколько выводов по работе.

В первой главе были  рассмотрены теоретические аспекты  исследования информационного обеспечения системы управления персоналом. Было доказано, что в современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Управление персоналом представляет собой разнообразную деятельность специальных функциональных служб организации и линейных руководителей соответствующих производственных подразделений.

Информационная система (ИС) в целом - автоматизированная система, предназначенная для организации, хранения, пополнения, поддержки и представления пользователям информации в соответствии с их запросами.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

Квалифицированный персонал для современной компании является одним из основных производственных активов, а для некоторых отраслей – практически единственным. В этой ситуации не только привлечение, но и удержание лучших сотрудников становится ключевым направлением деятельности кадровых служб компаний.

Система автоматизации управления персоналом предлагает инструменты для ведения персональных данных сотрудников с формированием "личных карточек" и регистрации документов по учету персонала с формированием унифицированных форм кадрового учета. В числе базовых процессов, которые поддерживаются системой, также формирование графика отпусков, ведение сведений о трудовой деятельности сотрудников, персонифицированный учет персонала и подготовка статистических отчетов.

В рамках  аналитической глав был проведен анализ существующей системы управления персоналом на материалах одного из магазинов, расположенных на Рублевском шоссе, принадлежащих крупной торговой компании ОАО «Седьмой континент». В рамках проведения исследования мной была изучена информационная система, которая используется компанией ОАО «Седьмой континент» для  управления персоналом.

 Исследовано движение персонала в магазине. За анализируемый период выявлен прирост общей численности персонала на  33 человека, снижение коэффициента текучести в исследуемом магазине компании ОАО «Седьмой континент» является  значительным и свидетельствует об улучшении  использования трудовых ресурсов в организации.

Исследована действующая система  мотивации персонала в магазине, а также система оценки персонала  и набора персонала. Отмечено, что  в исследуемом магазине, как и в компании в целом,  мотивирующие воздействия на работника оказывают не только традиционные средства стимулирования (денежные и моральные), но и характеристики выполняемой работы. В исследуемом магазине, как и в целом в ОАО «Седьмой континент»,  оценка персонала проводится с применением таких методик, как распределение сотрудников по квалификационным группам, оценка потенциала сотрудника и оценка индивидуального вклада в процесс, проводится и аттестация персонала. Набор персонала в  исследуемом магазине не проводится – его проводит сама головная компания и ее кадровая служба, и процесс набора заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация подбирает более подходящих для нее работников. Наиболее предпочтительным методом   набора кадров в  ОАО «Седьмой континент»  является внутренний отбор, однако, торговый персонал набирается, разумеется, как менее квалифицированный, со стороны. Процесс адаптации новых сотрудников как менеджеров, так и управленческого персонала магазина (как и компании в целом) нуждается в корректировке и совершенствовании. В частности, в компании в целом и в магазине в частности нет документа, регламентирующего адаптацию персонала.

Действующая информационная система, связанная с управлением персоналом магазина (как и компании в  целом) имеет следующие особенности. В качестве основной на настоящий момент применяется ИС «Парус», имеющая несколько взаимосвязанных модулей, в том числе модуль по учету персонала, табельному учету и расчету заработной платы (то есть, кадровой работе). Но применение данного модуля не решает все задачи управления персоналом в компании, потому дополнительно к ИС «Парус» применяется программный комплекс «Босс-кадровик», позволяющий дополнительно к тем же функциям вести данные по повышению квалификации персонала, прохождению аттестации и т.п., и эти две системы связаны между собой, из «Босс-кадровик» данные поступают через дополнительный модуль в ИС «Парус». В целом отмечено, что такая система не является особенно удобной, как выявлены и иные программные недостатки, ухудшающие информационное обеспечение кадровой работы как в магазине в частности, так и в компании в целом. Потому предлагается усовершенствовать данное информационное обеспечение.