Учет и аудит денежных средств

 

 3.2 Аудит кассовых операций

 

Аудит кассы и кассовых операций проводится по трем основным направлениям:

• инвентаризация денежной наличности;
• проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступивших в кассу;
• проверка правильности списания денег в расход.

Основными задачами аудита кассы и кассовых операций являются (рисунок 3.2):

Рисунок 3.2 – Задачи аудита кассы и кассовых операций

 

Основными источниками информации при проведении аудита кассы и кассовых операций являются кассовые книги; отчеты кассира с приложенными к ним приходными и расходными кассовыми ордерами; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банков со счетов предприятия; журналы-ордера по счетам 50, 51, 52, 53, 54, 55, 57; соответствующие машинограммы; Главная книга и другие документы, в которых отражаются операции с денежными средствами.

В Витебской дистанции сигнализации и связи расчеты наличными денежными средствами осуществляются в большом количестве. В связи с этим важным является организация контроля за хранением и использованием наличных денежных средств.

 

Определим основные направления проверки наличных денежных средств (рисунок 3.3).

 

 

Рисунок 3.3 – Направления проверки наличных денежных средств

Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться внезапно, т.е. немедленно после прибытия проверяющего на предприятие для проверки.

При временном отсутствии кассира помещение кассы опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытии кассира. Если кассир отсутствует длительное время, на предприятии создается комиссия, проводится инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально ответственному лицу.

Инвентаризация кассы проводится в присутствии главного бухгалтера и кассира. Если на предприятии выплату заработной платы, кроме кассира, производят другие должностные лица, за которыми на начало проверки числятся остатки наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать от них отчета за полученные суммы.

Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях с разрешения и в присутствии проверяющего могут быть выполнены. До начала инвентаризации кассы проверяющий должен выяснить: не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям.

Кассир до начала инвентаризации делает в письменной форме заявление о находящихся в кассе денежных средствах, принадлежащих профкому предприятия, кассе взаимопомощи. В этом случае необходимо пригласить председателя и членов ревизионной комиссии профкома (кассы взаимопомощи) и провести одновременную совместную инвентаризацию кассы предприятия и кассы профкома (кассы взаимопомощи).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир должен составить кассовый отчет.

В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости. Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира.

Аудитор должен проверить правильность кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов аудитор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы. Кассир должен дать расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение.

Если в кассе установлена недостача или излишек, аудитор, с участием работника бухгалтерии и кассира, должен проверить правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации кассы до настоящей, выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки.

При отсутствии таких ошибок установленная недостача считается реальной и подлежит немедленному погашению, а излишек – оприходованию.

При приеме на работу и назначении на должность, связанную с ведением кассовых операций рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций не допускаются лица:

• ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
• страдающие хроническими психическими заболеваниями;
• систематически нарушающие общественный порядок;
• злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заключить договор о его полной индивидуальной материальной ответственности.

Аудитору необходимо проверить, как соблюдаются правила ведения кассовой книги.

Каждый субъект хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами.

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера субъекта хозяйствования или лица, его заменяющего, кассира и физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег отдельно по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается.

Аудит кассовых операций начинается с проверки тождественности остатков по счету 50 «Касса» на начало проверяемого периода путем сверки записей в кассовой книге, кассовом отчете, журнале-ордере 1 или соответствующей машинограмме, Главной книге, балансе предприятия.

Если тождественности остатков нет, выясняется причина разногласий.

Кассовые документы проверяются, как правило, сплошным способом со дня окончания предыдущего проверяемого периода.

При этом контролю подлежат кассовые отчеты со всеми приложенными к ним оправдательными документами, как по форме, так и по существу, а также корреспонденция счетов.

Проверяя соблюдение кассовой дисциплины, следует выяснить:

• не превышают ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита и используется ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм;
• использование полученных из банка наличных денег по целевому назначению;
• своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, а также кассовой выручки (выручки от реализации товарно-материальных ценностей, оказания работникам услуг и прочих денежных поступлений).

Проверяя кассовые операции, нужно установить их законность, достоверность и хозяйственную целесообразность. При этом особенно тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денег, полученных из банка. Полноту и своевременность оприходования денег в кассу, полученных со счетов предприятия в банке, устанавливают путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге.

При аудите кассовых операций возможны следующие нарушения.

1. Не установлен лимит наличных денежных средств в кассе.
2. Имеются несоответствия между записями в Главной книге по счету 50 и в кассовой книге.
3. Методически неправильно ведется учет кассовых операций: присутствуют «прямые» проводки, при этом отсутствуют промежуточные операции, что искажает правильность движения средств в целом по предприятию.
4. Неправильно оформляется кассовая книга.
5. Записи в кассовой книге ведутся за несколько дней при наличии ежедневных операций.
6. Не ведутся журналы регистрации выдачи приходных и расходных кассовых ордеров.

Кассовые отчеты не подшиты, кассовая книга не подписана кассиром. В кассовых ордерах не заполнены графы "Основания" и "Приложения", нет ссылки на первичные документы (заявления, накладные, платежные ведомости).

8. Допускаются подчистки, помарки и исправления при оформлении приходных и расходных кассовых ордеров.
9. Отсутствуют приложения к приходным и расходным кассовым ордерам, указывающие, на основании чего выдаются денежные суммы под отчет (приказы, заявления, распоряжения), что усложняет контроль за недоначисленным подоходным налогом с просроченных подотчетных сумм.

10. Превышается предельный размер наличных денежных 
средств при расчетах между юридическими лицами.

11. Встречаются несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денег.
12. В расходном кассовом ордере иногда не указываются номера договоров, по которым получают деньги физические лица, или номера доверенностей.
13. В приходном кассовом ордере не указывается, от кого поступили наличные деньги и на каком основании.

 

 

3.3 Аудит операций по счетам в банке

 

В современных условиях хозяйствования деятельность любой организации невозможна без осуществления различных расчетов, большинство которых осуществляется с использованием банковских учреждений в безналичном порядке. Безналичные платежи охватывают операции, совершаемые как внутри хозяйствующего субъекта, так и между хозяйствующими субъектами, на которые приходится основная часть расчетов.

Для хранения денежных средств и расчетов с поставщиками, заказчиками, субподрядными организациями, налоговыми органами и другими организациями используют текущие (расчетные) и специальные счета, которые открываются в учреждениях банков. Проведение операций по счетам, открытым в банках является ежедневным процессом, который непосредственно связан с финансовыми ресурсами организации, в связи с чем особое значение приобретает контроль за такими операциями.

Проведение проверки операций по счетам, открытым в банках обусловлено наличием требований предъявляемых к организации безналичных расчетов:

- наличие правил, регулирующих проведение платежа;

- скорость и безопасность его  проведения;

- удобство для клиента;

- приемлемая стоимость услуг.

Целью аудита операций по счетам, открытым в банке является установление правильности и законности открытия и функционирования счетов в банках, осуществления безналичных расчетов и полноты отражения их в бухгалтерском учете.

Для выполнения поставленной цели при проведении аудита операций по счетам, открытым в банке перед проверяющим ставится ряд задач (рисунок 3.4).

Рисунок 3.2 – Задачи проверки операций по счетам, открытым в банке

Проведению аудита операций по счетам, открытым в банке Витебской дистанции сигнализации и связи должна предшествовать подготовительная работа, в процессе которой изучается информационное обеспечение ревизии, определяется перечень вопросов, подлежащих проверке и разрабатывалась программа ее проведения.