Бухгалтерский учет

Тема:  «Учет денежных средств»

1.                   Учет денежных средств и операций на расчетном, валютном и специальных счетах предприятия.

2.                   Учет кассовых операций. Учет денежных средств в пути.

Вопрос 1. Учет денежных средств и операций на расчетном, валютном и специальных счетах предприятия

Бухгалтерский учет – стоимостной учет, где все хозяйственные измерители приводятся к единому денежному измерителю. В процессе производства денежные средства совершают кругооборот, изменяя свою форму, и на определенную дату показывают остаточную сумму (сальдо), которая характеризует наличие свободных денежных средств, но не отражает происхождения их, то есть источники. В связи с этим, судить о благополучии предприятия по наличию сальдо нельзя: лишь анализ других показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятия, соизмерение источников денежных средств с их назначением и отражение по структуре показывает истинное состояние дел на предприятии.

Денежные средства:

1.  Валюта Республики Беларусь.

2.  Иностранная валюта.

3.  Денежные средства, которые находятся в пути, денежные документы.

Денежные средства учитываются в бухучете на следующих синтетических счетах (Раздел 5. Денежные средства типового плана счетов бухгалтерского учета): №50 «Касса»; №51 «Расчетный счет»; №52 «Валютный счет»; №55 «Специальные счета в банках»; №57 «Переводы в пути»;

Все эти счета активные, так как это – оборотные активы предприятия.

Предприятия  свои денежные средства должны хранить в учреждениях банка, которые являются посредником при расчетах предприятия.

Банками считаются учреждения, созданные для привлечения денежных средств и размещения их на условиях возвратности, платности и срочности. Банковская система РБ состоит из НБ РБ и сети коммерческих банков (государственных и частных). Отношения между банками и их клиентами строятся на договорной основе.

Расчеты денежными средствами производятся различными путями:

-                      наличными;

-                      ценными бумагами;

-                      безналичными.

Большая часть расчетов организациями в процессе своей хозяйственной деятельности осуществляется безналичным путем, т. е перечислением денежных средств со счета плательщика на счет покупателя. Безналичный расчет производится при помощи различных банковских операций, то есть при кредитных и расчетных, замещающих наличные средства в обороте.

Основными задачами учета денежных средств являются:

1.  Своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств.

2.  Повседневный оперативный контроль за сохранностью наличных денег и ценных бумаг в кассе предприятия.

3.  Контроль за использованием денег строго по целям.

Каждая организация, имеющая самостоятельный баланс, наделенная собственными средствами и зарегистрированное в установленном порядке открывает в банке расчетный счет для хранения свободных денежных средств и производства расчетов. Для его открытия предприятие в банк предоставляет документы:

1.       Заявление на открытие расчетного счета.

2.       Копии документов о государственной регистрации предприятия (заверенные).

3.       Копии, заверенных учредительных документов (устав, учредительный договор).

4.       Документ о регистрации в налоговой инспекции (извещение о присвоении учетного номера налогоплательщика).

5.       Справка о регистрации в ФСЗН в качестве налогоплательщика.

6.       Банковские карточки с образцами подписей (директора и главного бухгалтера) и оттиском печати, заверенные нотариально.

С расчетного счета банк выплачивает обязательства, расходы и поручения организации, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению или списанию денежных средств банк производит на основании письменных распоряжений  владельцев счета (денежный чек, платежное поручение, объявление на взнос наличными, вексель, аккредитив) или с их согласия (акцепта) – оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Имеются исключения, когда банк в бесспорном порядке (без согласия плательщика)  может списать суммы со счетов клиента по решению:

1.       Финансовых и налоговых органов.

2.       Государственного арбитража.

Бесспорный порядок списания средств с расчетного счета плательщика производится также на основании требования поставщика, в верхней части которого делается запись «Без акцепта». Такое требование может выставляться за: газ, воду, электроэнергию, тепловую энергию, почтово-телеграфные расходы и др.

Пользуясь услугами банка, предприятие ежедневно или в дни движения денежных средств получает из банка выписки по расчетному счету – перечень произведенных за отчетный период операций с указанием сумм с приложением соответствующих денежно-расчетных документов , подтверждающих записи. Храня денежные средства предприятия, банк является его должником, поэтому остатки средств на счете и поступления на счет банк записывает в выписке по кредиту. Списание денег по счету идет по дебету. Обрабатывая выписку банка, бухгалтерия предприятия сальдо и поступившие суммы записывает по дебету, списанные суммы  по кредиту. В выписке указываются начальный (входящий) остаток по счету, суммы операций по дебету и кредиту  конечный (исходящий) остаток на день движения денежных средств на расчетном счете. Владелец текущего счета обязан письменно сообщать учреждению банка об ошибочно проведенных по текущему счету суммах в установленные сроки. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Выписка банка является основанием для заполнения счетного регистра, то есть является первичным документом. Для синтетического учета операций по расчетному счету служит счет 51.

В Д 51 «Расчетный счет» записываются поступления денежных средств бухгалтерскими записями К 50, 62, 76, 66, 67, 68, 69 и др.

По К 51 «Расчетный счет» отражают списание денежных средств с расчетного счета бухгалтерскими записями Д 60, 68, 69, 66, 67, 76 и др.

Для отражения оборотов по кредиту 51-го счета служит журнал-ордер №2, для отражения оборотов по дебету служит ведомость №2. Развернутая сумма по дебету записывается в главной книге.

Учет операций по валютному счету.

Валютный счет предназначен для учета денежных средств в иностранной валюте. Если расчетный счет можно открыть в любом банке, валютный – в банке, который имеет генеральную лицензию на открытие валютных счетов.

Для открытия валютного счета в банк предоставляются те же документы, что и для расчетного счета. Иностранная валюта в бухгалтерии учитывается на счете № 52 «Валютный счет». Если организация имеет валюту разных государств, ведется аналитический учет по видам валюты.

Учет средств на валютных счетах ведется в иностранной валюте  и национальной валюте (рублях) РБ по курсу Национального банк РБ. В балансе отражается Рублевый эквивалент иностранной валюты по курсу Национального банка РБ на момент составления отчетности.

Для осуществления безналичных операций по валютному счету используются те же денежно-расчетные документы, что и при перечислениях с расчетного счета (платежное поручение платежное требование, расчетный чек).

Учет валютных средств ведется на счете № 52 «Валютный счет». По Д 52 отражается поступление денежных средств в иностранной валюте, а также рублевый эквивалент этой валюты. По К 52 отражается списание денежных средств в иностранной валюте, а также рублевый эквивалент этой валюты. После проведения безналичных операций по валютному счету банк предоставляет организации выписку о поступлении (снятии) средств на счет, в которой указаны сумма поступившей (снятой) валюты и  курс Национального банка РБ на момент совершения сделки.

При изменении курса иностранной валюты к национальной валюте РБ, в организациях производится переоценка валютных средств, дебиторской и кредиторской задолженностей в валюте. Курсовые разницы на валютных счетах относят на финансовый результат деятельности предприятия.

Все предприятия, имеющие иностранную валюту, обязаны продавать ее часть по существующему специальному курсу НЦ РБ. Имеется специальная инструкция, которая обязывает продавать 30% валютной выручки. Сначала вся иностранная валюта зачисляется на транзитный валютный счет, затем производится разблокировка транзитного счета (продажа 30% валюты со счета), оставшаяся валюта зачисляется на текущий счет.

Средства, находящиеся на транзитном валютном счете не подлежат процентовке.

Выписка служит основанием для заполнения журнала-ордера № 2, только для валютного счета.

Учет денежных средств на специальных счетах в банке.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств на особых счетах, а также целевого финансирования в той части, которая подлежит обособленному хранению предусмотрен счет 55 «Специальные счета в банках». К счету № 55 предусмотрены субсчета:

- 55/1 «Аккредитивы»;

- 55/2 «Чековые книжки»;

- 55/3 «Депозитные счета в денежной единице РБ»;

- 55/4 «Депозитные счета в иностранной валюте РБ»;

- 55/5 «Специальный счет средств целевого финансирования»;

- 55/6 «Текущий счет филиала»;

- 55/7 «Банковские карты».

Эти счета открываются, если предприятия в договоре с другими предприятиями оговаривают именно такие формы расчета.

Зачисление средств на специальные банковские счета отражается по Д 55. Использование депонированных на специальных счетах средств отражается по К 55.

Расчеты аккредитивами применяются в тех хозяйственных операциях, если поставщик не уверен в получении средств от покупателя за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Открывается аккредитив покупателем для расчетов с поставщиком за счет собственных средств организации или за счет полученного кредита путем депонирования указанной в заявлении на аккредитив суммы на специальном счете. Бухгалтерские записи:

Д 55/1 К 51- депонирование суммы на аккредитив, выставленного за счет средств предприятия.

Д 55/1 К 66/1, 67/1 – открытие аккредитива, выставленного за счет кредитов банка.

Д 60 К 55/1 – погашение задолженности поставщику за поставленные ценности за счет открытого аккредитива.

Д 51 К К 55/1, 66/1, 67/1 – возвращение неиспользованного остатка аккредитива на те счета, за счет которого он был открыт.

Удобной формой безналичных расчетов за товары и услуги являются расчеты чеками из лимитированной чековой книжки. Преимущество в том, что отгрузка продукции совпадает с временем оплаты.  Для получения чековой книжки организация представляет в банк заявление-обязательство и поручение для депонирования средств и др. документы. При депонировании средств на сумму чековой книжки на специальном субсчете 55/2 «Чековые книжки» в бухгалтерском учете отражается запись Д 55/1 К 51,52. Полученная  организацией чековая книжка учитывается в составе бланков строгой отчетности по дебету забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности» по каждому виду бланков и по местам их нахождения . В бухгалтерии передача чековой книжки под отчет работнику и возврат ее после в организацию после расчетов с поставщиками и подрядчиками отражается записями:

К 006 – на сумму выданной чековой книжки;

Д 006 – на сумму остатка средств на чековой книжке после расчетов с поставщиками и подрядчиками.

На балансовых счетах при осуществлении расчетов посредством чеков из чековой книжки в бухгалтерии отражаются записи:

Д 10 (41, 15 и др.) К 60 – на стоимость материалов, полученных от поставщика, с которым оплата произведена посредством чека.

Поставщик полученные чеки представляет в обслуживающее отделение банка для оплаты. Банк поставщика пересылает в банк плательщика, в котором зарегистрированы средства для оплаты по чековой книжке, чек для оплаты. На сумму оплаченных чеков банк предоставляет плательщику выписку, и в бухгалтерии покупателя (заказчика) формируется запись:

Д 60 К 55/2 – на сумму чека, выписанного работником организации (подотчетным лицом) и предъявленного представителю поставщика в оплату за полученные товарно-материальные ценности, оказанные услуги.

Для хранения в банке свободных денежных средств в валюте РБ или иностранной валюте на условиях срочности, возвратности и платности организацией открываются соответственно субсчета 55/3 «Депозитные счета в официальной денежной единице Республики Беларусь» и 55/4 «Депозитные счета в иностранной валюте». При размещении денежных средств на депозитном счете  организация начисляет и контролирует поступление процентов по договору банковского вклада. По окончании срока действия договора банковского вклада денежные средства возвращаются с депозитного счета на расчетный или валютный счет.

Бухгалтерские записи:

Д 55/3 К 51 – размещение денежных средств в национальной валюте РБ;

Д 55/4 К 52 – размещение денежных средств в иностранной валюте;

Д 76/4 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам» К 91/1 «Операционные доходы» - начисление доходов, причитающихся организации к получению;

Д 51, 52 К 76/4 – поступление в организацию процентов (доходов) по депозитному вкладу;

Д 51 К 55/3 – возвращение денежных средств в национальной валюте РБ;

Д 52 К 55/4 – возвращение денежных средств в иностранной валюте.

Для обособленного хранения, наличия и движения (расчеты с поставщиками за товары и услуги) денежных средств целевого финансирования вводится счет 55/5 «Специальный счет средств целевого финансирования».

Бухгалтерские записи:

Д 55/5 К 86 «Целевое финансирование» - поступление на специальный счет средств целевого финансирования;

Д 60 К 55/5 – расчет с поставщиками за товары и услуги средствами целевого финансирования.

При наличии в организации филиалов и представительств для которых открываются в отделениях банков специальные счета для осуществления текущих расходов, вводится субсчет 55/6 «Текущий счет филиала».

Бухгалтерские записи:

Д 55/6 К 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - поступление денежных средств от покупателей продукции (работ, услуг), произведенной филиалом;

Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К 55/6 – погашение задолженности поставщикам за поставленные ценности (работы, услуги);

Д 50 К 55/6 – получены наличные деньги в кассу организации для выплаты заработной платы, на хозяйственные нужды или командировочные расходы;

Д 51 К 55/6 – перечислены денежные средства с текущего счета филиала на расчетный счет организации.

Субсчет 55/7 «Банковские карты» применяется при использовании организацией корпоративных банковских карт для осуществления расчетов за товары и услуги. Банковские карточки предназначены для проведения безналичных платежей за товары и услуги, получения наличных денег, а также для осуществления других операций с помощью банков.

Бухгалтерские записи:

Д 55/7 К 51 – резервировании средств и получение пластиковой банковской карточки;

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 55/7 – получение наличных денежных средств подотчетным лицом с карт-счета.

Д 60 К 55/7 – расчет  с организациями торговли и сервиса посредством банковской карточки.

Вопрос 2. Учет кассовых операций. Учет денежных средств в пути.

Организации обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.  В отдельных случаях организации участвуют в процессе налично-денежного обращения, при оплате труда сотрудников, закупке ТМЦ, выдаче авансов на командировочные расходы и др. Для хранения, приема и расходования наличных денег предприятие имеет кассу, все операции по которой ведутся кассиром, который является материально-ответственным лицом и не может передоверять, кому бы то ни было, выполнение своих обязанностей. Для этого предприятие заключает с ним договор. На крупных предприятиях право использования обязанностей кассира не распространяется на главного бухгалтера или любого другого работника бухгалтерии. Для малых предприятий делается исключение, а именно: бухгалтер и кассир могут совмещать свои обязанности.

Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами утверждены Постановлением правления Национального банка РБ от 26. 03. 2003 г. № 57, с изм. и доп. по состоянию на 27. 11. 2006 г.

Предприятие может иметь в своей кассе наличные в пределах лимита. Лимиты устанавливаются учреждениями банков по согласованию с руководством предприятия на основе расчета-заявки по установленной форме. Если в кассе денег больше предела, то они в обязательном порядке подлежат сдаче в обслуживающие учреждения банков. Имеются дни, когда допускается превышение лимитов  в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, то есть в дни выдачи заработной платы, авансов (2 раза в месяц).

Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций и оказании услуг организация обязана проводить с применением кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, которые подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения организации.

Сдача денег в банк оформляется специальным документом, который называется «объявлением на взнос наличными». В этом документе указывается: кем сдаются деньги и что это за деньги (выручка от реализации, уставный капитал, оплата за обучение  и др.) На принятые деньги банк выдает квитанцию, заверенную подписью бухгалтера банка и круглой печатью. На основании этой квитанции кассир списывает деньги по кассе. Свидетельством того, что деньги поступили на ваш счет, является ордер, выданный банком.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, которые являются бланками строгой отчетности. При приеме денег в кассу выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. Если деньги выдаются из кассы – то по расходно-кассовому ордеру. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером  и до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Все приходно-расходные кассовые ордера имеют номер, который является сквозным в течение отчетного года. Никакие исправления, помарки не допускаются в кассовых документах.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятие учитывает в Кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи производятся кассиром сразу же после получения (выдачи) денег по каждому ордеру или другому документу. Записи ведутся в двух экземплярах (под копирку). Первый (неотрывной) остается в Кассовой книге, а второй отрывается. Ежедневно, в конце рабочего дня (на малых предприятиях – 1 раз в несколько дней – при небольших оборотах), кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующие числа и передает в бухгалтерию второй экземпляр в качестве отчета вместе с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Подчистка и незаверенные исправления в Кассовой книге запрещаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Кассовая книга и документы, подтверждающие проведение денежных расчетов должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее трех лет при условии завершения ревизии после проведения налоговой проверки.

Каждое предприятие обязано производить инвентаризацию в кассе не реже одного раза в квартал перед составлением квартальной отчетности. Хранить в кассе деньги, не принадлежащие предприятию, запрещается.

К организациям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством.

Для обобщения информации о наличии и движении наличных денег предназначен синтетический учет по кассе ведется на активном счете № 50 «Касса». При журнально-ордерной форме все кассовые операции по кредиту 50 счета отражаются в журнале-ордере № 1. Основанием для заполнения журналов-ордеров и ведомости служат отчеты кассира. Каждому отчету кассира в журнале-ордере и ведомости отводится одна строка, независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. В кассе также могут храниться ценные бумаги и бланки строгой отчетности, например путевки, трудовые книжки и пр. Ценные бумаги, хранимые в кассе, учитываются на счете № 58. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006.

К счету № 50 могут быть отукрыты субсчета:

- 50/1 «Касса организации»;

- 50/2 «Оперативная касса»;

- 50/3 «Денежные документы»;

- 50/4 « Валютная касса»

- 50/5 «Касса филиала» и др.

В Д 50 записываются поступления, а по К 50 отражают выдачу денежных средств и денежных документов  в кассу организации.

На субсчете 50/1 «Касса организации» учитывается движение наличных денежных средств в кассе организации в национальной валюте.

На субсчете 50/2 «Операционная касса» отражается движение наличных денежных средств в кассах товарных контор, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах, кассах отделений связи и т. д. В частности, этот субсчет открывают предприятиями транспорта и связи.

На субсчете 50/3 «Денежные документы» учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе организации (почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты, путевки в санаторий и т. д.). Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический  учет денежных средств ведется по видам.                                                                                         

При наличии в кассе предприятия средств в иностранной валюте для их обособленного учета каждой наличной иностранной валюты в отдельности применяется субсчет 50/4 «Валютная касса». При осуществлении операций с наличной иностранной валютой учреждения банков устанавливают организации лимит остатка валютных средств, хранящихся в кассе, как в рублевом эквиваленте, так и в номинале. Учет всех видов валют осуществляется по официальному курсу НБ в рублях. Учет движения  средств по субсчету 50/4 оформляется приходными и расходными кассовыми  ордерами, утвержденной формы. Банк выдает предприятию наличные средства в валюте только на командировочные расходы, т. к. платежи по внешнеэкономическим сделкам и за реализуемую импортную продукцию на территории РБ осуществляются только в рублях РБ. Для учета движения иностранной валюты по кассе заводят отдельную Кассовую книгу, причем учет ведется раздельно по каждому виду валюты.

В состав оборудования  кассы должны входить каталоги (справочники) и технические средства определения подлинности купюр. Поврежденные, ветхие, фальшивые, а также, вызывающие сомнение в платежеспособности  от клиентов не принимаются и не возвращаются. Их записывают в отдельный реестр и передают в банк. Клиенту выдают квитанцию о том, что принятая валюта является фальшивой или вызывает сомнение.

Учет движения денежных средств в пути

Денежные средства, сданные инкассаторам, внесенные в кассы банков, кредитных учреждений или почтовых отделений, направленные на тоги при покупке или продаже валюты и др., для зачисления на расчетные счета организации, но еще не зачисленные по назначению, относятся к денежным средствам в пути.

Для обобщения информации и отражения операций о движении денежных средств в национальной и иностранной валютах, находящихся в пути, предназначен синтетический активный счет 57 «Переводы в пути», к которому Типовым планом счетов предусмотрены субсчета:

- 57/1 «Инкассированые денежные средства»;

- 57/2 «Денежные средства для покупки валюты»;

- 57/3 «Валютные средства для продажи»;

- 57/4 «Переводы в пути по банковским картам».

Субсчет 57/1 предназначен для организаций, осуществляющих сдачу выручки, для зачисления на расчетный счет или специальный счет в банке через инкассаторов или в отделение связи. Бухгалтерские записи:

Д 57/1 К 50 – наличные деньги сданы инкассатору или внесены в кассу банка, почтовых отделений для зачисления на счет организации;

Д 51 К 57/1 – зачисление денег на расчетный счет  организации.

Субсчет 57/2 предназначен для отражения операций по покупке организацией иностранной валюты. На субсчете отражаются денежные средства в национальной валюте РБ, направленные на торги для приобретения валюты, а также сумма приобретенной валюты по курсу НБ РБ на дату зачисления валюты на валютный счет. На этом же счете определяется и отражается курсовая разница, возникшая при покупке валюты.

Субсчет 57/3 предназначен для учета валютных средств, перечисленных организацией на торги для продажи. На этом субсчете отражаются также курсовые разницы, возникшие в результате изменения курса национальной валюты РБ к иностранной валюте.

Субсчет 57/4 применяется в торговых организациях, осуществляющих продажу по банковским картам. Бухгалтерские записи:

Д 57/4 К 62, 90/1 – продажа товаров с оплатой в порядке списания денег с банковских пластиковых карт;

Д 51 К 57/4 – зачисление на расчетный организации денежных средств, снятых с банковской карты покупателя.