Совершенствование информационного обеспечения в управлении персоналом магазина компании ОАО «Седьмой континент»

Сама компания, как и ее магазин, который исследован в работе, на стадии своего становления использовала простую и надёжную информационную базу RS-Баланс, которая ещё работала в DОS оболочке. Её быстрота в работе и простота в техническом обслуживании, дала возможность компании не уделять много времени в обучении нового персонала этой программе. Сервер не требовал частого обслуживания и при ежедневной архивации всей базы данных, практически исключал проблемы с несчастными случаями потерей данных. У каждого сотрудника имелся пароль, и с любого компьютера в приделах локальной сети, он мог работать в своей базе.

За десять лет, компания шагнула далеко вперёд.  Программа RS-Баланс, уже не могла справляться с функционалом и с новыми задачами. Руководство компании приняло решение о смене старой программы на новую. Как правило, услуги по внедрению систем предлагают и сами компании - разработчики, и консалтинговые компании, специализирующиеся в области информационных технологий. Информация о том, какие компании могут помочь при внедрении конкретной системы, всегда доступна на Интернет - сайте компании - разработчика.

В настоящее время российский рынок информационных систем представляет немало продуктов, которые позиционируются как "системы анализа финансового состояния предприятия" и позволяющих пользователям оценить результаты деятельности компаний по данным бухгалтерской отчетности. Они различаются как по спектру задействованных показателей, так и по реализованным в них подходам к решению основных задач анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. В этих условиях перед потенциальными пользователями стоит нелегкая проблема выбора средства, которое могло бы наилучшим образом решить его проблемы. Чтобы облегчить решение этой проблемы рассмотрим в качестве примера четыре отечественные системы, которые помогают решать наиболее типичные задачи финансового анализа. Такими системами являются "ИНЭК-АФСП" (далее АФСП) фирмы "ИНЭК", "Альт-Финансы" фирмы "Альт", "Аudit Ехреrt" фирмы "Про-Инвест-ИТ" и "АБФИ-Предприятие" фирмы "Вестона". Они предназначены для выполнения комплексной оценки деятельности предприятия, выявления основных тенденций его развития, расчета базовых нормативов для планирования и прогнозирования, оценки кредитоспособности предприятия.

Использование программных продуктов серии "Аналитик" дает возможность получить ответы на вопросы: насколько хорошо работает предприятие, его потенциал и перспективы.

Они помогают руководителям и специалистам:

• выявить  финансовые проблемы предприятия;
• спланировать несколько вариантов деятельности;
• оценить эффективность работы структурных подразделений или служб предприятия;
• выбрать наиболее перспективные направления деятельности;
• подготовить представительские документы для привлечения дополнительных финансовых средств;
• оценить целесообразность реструктуризации предприятия.

Основной ценностью программных продуктов серии "Аналитик" является то, что их используют в своей работе и сотрудники предприятия для проведения качественного внутреннего анализа деятельности своих организаций; и специалисты, осуществляющие внешнюю оценку и анализ состояния предприятий и их перспектив. Такая двойственная направленность программ позволяет предприятием, нуждающимся в финансовых вложениях и организациям, оказывающим данную поддержку "разговаривать на одном языке". Поэтому представительские документы, разработанные при помощи программных продуктов серии "Аналитик" (бизнес - план, план финансового оздоровления, ТЭО кредита, антикризисная программа, инвестиционный план, план реструктуризации предприятия и др.), принимаются значительным количеством крупных компаний.

Состав программных продуктов серии "Аналитик" подобран таким образом, чтобы, в зависимости от стоящих перед предприятием задач и его финансовых возможностей, чтобы компания смогла подобрать соответствующий инструмент решения тех или иных финансово - экономических проблем.

Преимуществом программ данной серии является использование в качестве исходной информации российских стандартов бухгалтерского учета. Результаты анализа и планирования представлены как в российских, так и в зарубежных стандартах.

Рассмотрим более подробно применение информационной системы  в магазине.

Действующая в настоящее  время «Система управления ПАРУС» изначально строилась как комплексная система автоматизации управления. Именно как комплексная и для автоматизации управления. Система характеризуется четким разграничением оперативно-управленческих и учетных задач при полной их интеграции на уровне единой базы данных и соблюдении принципа однократности ввода исходной информации.

«Система управления ПАРУС» - это распространенный, но на сегодняшний день уже не новый программный продукт. Состав приложений (модулей) «Системы управления ПАРУС» и их функциональное объединение в подсистемы обусловлено объективным наличием четырех основных бизнес-направлений (бизнес-сфер) деятельности магазнна ОАО «Седьмой континент», (см. таблицу 2.22)

Таблица 2.22

Элементы информационной системы «Парус» в магазине ОАО «Седьмой континент»

Бизнес-направления	Приложения "Системы управления ПАРУС"
1. Управление финансами	Финансовое планирование
	Бухгалтерский учет
	Консолидация
2. Маркетинг и логистика	Маркетинг (клиенты)
	Закупки
	Склад
	Закупка
	Продажа
3. Управление торговлей	Учет затрат и издержек

 

 

 

 

 

Продолжение таблицы 2.22

Бизнес-направления	Приложения "Системы управления ПАРУС"
	Технико-экономическое планирование
	Техническая подготовка торговли
4. Управление персоналом	Учет персонала
	Табельный учет рабочего времени
	Расчет заработной платы

 

Таким образом, в рамках данной системы  проводится и работа, связанная с  управленеим персоналом:

- учет персонала (хранение персональных  данных, приказов по персоналу);

- табельный учет рабочего времени  (формирование табелей рабочего  времени, которые далее позволяют рассчитать заработную плату сотрудников);

- расчет заработной платы (на  основе данных табельного учета,  персональных данных, данных по  приказам (по установленному окладу).

Схему работы данных модулей действующей  информационной системы можно представить следующим образом:

 

 

 

 

Рис.2.11. Взаимодействие модулей в  ИС «Парус», связанных с кадровой работой

Далее, данные кадрового учета и  расчета заработной платы участвуют  в работе остальных модулей информационной системы (связанных с бухгалтерским учетом, налоговой отчетностью, отчетностью в ПФР и ФСС). Также на основе данных информационной системы возможно формирование справок (2-НДФЛ) по каждому из сотрудников, которые включены в справочник (в модуле «Учет персонала»).

Также можно отметить особенность информационной системы, применяемой в магазине, в том, что данные периодически передаются в центральный офис компании для формирования отчетности в целом по организации.

3. Проблемы в применении информации и информационного обеспечения в управлении персоналом магазина ОАО «Седьмой континент»

 

Как уже было отмечено в предыдущем параграфе, в магазине (и в ОАО  «Седьмой континент» в целом была установлена информационная система  «Парус», позволяющая учитывать  персонал, проводить табельный учет и рассчитывать заработную плату. Однако, в работе данной системы было выявлено значительное количество недостатков, а именно:

- неудобный механизм отслеживания  движения персонала (нет соответствующих  отчетов, их моделей);

- отсутствие детализации решений  по управлению персионалом (информации по прохождению аттестации, повышению квалификации и т.п.);

- сложности в расчете заработной  платы, если начисляется премия  персоналу;

- сложности в расчете заработной  платы, связанной с вычетами  из заработной платы матерально-ответственных лиц (не предусмотрены такие операции в ИС «Парус», что предполагает перепрограммирование модулей – вмешательство в процессы).

Именно поэтому в организации  в целом и в данном магазине в частности применяется дополнительная программа для решения данных задач. В качестве автоматизированной системы информационного обеспечения управления персоналом в компании на сегодня применяется  система БОСС- Кадровик.

БОСС-Кадровик - автоматизированная система управления персоналом, позволяющая оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях.

Применяемый в дополнение к ИС «Парус»  система «БОСС-Кадровик» позволяет:

• планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;
• производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;
• вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;
• рекрутинг персонала на вакантные должности;
• ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.

Две системы  дополнительным программным модулем  объединены, что позволяет получать данные из одной системы в другую (из «Босс-кадровика» в «Парус»). Само по себе данное решение не является столь удобным, поскольку данные нужно каждый раз синхронизировать. Это изображено на рис.2.12:

 

 

Рис.2.12. Действующая  информационная система управления персоналом

Выделим и остальные недостатки использования представленной в работе системы для исследуемого магазина  компании ОАО «Седьмой континент»:

1. Большинство проблем связано с тем, что программа работает на основе плоских (двумерных) таблиц.
2. Программа не позволяет нескольким пользователям одновременно использовать одну и ту же форму
3. Обеспечение корректности данных. Легко допустить ошибку в формуле, но потом ее трудно найти и исправить.
4. Отсутствие контроля внесенных изменений. Программа не отслеживает, кто и когда вносил правки в те или иные таблицы. Поэтому восстановить историю работы с данными невозможно.
5. Управление файловой структурой данных. Это система «книг» и таблиц, связанных ссылками.
6. Ограниченные возможности разделения доступа. Невозможно защитить те или иные массивы данных от доступа нежелательных лиц.
7. Ограничения на объем данных. При достижении «критической массы» данных работа с таблицами замедляется и становится трудновыполнимой.

Таким образом, можно выделить три основным проблемы системы компании, которые решает внедрение системы новой информационной системы управления персоналом:

1. Трудности в эксплуатации (трудности в моделировании, корректности и контроле данных)
2. Трудности в управлении файловой структурой (занимают большой объем)
3. Ограниченные возможности (ограничения на доступ и объем данных)

Основной недостаток данной системы для исследуемого магазина состоит  в том, что она не имеет возможностей интеграции с другими сторонами менеджмента в компании (финансовой, контрольной и т.д.). Для компании  же на данном этапе необходима единая интегрированная система автоматизации, которая будет отвечать за  комплексные управленческие решения, в том числе за систему управления   персоналом. Поэтому в рамках третьей главы для магазина предложено внедрение системы 1С.

Ежегодный прирост оборота магазина говорит о  стабильности его работы. Несмотря на стабильные позиции на рынке, компания пытается идти в ногу со временем. Поэтому, смотря на активное развитие филиальной сети по России, возникает ряд технических проблем уже даже с новыми системами автоматизации.

Самым главным «врагом» любой торговой компании (компании у которой есть филиалы по России), является расстояния, и разница во времени. В отличие от Европы, расстояние между городами России может доходить до 7 000 км. А разница во времени может доходить до 8 часов. По этому очень сложно синхронизировать базы данных между городами. Например: документ (накладная и счёт фактуры) был выписан первого числа, а клиент получит товар пятнадцатого числа. Получается, пока из  одной базы данных товар попадает в другую, он существует только на документах (печатном носителе).  Соответственно остро встаёт вопрос с учётом расхода и прихода товара на склад компании. По этому необходимо, чтобы информационная база работала в реальном времени и объединяла данные различных филиалов.

Именно таким решением становиться внедрение  программы 1с: Предприятие.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении в исследуемой организации:

- отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

- необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

- необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

- сопротивление сотрудников предприятия;

- временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы;

 Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.