Система контроля объема продаж и ассортиментной политики

2. Информационное обеспечение процесса управления затратами

В условиях рыночной экономики  обеспечение достаточно высокой  конкурентоспособности продукции фирмы, работающей на данном сегменте, невозможно без эффективно функционирующей системы управления затратами. Вместе с тем адекватное рынку управление как затратами, так и всеми сторонами деятельности предприятия должно базироваться на соответствующей внешней и внутренней информации. Если в качестве внешней информации с позиции конкретного предприятия можно рассматривать данные экспертных опросов, статистические исследования конъюнктуры рынка, сложившегося уровня цен и т.д., то внутренняя информация находится в ведении самого предприятия, формируется и анализируется в существующих системах учета. В целом управление затратами предприятия можно характеризовать как интенсивный информационный процесс, требующий детального анализа всего комплекса используемых данных.

Информация определяется как фактическое или потенциальное знание, которое служит для подготовки целенаправленного действия. Кроме того, она представляет собой реальный нематериальный потребительский продукт, основной функцией которого является снижение неопределённости в процессе реализации целей

Основной интерес для  управления затратами представляют данные, связанные с их учетом, планированием и анализом. Именно такая информация требуется для моделирования этого процесса. В связи с возросшей в современных условиях сложностью получения и обработки необходимой для реализации управленческой деятельности информации приобретает дополнительное значение ее роль как важнейшей составляющей в процессе управления затратами.

К составляющим внутренней информационной системы предприятий  относятся:

1. Финансовый учет;
2. Налоговый учет;
3. Управленческий учет.

Система бухгалтерского учета  способна адекватно представлять информацию о финансовом положении организации  и о финансовых результатах её деятельности. Финансовая отчетность предназначена для внутренних и  внешних пользователей.

Налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым Кодексом Российской Федерации.

Управленческий учет обеспечивает взаимосвязь всех функций управления и позволяет перевести управление предприятием на качественно новый  уровень, позволяющий создать оптимальную  систему, которую могут использовать менеджеры.

По названным причинам все виды учета должны составлять единую информационную систему. Для  этого нужно:

1. Определить общую потребность в информации по задачам;
2. Установить объем, содержание, виды, периодичность отчетов;
3. Подобрать методику решения отдельных задач, систему показателей, факторов;
4. Уточнить приемы и решения согласно принятой методике;
5. Устранить дублирование информации, изучив взаимосвязь аналитических задач[10, c.136-137].

При обработке экономической  информации в управлении вообще, а  при учете, планировании и анализе  затрат в частности возникают  следующие основные проблемы:

1. избыточности - она обусловлена сложностью целенаправленного отбора и агрегирования управленческой информации; исследования показали, что спрос на информацию составляет лишь 6-11 % от потребности, кроме того, 90 % мощностей информационных систем не используются по различным причинам;
2. значимости (релевантности) - данная проблема связана с оценкой и определением степени важности экономической информации для обеспечения высокого качества принимаемых решений;
3. временного аспекта - он возник в связи со своевременной подготовкой и обработкой экономической информации в условиях динамичного развития внешней и внутренней среды;
4. коммуникации - она продиктована рациональным распределением информации, вследствие растущего уровня делегирования полномочий;
5. обеспечения необходимой эффективности - она связана с ростом затрат, имеющих место при сборе, обработке и хранении экономической информации[1, c 170].

Эффект может быть определен  как разность между ее ценностью  и затратами на ее получение. Расширение информационного процесса с экономической точки зрения целесообразно до того уровня, при котором затраты на дополнительно получаемую информацию соответствуют ее ценности (результатам).

Проблемно-ориентированная  ценность информации представляет собой  ожидаемый прирост вклада определенного решения в реализацию целей, причем в качестве правила принятия решений может быть выбрано правило оптимизации ожидаемых величин Байеса. Полезность информации при этом оценивается на основании ее влияния на процесс достижения целей и может быть определена как сумма дисконтированных эффектов от ее использования. В качестве информационных издержек необходимо назвать персональные и материальные затраты, связанные с поиском, хранением, обработкой и передачей информации.

Следовательно, возникает  необходимость рационализации информационного обеспечения управленческой деятельности с количественной, качественной, временной, организационной и экономической точек зрения. Но изучение этого вопроса выходит за рамки данной диссертационной работы. В данном случае можно предположить, что качество принимаемых решений зависит от количества (объема) информации, возможности её обработки, а также прикладного характера информации и некоторых поведенческих аспектов. Объём информации определяется потребностью, а также спросом и предложением. Если прочие факторы являются константами, то можно установить положительную (дегрессивную, прогрессивную или пропорциональную) зависимость между качеством принимаемых решений и объёмом информации. Однако, возможна негативная ситуация, когда избыток предложения над спросом вызывает проблемы, связанные со своевременной обработкой. Чтобы этого избежать, необходим специальный анализ информационной потребности. Для этой цели нами проведен анализ пользователей. Можно выделить два вида:

1. внутренние пользователи, входящие в состав организации (предприятия, фирмы), где осуществляется учет;
2. внешние пользователи, не входящие в состав организации (предприятия, фирмы).

В информации об итогах работы предприятий и фирм заинтересованы различные потребители информации: налоговые службы, антимонопольные комитеты, органы статистики, потенциальные инвесторы, акционеры.

Акционеров интересуют доходы и факторы их увеличивающие (показатели эффективности производства, способствующие снижению объемов затрат и увеличению прибыли).

Государственным органам  необходима информация о способности  предприятия выполнять финансовые обязательства.

Всех потребителей экономической  информации можно объединить в следующие группы:

Менеджеры предприятий, фирм, которые нуждаются в получении  информации для анализа при принятии решений, контроле, регулировании управленческой деятельности, т.е. в информации: по ценам реализации, о затратах на производство, спросе на выпускаемую продукцию, конкурентоспособности продукции предприятия, по показателям рентабельности производства и выпускаемого ассортимента продукции;

Держатели акций заинтересованы в информации о величине капиталовложений, дохода от акций и т.п.;

Наемные работники желают знать о способности фирмы  выполнять обязательства по заработной плате;

Кредиторы и владельцы  ссудного капитала хотят знать о  возможностях предприятия или фирмы  выполнять взятые на себя финансовые обязательства;

Различные правительственные  организации собирают следующую  информацию:

1. Госкомстат - обобщает детализированные данные о сбытовой деятельности, прибылях, капиталовложениях, запасах товаров, выплачиваемых дивидендах, долях прибылей, поглощаемых налогообложением;
2. антимонопольные комитеты - анализируют информацию о затратах, калькуляции себестоимости продукции, об уровне оптовых цен, прибылях предприятий и так далее;
3. налоговые службы - изучают отчеты для проверки налогооблагаемой прибыли; они требуют единого подхода к определению состава затрат, объема прибыли, использования современных методов их исчисления [4, c.267-268].

Таким образом, на предприятии  возникает необходимость создания единой информационной системы. Под  информационной системой понимается взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Целью подавляющего числа экономических систем в рыночных экономических условиях является получение прибыли. Однако не всегда цель экономической системы столь очевидна и так просто трансформируется в перечень критериев, так, целью информационной системы, входящей в состав любой экономической системы отдельной подсистемой, является повышение эффективности принимаемых управленческих решений.

Информационная система  должна удовлетворять следующим  требованиям:

1. Адаптивность по отношению к профилю деятельности предприятия любой формы собственности, предполагающая простую реорганизацию информационной системы при изменении профиля деятельности предприятия.
2. Наличие достаточного количества параметров, позволяющих настроить систему под специфические особенности хозяйственной, финансовой и производственной деятельности организации-пользователя.
3. Целостность, определяющая согласованность целей функционирования всей системы с целями функционирования ее подсистем и элементов.
4. Модульность - автономное использование отдельных частей системы и четкое разграничение оперативно-управленческих задач, при полной их интеграции на уровне единой базы данных.
5. Функциональная и структурная полнота системы, предполагающая охват всего спектра типовых производственно-экономических функций.
6. Предоставление пользователям простого инструментария для самостоятельного развития системы.
7. Использование архитектурных решений, не требующих длительной специальной подготовки системных администраторов, отвечающих за эксплуатацию системы.
8. Экономичность, означающая что затраты на обработку информации должны быть меньше экономического выигрыша от ее использования. Экономический выигрыш в условиях информационной системы образуется за счет повышения оперативности и достоверности результатной информации, непосредственно используемой для выработки управленческих решений.
9. Информационная безопасность системы, т.е. обеспечение надежной защиты коммерческой информации фирмы[5, c.176-177].

При четко налаженной организационной  схеме функциональной эксплуатации информационной системы каждый исполнитель  выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей. В результате работы всех пользователей системы происходит наполнение базы данных предприятия оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности По содержанию информации важнейшим требованием является включение в базу данных не только внутренней, но и внешней информации о затратах. Только сопоставление данных внутреннего учета с информацией о затратах конкурентов по аналогичным продуктам дает предприятию ориентир, позволяющий удерживать конкурентоспособную позицию

В основе управления затратами  лежит их классификация по разным признакам. Основой предложенной модели служит классификация затрат по характеру взаимосвязи с объемом производства продукции. Динамика величины переменных затрат определяется динамикой объемов производства, величина постоянных затрат не зависит от данного параметра, но на единицу продукции увеличивается при снижении и снижается при увеличении объемов производства. Переменные затраты характеризуют стоимость собственно продукта, все остальные (постоянные) - стоимость предприятия. В условиях постоянно развивающегося рынка администрация и менеджеры должны всегда иметь под рукой оперативную информацию о том, во что в действительности обходится предприятию производство продукции, оказание услуг вне зависимости от того каковы на сегодняшний день управленческие расходы.

Первым этапом реализации модели является деление затрат на производство продукции на постоянную и переменную составляющие.

В качестве входной информации для решения задачи служат следующие  документы:

1. отчеты экономистов цехов, представляемые в бухгалтерию ежемесячно,содержащие расчет фактической себестоимости продукции по статьям калькуляции в соответствии с номенклатурой цеха;
2. ведомости № 12 и № 15, составляемые работником бухгалтерии, содержащие информацию о величине общепроизводственных и общехозяйственных расходов соответственно, по статьям затрат за отчетный период (месяц);
3. справка отдела сбыта о количестве выпущенной продукции в натуральном выражении согласно номенклатуре за отчетный период;
4. отчет планово-экономического отдела, содержащий основные технико-экономические показатели: объем реализованной продукции в действующих ценах и ценах соответствующего периода, объем товарной продукции в действующих ценах и ценах соответствующего периода, себестоимость товарной продукции, рентабельность и т.п.