Совершенствование информационного обеспечения в управлении персоналом магазина компании ОАО «Седьмой континент»

Другими словами, под информационной потребностью будем понимать совокупность тех сведений (данных), которые необходимы для эффективного функционирования организации (подразделения, сотрудника). Содержание же любого объекта, как уже указывалось, определяется теми целями, для достижения которых он создается. Таким образом, первичным определяющим информационные потребности, являются цели функционирования организации.

Проблема определения, описания, измерения информационных потребностей сотрудников является одной из основных в комплексе проблем информационного обеспечения. Только определив характеристики информационной потребности пользователей, можно формулировать требования к информационному обеспечению, состав и функции информационной системы.

Цель информационного обеспечения.

Информационные потребности определяют цель информационного обеспечения, которая состоит в предоставлении сотрудникам (пользователям) информации требуемого качества в заданные сроки и в рамках действующих технической и организационно-штатной структуры организации, правового регулирования и финансирования. Понятие качества информации (информационного обеспечения) будет рассмотрено ниже.⁶

Субъект информационного обеспечения.

 В качестве субъекта информационного обеспечения организации могут выступать:

— специализированные подразделения, например информационные центры, технические и другие подразделения, предоставляющие доступ к информационным ресурсам или средствам коммуникации;

— сотрудники организации (при этом информационное обеспечение приобретает форму самообеспечения).

Объект информационного обеспечения.

Строго говоря, объектом информационного обеспечения является психофизиологическое состояние персональной или групповой информированности о значимых (т. е. входящих в компетенцию предметной деятельности организации) элементах окружающей действительности. Однако если исключить из рассмотрения вопросы, связанные с восприятием, уяснением, интерпретацией и представлением информации, то степень информированности определяется наличием качественной информации.

Такое упрощение возможно, т. к. в нашем курсе акцент делается на технико-организационных аспектах информационного обеспечения. Поэтому менее корректно, но вполне допустимо рассматривать в качестве объекта информационного обеспечения сотрудника или группу сотрудников организации, объединенных по какому либо признаку.

Среда информационного обеспечения. Структурирование важнейших компонентов является необходимым, но недостаточным условием понимания сущности деятельности, так как не учитывает ряда факторов, непосредственно не входящих в понятие, не создающих определенную обстановку (среду), в которой осуществляется деятельность.

Среду деятельности составляет сфера доминирования и неуправляемая сфера. В общем случае к сфере доминирования будем относить средства (ресурсы), которыми располагает субъект деятельности, на которые он может воздействовать.

Неуправляемую сферу образует группа элементов, на которые субъект деятельности не может воздействовать, но которые необходимо учитывать в виде ограничений. В рамках сферы доминирования и неуправляемой сферы определяется достаточный набор действий (процедур) для разрешения проблемы.

Схематичное представление информационного обеспечения организации как модель вход-выход приведено на схеме (Рис.1.2).

Рис.1.2. Схематичное представление информационного обеспечения организации как модель вход-выход

Информационные требования на различных уровнях управления

Информационные требования непосредственно зависят от конкретного уровня управления - стратегического, тактического, оперативного в соответствии с функциями высшего, среднего и оперативного персонала. Структурированные решения обычно принимаются на оперативном уровне, на тактическом - полуструктурированные, на стратегическом - неструктурированные. Чем выше уровень управления, тем больше неструктурированных решений, поэтому средства и методы формирования информации не одинаковы для всех уровней.

На стратегическом уровне требуются итоговые нерегламентированные отчеты, прогнозы и внешняя информация для разработки генеральной стратегии. На оперативном уровне требуются регулярные внутренние отчеты с детальным сравнением базисных и текущих показателей, помогающих отслеживать текущие операции. Таким образом, информационные системы должны отвечать требованиям соответствующих уровней и предоставлять им любую нужную информацию.

Информационные требования различных функций управления

Менеджмент (управление) традиционно описывается как процесс руководства, включающий управленческие функции: планирование, организацию, управление персоналом, руководство (мотивацию) и контроль. ИС обеспечивают менеджера данными для выполнения всех функций управления.

Для планирования ИС предоставляют данные и модели планирования, информацию о внутреннем состоянии и внешнем окружении. Для поддержки функции планирования необходимо наличие телекоммуникаций, специальных проблемно-ориентированных пакетов прикладных программ или универсальных модулей офисных систем с электронными таблицами и СУБД. Программные средства должны обеспечивать методы анализа “что, если”, корреляционный и регрессионный анализ, обработку статистических данных, средства анализа и прогнозирования на основе трендов, средства оптимизации.

В управлении персоналом, наиболее эффективными являются информационные системы (модули ИС) на основе СУБД, которые должны иметь соответствующую информационно-логическую структуру и позволять мониторинг карьеры и профессионального роста отдельных сотрудников, позволяя обрабатывать результаты тестирования при периодической аттестации кадрового состава организации.

Для руководства организацией, кроме электронной почты, имеются различные пакеты для поддержки документооборота и самоменеджмента, а также мультимедийные средства коллективного общения.

При осуществлении контроля без ИС практически невозможно разработать адекватную реакцию на отклонение от прогнозируемых результатов и вносить коррективы в деятельность организации, поэтому при внедрении ИС организации обеспечение функций контроля производится в первую очередь.

Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

3. Практика применения разных видов информационного обеспечения в управлении персоналом на современных торговых фирмах

 

Квалифицированный персонал для современной компании является одним из основных производственных активов, а для некоторых отраслей – практически единственным. В этой ситуации не только привлечение, но и удержание лучших сотрудников становится ключевым направлением деятельности кадровых служб компаний. Качественно управлять человеческими ресурсами позволяют системы автоматизации управления персоналом, поддерживающие все процессы кадрового управления:⁷

• Привлечение и удержание специалистов
• Мотивационные программы
• Программы по повышению квалификации, обучение сотрудников
• Стратегическое планирование организационных изменений
• Поддержка законодательных и внутрикорпоративных правил

В соответствии с корпоративными целями управление персоналом позволяет компании достичь сокращения затрат за счет увеличения эффективности и продуктивности работы, расширить инновационную деятельность, повысить удовлетворенность клиентов, обеспечить целостность бизнес-процессов. А система автоматизации управления персоналом позволяет упростить и повысить эффективность этой деятельности.

Решение по управлению человеческими ресурсами предоставляет полную функциональность для поддержки всех HR-процессов. Помимо базовых – кадровый учет, организационный менеджмент, расчет заработной платы, учет отработанного времени – решение позволяет управлять талантами (tаlеnt mаnаgеmеnt), планировать кадровые ресурсы, вести аналитику по персоналу.

Управление организационной структурой компании позволяет решать все задачи, стоящие перед отделом организационного планирования: расчет необходимой численности персонала и расчет стоимости оснащения рабочих мест, ведение штатного расписания на основании организационной структуры, ведение каталогов компетенций и профилей должностей с привязкой к конкретным штатным позициям, планирование затрат на персонал.

Система автоматизации управления персоналом предлагает инструменты для ведения персональных данных сотрудников с формированием "личных карточек" и регистрации документов по учету персонала с формированием унифицированных форм кадрового учета. В числе базовых процессов, которые поддерживаются системой, также формирование графика отпусков, ведение сведений о трудовой деятельности сотрудников, персонифицированный учет персонала и подготовка статистических отчетов.

Инструментарий решения позволяет анализировать и контролировать штатное расписание, автоматически рассчитывать тарифные сетки, виды оплат, классификаторы льгот. В функциональность решения заложены возможности по ведению производственного календаря, графиков работ. Поддержка мотивационных программ реализована через инструменты управления премированием и нематериальным стимулированием.

Решение по управлению персоналом позволяет значительно упростить процесс расчета заработной платы. Система позволяет автоматизировать расчет основных начислений на основании данных о фактически отработанном времени, расчет надбавок, доплат и удержаний, расчет среднего заработка, пособий и отпусков. Функциональность системы автоматизации управления персоналом также позволяет управлять распределением заработной платы, в том числе налогообложением и отчислениями в различные фонды.

Рассмотрим некоторые из применяемых систем⁸

1. БОСС-Кадровик

БОСС-Кадровик позволяет:

• планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;
• производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;
• вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;
• рекрутинг персонала на вакантные должности;
• ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.

За тринадцатилетний период развития система БОСС-Кадровик прошла путь от заказной разработки в области учета кадров и расчета заработной платы до тиражной полнофункциональной системы управления персоналом, которая успешно используется сотнями российских предприятий практически всех отраслей, включая организации федерального масштаба и государственный сектор управления.

Система БОСС-Кадровик предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам

2. АиТ:\Управление персоналом

Программа АиТ:\Кадры обеспечивает поддержку развернутого досье сотрудника, формирование штатного расписания и штатной расстановки, а также подбор сотрудников на штатные единицы и анализ их соответствия; документооборот персональных приказов; прием, перевод и увольнение работников; планирование аттестации и графиков отпусков.

Режим "Штатное расписание" позволяет работать в условиях организационной структуры любого типа, поддерживает ведение многоуровневой структуры предприятия с произвольным числом уровней и группировкой подразделений по филиалам.

Модуль поддерживает хранение любых сведений о кадрах; ведение данных по сотрудникам осуществляется в форме кадровых карточек.

АиТ:\Кадры обладает широкими возможностями поиска и статистического анализа данных по персоналу. Существует возможность формирования запросов с помощью фильтров для отбора кадровых карточек по одному или совокупности нескольких условий, задаваемых пользователем.

АиТ:\Кадры позволяет вести специализированное кадровое делопроизводство; создаются и печатаются приказы по персоналу. Регистрация или удаление приказа сопровождается автоматическими изменениями в кадровой карточке сотрудника, штатном расписании, а также в модулях Табельный учет (приказы об отпусках) и Зарплата (приказы об изменении оплаты труда).

В модуле АиТ:\Зарплата осуществляется окончательный расчет заработной платы и полный анализ затрат на персонал. Данный модуль обеспечивает расчет начислений и удержаний любой сложности, универсальный справочник позволяет создавать любые произвольные начисления.

Программа Зарплата полностью соответствует действующему законодательству.

АиТ:\Зарплата интегрирован с такими финансовыми системами, как: "1С:Бухгалтерия", "Ерiсоr", "Алеф.Бухгалтерия", "Инфо-бухгалтер", "Магнат-предприятие", "Турбо Бухгалтер", "Фолио" и др., что позволяет передавать всю необходимую информацию о затратах на персонал с детализацией и группировкой данных по любым параметрам.