Деловое общение

Чи подумав я про те, що б  я хотів, якби був на їх місці. Чи можливо, щоб наші інтереси опинилися сумісні?

Чим більше ви дізнаєтеся про свого партнера, як в діловому житті, так і в особистому житті, тим краще для вас. Перш ніж зустрічатися з партнером, поговорите з його друзями, опонентами, людьми, які вже мали з ними справу.

 

2. Передбачте цілі супротивників 

Уявіть, що супротивники хочуть отримати в результаті переговорів. Які реальні цілі, які привели їх до столу переговорів? Наскільки ці цілі співпадають і розходяться з вашими? Чи здається мені, що більшою силою володіє протилежна сторона? Або я сильніший? Чи знаю я, що вони зроблять, якщо не укладуть угоди?

Враховувати інтереси протилежної  сторони –  це важкий аспект переговорів. Часто ми чекаємо, що інші дивитимуться на світ нашими очима. Проте нам слід усвідомлювати той, що треба розуміти інтереси протилежної сторони, якщо ми хочемо запропонувати прийнятний варіант. Якщо переговори вже йдуть, ми зможемо справитися про інтереси протилежної сторони, поставивши ті ж самі питання, які ми задаємо собі, «чому?» і «з якої причини?». Ми зможемо розвідати їх інтереси, зробивши пропозицію і поставити питання: «Чим це вас не влаштовує?». Ми можемо, крім того, розміркувати над тим, чому вони говорять «ні» нинішній пропозиції, а також чому ця негативна відповідь виправдана із їхньої точки зору.

 

3. Передбачте  стратегію супротивників

Стратегія – це системна побудова програми дій. Якщо ви дізнаєтеся цілі супротивників, то яка буде ваша стратегія? Говорять, що  тому, хто передбачає заздалегідь проблеми останньої хвилини, вдається їх уникнути. Корисно розібратися у  відносній важливості своїх інтересів. Це допоможе оцінити і порівняти пропоновані варіанти з більшою швидкістю і ефективністю. Це може, крім того, надати допомогу в досягненні оптимального результату – ми зможемо переробити пропоновану угоду відповідно до найважливіших особистих інтересів.

 

4. Передбачте  предмет переговорів?

Предметом переговорів  є проблеми, що виносяться на переговори, їх тематичні межі, перелік даних положень і так далі Необхідно продумати, які питання і теми необхідно обговорити. Яких тем може торкнутися інша сторона, перш ніж досягти згоди? Як ви відповісте на це?  Слід зазначити, що бувають і так звані протокольні переговори, або візити ввічливості  і вони відрізняються від звичайних переговорів тим, що проводяться для встановлення особистого знайомства або виразу уваги партнерові по   якомусь приводу.

Необхідно так само оцінити, чи має відношення ситуація, при якій ми обидва  можемо щось виграти, до бізнесу або до сім'ї?

Не забуваючи про справжню мету переговорів – задоволення інтересів сторін, що беруть участь в них, - корисно звернути увагу на методи і ресурси, які кожна із сторін має в своєму розпорядженні, а також пошукати способи їх поєднання або шляху співпраці в їх застосуванні для збільшення цінності результату, що отримується кожній з них.

У всіх своїх діях ми повинні враховувати  можливість протидії супротивника. Переговори  нагадують напружену партію, а партнери, що сидять по різні сторони столу – гравців.

 

5. Вирішите, чи потрібна вам чия-небудь допомога?

Вам може знадобитися  допомога з боку:

А: Ви можете провести групову дискусію з людьми, що знають ваших супротивників, щоб з'ясувати їх стратегію і за допомогою методу "мозкового штурму" розробити відповідні відповіді.

У: Ви можете змоделювати процес переговорів, попросивши кого-небудь зіграти роль ваших супротивників.

З: Ваш самоаналіз може виявити слабкості у вашому стилі ведення переговорів, який необхідно змінити за допомогою тренінгу.

Д: Ви можете отримати користь, запросивши консультанта по веденню переговорів під час самих переговорів.

Ви можете запросити  на переговори посередників або порадників: адвоката, аудитора, фахівця галузі.

Ролеві ігри – важливий спосіб підготовки до майбутніх переговорів. Розігруючи власні ролі і ролі партнерів, проаналізувавши їх історію і культуру, можна точно передбачати реакцію іншої сторони і спланувати свої дії. Але треба знати, що змоделювати можливий стресовий стан дуже непросто.

 

6. Сплануйте свою стратегію  і тактику

Приходите на переговори, маючи з собою план, але будьте готові відступити від нього при зміні умов. Яка ваша вихідна позиція? Яка буде ваша реакція на ті  позиції, які можуть зайняти супротивники? Які умови можуть змусити вас запропонувати зробити вас перерва?

У вашому плані обов'язково повинні бути пункти, від яких ви можете відмовитися повністю або піти на компроміс. Ці пункти є свого роду символами, які дозволяють вам заявити, що ви з готовністю йдете на поступки в даному питанні в обмін на компроміс по іншому положенню, а так само засобами підтримки свого реноме. За  іншими пунктами досягнення компромісу маловірогідне.

Важливою умовою переговорів є зони згоди і незгоди. Якщо зони згоди співпадають, як би перекриваються, ймовірно, досягнення результативної угоди. Якщо збігу зон немає, немає надії на позитивні результати.

 

 

7. Проаналізуйте засоби досягнення цілей ваших супротивників?

Наскільки вам необхідні супротивники? Наскільки ви потрібні їм? Що хтось з вас знає, що не знає протилежна сторона? Що найдієвіше для врегулювання ухвалення рішення? Чи знаходиться під тиском яка-небудь одна із сторін? Чи має яка-небудь із сторін легальна перевага? Чи зацікавлена одна сторона у виграші більше, ніж інша? З якої причини?

Подумайте над наступними способами підвищення цінності результату переговорів:

А. Маючи схожі навики і ресурси, сторони можуть працювати разом для отримання економії,  що досягається в результаті зростання масштабів виробництва. Може здатися, що дешевше буде одному з вас проводити кількість продукції, яка вистачить для двох, чим кожному з вас проводити її тільки для себе. Скажімо, наприклад, об'єднавши купівельну спроможність, ви зможете отримати велику знижку з ціни, чим зміг би отримати кожен з вас окремо. Ось вам приклад додаткової вигоди, яка витає зараз десь перед вами і яку за допомогою співпраці ви зможете покласти один перед одним на стіл.

Б. Маючи різні навики і ресурси, ви зможете працювати разом для створення того, чого ніхто з вас поодинці створити не зміг би.

В. Незалежно від того, різні чи ні ваші ресурси, подумайте над варіантами, що обіцяють обопільну вигоду в протилежність вигоді окремою або отримуваною самостійно. Ви можете зробити такі піроги, які потім не треба буде ділити, тому що ви зможете разом насолоджуватися ними. Наприклад, внесок на спільно вибране вами добродійна справа дозволить вам обом отримати вигоду  без необхідності що-небудь ділити. Подібним же чином, конференція, сумісними спонсорами ви виступите, що забезпечує вам обом поліпшення зв'язків з громадськістю, розширення інформаційної мережі, освітніх можливостей і тому подібне, дає можливість вам обом створити щось, від чого ви обидва зможете отримати вигоду, не ущемляючи інтересів іншої сторони.   Одна угода, а може укріпити репутацію двох.

 

8. Проаналізуйте час і місце  переговорів

Чи можете ви витягувати переваги, призначаючи переговори на певний місяць, тиждень, день і годину Чи є певне місце для зустрічі, яке зробить вигідною вашу позицію? Яким повинне бути приміщення?

Спосіб встановлення домовленості щодо часу і місця переговорів залежить від міжособових позицій договірних сторін і від переважаючих стратегічних установок. Існують три основні варіанти:

• "Приставка зверху" реалізується  повідомленням типу: "Іван Іванович, я чекаю Вас у себе в кабінеті в 16.00"
• "Приставка знизу" полягає в питанні: " Іван Іванович, мені бажано порадитися з Вами, куди і коли мені під'їхати?"
• "Приставка на рівних"  звучить приблизно так: " Іван Іванович, нам би треба з тобою домовитися про умови контракту. Якщо Ви не заперечуєте, давайте погодимо місце і час наший зустрічі".

 

Звичайно, слід пам'ятати, що на "чужій території" здійснення "Приставки зверху"  більш утруднене, ніж на своїй.

 

 Професор М. М. Білоусов в своїй статті наводить такий історичний факт про вибір місця проведення переговорів. Переговори в Кореї проводилися на межі між Південною Кореєю і Північною Кореєю в містечку Пханьмунчжон в будинку, побудованому ще в 50-і роки, точно на демаркаційній лінії між країнами. Ця лінія проходила в залі засідань точно посередині столу, за яким сиділи делегації.

 

Необхідно враховувати, що люди працюють по різному годиннику. Одні приділяють величезне значення повільному і ґрунтовному просуванню вперед, виділяючи час для планування кожного кроку на своєму шляху. Інші, здається, завжди поспішають і виграють завдяки швидкому темпу,  в якому вони ведуть свою діяльність. Пошукайте можливість здійснення того, що було неможливе цього місяця, адже це може опинитися дуже легеням в наступному, а то, що не можна буде дозволити собі в рамках бюджету наступного року, можна буде витягувати з невикористаних  фондів цього року.

Важливий крок, ведучий до успіху переговорів – правильний вибір часу. Якщо мова йде про переговорах з іноземцем, пам'ятаєте про умови його ділового життя, його біоритмах і так далі Існує декілька рад, до яких треба прислухатися:

• якщо переговори починаються з ранку, то до 11 годин організм потребує "заряджання" і в цей час бажано зробити невелику перерву, запропонувати партнерам щось перекусити і випити чашку кави або чаю. Це повинно підбадьорити і додатково розташувати до вас партнерів;
• не плануйте зустріч перед самим обідом, роздуми про їжу і певна поспішність можуть тільки перешкодити ходу переговорів;
• не плануйте зустріч відразу після обіду, її бажано проводити хоч би за годину після нього;
• понеділок і п'ятниця – достатньо складні дні для переговорів. В понеділок необхідний час, щоб настроїтися на робочий ритм після вихідних. П'ятниця, зазвичай, характеризується тим, що люди знаходяться в очікуванні вихідних.

 

11. Проаналізуйте візуальні засоби

Переговори пройдуть краще, якщо використовуватимуться акуратно підготовлені слайди, діаграми, схеми або плани. Пам'ятаєте, один малюнок коштує тисячі слів. Якщо Ви плануєте їх використовувати, двічі перевірте дані, професійно зробіть наочну допомогу, використовуючи колірні зразки, і переконайтеся в тому, що знаєте, як і коли їх використовувати.

 

Правда, слід зазначити, що жоден з цих способів, який підвищує цінність результату переговорів, не може працювати з гарантією. Не існує легких і зручних в застосуванні рецептів успіху на переговорах. Хороші опції часто можуть виявлятися під час спільної роботи на переговорах. Проте проведена заздалегідь підготовка і систематичне вивчення можливості по поліпшенню кінцевого результату дозволить вам виявити і продумати їх заздалегідь, а також узяти на себе певну ініціативу в спробах підвищити цінність результату замість того, щоб захоплюватися спорами.

Дуже корисно вивчити історію  розвитку організації,  зустріч з представниками якої передбачається. Тут представляють інтерес її недавні і давнішні операції, вдалі і невдалі. По невдалих операціях про партнера можна дізнатися навіть більше, ніж по успішних. Велику цінність можуть мати зведення про фінансове положення організації, заяви її керівників в пресі, протоколи зборів і так далі

 Слід відмітити, що в багатьох західних країнах є спеціалізовані організації, які за невелику плату дають довідку, відомості про різні фірми, зокрема про їх фінансовий стан.

1.3. ОЦІНКА ТА АНАЛІЗ ХАРАКТЕРУ ПАРТНЕРА

                                                             

                                                               Двоє дивляться вниз. Один

 бачить  калюжу, інший – зірки.

 

А. Довженко

 

 

Вся подальша підготовка переговорів орієнтується на конкретного партнера або співрозмовника.  Відповідаючи на питання: "Який мій партнер?" потрібно врахувати наступні моменти:

• систему, в якій він знаходиться, його оточення і спілкування;
• його позицію, компетентність, функції, положення;
• його особливості, бажання, обмеження, хобі;
• особливості інших співрозмовників і їх взаємозалежність.

Розглядайте поведінку партнерів не як виклик, а як своєрідну форму прояву  його емоцій.

Варто ознайомитися і  з класифікацією "абстрактних" співрозмовників при виробленні стилю поведінки.

Позитивна людина

Найприємніший тип співрозмовника, добродушний і працелюбний. Налаштований на позитивну, результативну роботу. З ним можна спокійно провести бесіду і підвести підсумки. По відношенню до нього треба зайняти наступну позицію:

• Разом з'ясовувати і завершувати розгляд окремих питань.

• Дати  йому можливість підвести підсумки бесіди.

• Помірно включати в дискусію.

• У спірних і важких випадках шукати  у нього підтримку.

• Стежити за тим, щоб решта всіх співрозмовників була згодна з його позитивним підходом.

 

Безглузда людина, "нігіліст"

Цей співрозмовник часто виходить за професійні рамки розмови. В ході переговорів нетерпимий, нестриманий, збуджений. По відношенню до нього треба зайняти наступну позицію: