Система развития делопроизводства периода образования русского централизованного государства (XV-XVII вв.)

Кроме того, в книгу  писались документы, которые требовали  постоянных справок. В приказах для  записи указов составлялись указные  книги.

Рукописные книги XVII в. представляли собою ряд сшитых тетрадей. По форматам книги различались: в полный лист (развернутый лист александрийской бумаги), в четверть листа ("вчетверку") и в восьмую часть листа ("восьмушка").

Существовала и третья форма документа - развернутый лист александрийской бумаги. На нем писались обычно царские грамоты с различного рода пожалованиями. В конце документа указывалось: "писана грамота в лист".

Эти реквизиты были характерны для документов в Российском централизованном государстве XV – XVII вв. Позже изменилось оформление и расположение отдельных видов формуляра документа.

 

3.3. Документооборот в XV-XVII веках

Как мы уже говорили, процедура подготовки документа в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

- поступления документа на рассмотрение, его регистрация;

- подготовка дела к «докладу», ведение переписки;

- рассмотрение и решение дела;

- оформление документа, содержащего решение;

- обособление оконченных дел от текущих.

Движение входящего  документа начиналось с установления факта его получения. Отметка  об этом делалась обычно под адресом;" 166 года тенваря в 8 день подал отписку Тобольский конский казак Васька Кеть-менев" [82]. После регистрации документ рассматривался дьяком, который писал на нем помету (резолюцию) — распоряжение: что должен сделать подьячий для подготовки ответного документа. Помета собственно являлась основой его составления, поскольку в ее содержании давалось решение вопроса. Так, согласно помете дьяка на челобитной подьячий по писцовым, переписным и другим книгам составлял выписку, в которой указывал, например, где находилось земельное владение, за кем оно записано. Делались выписки из законодательных актов поданному вопросу. На основе всех документов составлялась записка с изложением содержания вопроса, решение по нему оформлялось приговором, после вынесения которого дело поступало в стол или повытье, ведавшее определенной территорией или вопросом. В соответствии с приговором челобитчику выдавали грамоту или выпись из книг, воеводе посылали грамоту или память. Если документ не требовал ответа или исполнения, ставилась помета: "к отпуску", "в столп".

Спорное дело решалось путем  судебного разбирательства и  сопровождалось не только соответствующими выписками, но и допросами, сказками и другими документами . В постановлениях Судебника 1497 г. указывались документы, которые сопровождали разрешение каждого вопроса. Подготовка документов первой инстанции для рассмотрения высшим боярским или княжеским судом была сложной процедурой. Составлялся докладной список (протокол судебного заседания с записью о докладе). Судья первой инстанции докладывал о деле. Указания высшего судьи (великого князя или его боярина) были по существу приговором. Решение суда второй апелляционной - инстанции писалось на обороте судного (докладного) списка, на основании которого судья первой инстанции выдавал выигравшей стороне правую грамоту.

В приказной (губной) избе входящий документ (челобитная, извет) рассматривался воеводой с дьяком. После чего составлялся судный список, где излагались содержание просьбы, доводы противника, содержание представленных им документов и приговор. В уголовных делах такой список не всегда составлялся, но все действия при следствии: обвинение, допросы, показания свидетелей — записывались отдельно на листах, а потом склеивались. К этим документам приобщался приговор. Если решение вопроса было затруднено, документ пересылался в Москву. Довольно часто для решения какого-либо дела, особенно о земельных спорах, на место посылали приказного служилого человека или группу людей, которые разбирали дело на месте, а решение принимали в Москве.

Документы, подготовленные к отправке, свертывали в столбец, а некоторые правительственные документы складывали в виде конверта и запечатывали сургучной печатью.

До учреждения в 1666 г. почты документы переправлялись с нарочными.

Регистрация документов как запись сведений о них была введена прежде всего для охраны документов. Она появилась, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян. В центральных и местных учреждениях, в имениях феодалов стали заводиться специальные копийные и записные книги, в которых регистрировались акты, устанавливавшие форму зависимости крестьян. Судебник 1550 г. установил, что служилые кабалы имеют юридическую силу лишь при регистрации их в специальных кабальных книгах. В Поместном приказе регистрацией всех крепостных сделок на вотчины ведал специальный "стол Вотчинной записки".

По царскому указу 1683 г. челобитные в приказах принимались подьячими и записывались в книга. В каждом столе приказа заводилась на один год своя записная книга, которая скреплялась приписью дьяка. В ней указывались имя подателя документа и помета дьяка. В наказе 1697 г. тобольскому воеводе предписывалось полученные грамоты записывать в особую книгу с указанием времени получения, имени подателя и их содержания. Правильности регистрации челобитных придавалось большое значение. В Поместном приказе, например, молодые подьячие записывали челобитные под надзором старых подьячих. За неправильную запись в книге подьячих били кнутом.

Своеобразной была регистрация  исходящих документов. После выдачи документа челобитчику и отсылки грамоты воеводе, например, в особые записные книги подробно записывалось их содержание.

На документах делались отметки об их регистрации.

Исполнение документов контролировалось. В Судебнике 1550 г. (ст. 32) определялся порядок возмещения убытков в случае волокиты ("затяжки  дела") со стороны пристава. За промедление  решения вопроса кроме взыскания в пользу челобитчика дьяков били батогами.

Рассылались специальные  памяти с предписанием об исполнении какого-либо указа. В ответ на них получали доезд или доезжую память об исполнении. Из центра шли указы с грозными карами за неисполнение царских указов. За неумелое или запоздалое донесение воеводы его "отписывали с опалой". Можно представить, что если распоряжения царской власти не исполнялись, то тем более это могло быть с частными документами.

Контроль центральной  власти был обращен главным образом на финансовые документы. Он осуществлялся с помощью особых книг. Ежемесячно в приказах составлялись финансовые книга, велись книги "вершенных (решенных) дел" и книги дел, посланных к розыску (на расследование).

В записных книгах приказных  изб предписывалось указывать время исполнения документа, а на полях документа делать отметку о его исполнении.

Законченные делопроизводством  документы группировались (формировались) в дела — столбцы. При этом в одних случаях формирование документов в столбцы осуществлялось по мере их поступления в канцелярию и исполнения. Поэтому столбец представлял собой как бы сборник дел. Например, в приказах были столбцы структурных подразделений (столов): столбец денежного стола, хлебного, судного...

Другой способ формирования дел был основан на применении особых признаков. Так, имеются столбцы, сформированные по номинальному признаку, когда за основу объединения документов бралось наименование вида, например: "указные", "памятные", "судные списки". Особенно часто этот принцип применялся при формировании дел в Разрядном приказе. Дела здесь состояли из распоряжений о назначении на службу или разнообразных списков о придворной и военной службе.

Хронологический признак  формирования дел, когда документы  подбирались либо за определенный период, либо по времени их составления, чаще всего встречается в столбцах денежных столов. Имеются комплексы документов, сформированные по географическому признаку, например "Ирбитский столп" в Поместном приказе. Главный критерий при подборе документов здесь — наименование местности, на которой находились их авторы или корреспонденты. По географическому признаку объединялись документы Посольского приказа: "дела польские", "дела крымские" и т.п. Они включали грамоты главам государств, грамоты ответные, наказы послу, статейные списки и другие документы. Отдельно группировалась переписка Посольского приказа и Боярской думы с зарубежными правительствами об устройстве посольств, организации приема послов и т.п.

Основным признаком  заведения дел был вопросный, когда расположение документов определялось логикой решения вопроса. В этом случае первым был инициативный документ (челобитная, память, выписка из журнала заседания присутствия), за которым следовали распросные речи, сказки, выписки-справки и другие документы. Завершалось дело приговором (решением) и указной грамотой. Иногда к такому комплексу могли подклеить документы по другому вопросу и тогда образовывался сборник дел.

В деле находились как  подлинные документы (с дьячьей  пометой или адресом и отметкой о получении), так и черновики ("отпуски") обычно тех документов, которые отправляли адресатам. Такие документы, как договорные записи, составлялись в нескольких экземплярах.

Нумерации листов-склеек на лицевой стороне столбца не было. Нужно было прочитать все документы, чтобы установить цельность всего столбца. Для нахождения какого-либо документа, наведения справок нужно было раскатать весь столбец. Это неудобство заставило заводить в делопроизводстве тетради и книги, которые копировали столбцы или составлялись самостоятельно. Так что столбцы и тетради в большинстве своем повторяют одно и то же, особенно по вопросам прихода и расхода. О тетрадях упоминается уже в XV в. Судебник Ивана III в списке XVI в. написан тетрадью. Акт о венчании на царство Федора Ивановича написан книгою в четверть листа. В то же время следственное дело об убиении царевича Дмитрия написано на столбце.

Особое внимание уделялось  хранению документов. Судебник 1550 г. установил, чтобы дьяк хранил все записи судебного  заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя. За нарушение этого установления им грозило наказание торговой казнью (публичное телесное наказание на торговой площади) и лишение права впредь исполнять обязанности подьячих. В уставной земской грамоте 1552 г. данная мера наказания для земского дьяка заменена смертной казнью . Суровыми были наказания за утерю документов.

Документы хранили в  ларях или сундуках, внутри них  — в ящиках, мешочках, "коробьях", а в некоторых приказах — в  шкафах. Например, в Поместном приказе были передвижные и вделанные в стену шкафы.

Оформилось понятие  архива ("хранила", "казны") как  собрания исторических документов и документов государственных учреждений. В княжеском дворце при Иване III уже существовала такая "казна"².

В Судебнике 1550 г., в Уложении 1649 г. московское правительство требовало от дьяков и подьячих хранить "государевы и челобитчиковы дела со всяким опасением и радением" не в частных дворах и подворьях, а в "городах-крепостях", в казенных помещениях приказных палат, дворцов, дворов и изб, за печатями, под угрозой потери права приказной службы и наказания кнутом за нарушение требований закона, направленных к хранению в целости и порядке "государевых дел". Статуты Западной Руси (1566 и 1588 гu.) требовали от воевод, старост и земских судей в случае отсутствия безопасных помещений постройки специальных "каменных" хранилищ для содержания в них актовых книг прежних лет.

Документы описывались  и учитывались. Так, наряду с другими  ценностями они передавались по росписным спискам, составляемым при смене воевод. В центральных и местных учреждениях составлялись описи дел по годам и периодам «оеводства, по местности, в которой созданы документы, по содержанию. Документы в них описывались "в перечень имянно".

Таким образом, В XV—XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы, появляются законодательные указания о порядке документирования. Разграничение функций служилых людей стало основой направления движения документов в учреждении. Порядок принятия управленческого решения, например именного указа, когда на основе разрешения частного случая возникала общая норма, свидетельствует о становлении права. Документы подвергались группировке, описывались, охранялись. Создавались архивы.

Делопроизводство основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом. Задачи, функции учреждений, права и обязанности должностных лиц не были закреплены законодательно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВЫВОДЫ ПО ТРЕТЬЕЙ  ГЛАВЕ

Делопроизводство, как технология управления, появляется с момента оформления управления в специальный государственный аппарат, где создаются центральные и местные органы власти и управления, нуждающиеся в регулярном документировании деятельности. В процессе формирования Российского централизованного государства складывается система органов управления боярская дума, приказы в центре, приказные избы на местах и соответствующие документационные потоки от вышестоящих к нижестоящим, от нижестоящих к вышестоящим, переписка между равными.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным: грамоты (царские указы  или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные.

Характерной особенностью делопроизводства приказов было незначительное его регулирование законодательством. В основном делопроизводство в этот период основывалась на нормах обычного права, традициях, обычаев, переносимых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако на основе этих обычаев складывалась последовательность прохождения документов в процессе их исполнения, порядок работы с ними, оформления документов.

В период приказного делопроизводства сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов, приемы их составления.

В XV—XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы, появляются законодательные указания о порядке документирования.