Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

Характеристика — это официальный документ, который выдаёт администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов. В характеристике приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части. Первая часть — анкетные данные: ФИО, должность, образование, год рождения, национальность. Вторая часть — данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, уровень профессионализма). Третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, участие в общественной жизни, поведение в быту, отношение к товарищам по работе. Здесь указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений. Четвертая часть — вывод, в котором указывают назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывают характеристику, как правило, два лица: руководитель учреждения и председатель местного комитета (или профсоюзного комитета). Подписи заверяются печатью.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие документы относятся к документам по личному составу?

2. Что такое трудовой  договор (контракт)?

3. Какие виды трудовых  договоров Вы знаете?

4. Какие обязательные  условия должен содержать трудовой  договор?

5. Какие основания  прекращения трудового договора Вы знаете?

6. Какие меры дисциплинарного  взыскания применяются к работнику?

7. Из каких частей  состоит текст приказа по личному  составу?

8. Что представляет  собой трудовая книжка?

9. Какие документы  входят в состав личного дела?

10. Из каких частей состоит характеристика?

Лекция 5

СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Вопросы:

1. Виды писем. 

2. Правила оформления  делового письма.

 

1. Основным видом документов, используемых как средство обмена информацией между организациями и физическими лицами, является служебное письмо. Письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте).  

Несмотря  на снижение относительной доли почтовых сообщений на фоне информационных потоков, пересылаемых с помощью телефакса, телекса и каналов электронной почты, письменная корреспонденция продолжает сохранять особую роль. Деловое письмо практически всегда представляет собой оригинал, а не копию документа, со всеми необходимыми атрибутами, придающими ему статус официального. Традиция оформления делового письма имеет более чем столетнюю историю и является своеобразным стандартом при подготовке сообщений.

Официальные письма составляются на бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с  воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

Оформление бланка, соответствующее  принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю более «устойчивой».

Для официального письма рекомендуется  следующий состав реквизитов:

1 — Государственный герб (для предприятий);

2 — эмблема организации;

3 — код предприятия по (если есть);

4 — код документа по (если есть);

5 — наименование организации;

6 — почтовый и телеграфный адреса;

7 — номер телефона;

8 — номер факса, телетайпа;

9 — номер счета в банке;

10 — дата;

11 — индекс документа;

12 — ссылка на индекс и дату входящего документа;

13 — адресат;

14 — заголовок к тексту;

15 — текст;

16 — подпись;

17 — фамилия и телефон исполнителя.

При изготовлении бланков следует помнить, что  согласно Указу Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 года № 357, а также решению Конституционного Суда Республики Беларусь государственные органы, а также все организации независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности обязаны оформлять реквизиты бланка для писем на двух языках (белорусском и русском).

Государственный герб

Республики  Беларусь

Назва вышэйстаячай    Наименование вышестоящей

      арганізацыі      организации

 Назва арганізацыі    Наименование организации

   Паштовы  адрас     Почтовый адрес

Камунікацыйныя  даныя   Коммуникационные данные

____________№______

На № _______ад______  

Бланк для писем рекомендуется  изготавливать с использованием бумаги двух форматов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Формат А5 используют в целях экономии бумаги при подготовке небольших писем, объем которых, как правило, не превышает 15 строк.

Существует несколько  видов классификаций деловых  писем, в основе их лежат не различные  подходы, а различные классификационные  признаки.

По тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции на:

● деловую;

● коммерческую.

Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических  лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К коммерческим письмам относятся: письма-запросы, письма-предложения, письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

Деловые письма решают организационные  вопросы, правовые проблемы, а также  вопросы экономических отношений  корреспондентов.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

● инициативные письма;

● письма-ответы.

Обязательного ответа требуют  коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация). Кроме этого обязательного ответа требуют письма-обращения, просьбы.    

Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.

По признаку адресата деловые письма делятся на:

● обычные;

● циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько  адресов, как правило, подчиненных  инстанции.

По форме отправления наряду с традиционным почтовым отправлением можно выделить:

● деловую электронную корреспонденцию;

● факсовые отправления.

При этом письма, имеющие большое юридическое значение, — договоры, предложения, рекламации и т.п. — высылаются обычным почтовым отправлением.

По структурным признакам деловые письма делятся на:

● регламентированные (стандартные);

● нерегламентированные (нестандартные).

Регламентированные письма составляются по определенному образцу, это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов. Письма такого типа решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных синтаксических конструкций.  

Деловые нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического  повествования или этикетного текста.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на:

● одноаспектные;

● многоаспектные.

Одноаспектное письмо рассматривает  одну проблему, вопрос, а многоаспектные письма  несколько.

Многоаспектное письмо может содержать  предложение, просьбу и напоминание  одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением и т.п.

2. Существует около 40 видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму.

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия  в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо просьба  может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…»), от третьего лица единственного числа (в это случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

В письмах-просьбах часто  встречаются, например, такие словосочетания: «Просим Вас проверить качество изготовления станков…», «Просим Вас включить в план приобретений…», «Прошу принять меры…», «Прошу сообщить данные о сроках поставки…», «Прошу направить нам договор…».

Варианты  текстов писем-отказов могут быть такими: «Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе … нет возможности из-за отсутствия свободных мест», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…»,  «Считаем нужным сообщить вам…», «Предлагаемые вами сроки проведения…», «Ваше предложение не получило поддержки…».

Сопроводительные  письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а дату, адрес, и индексы письма можно указать прямо в самом документе.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата  А5. Варианты сопроводительных писем  могут быть следующими: «Высылаем наложенным платежом…», «Предоставляю на утверждение проект плана…».

Договорные  письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Варианты текстов договорных писем могут быть примерно такими: «Направляем подписанный с нашей стороны договор №… от ...», «Справка о финансировании будет выслана…».

Письма-напоминания. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить  те или иные обязательства. Вариант письма-напоминания: «Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет … Срок оплаты истекает …». В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания: «Напоминаем, что…», «В соответствии с … Вы должны…», «Несмотря на неоднократные напоминания, мы до сих пор не получили…».

Информационные  письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного  письма может варьироваться от размера  обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Текст информационного  письма:

«…В соответствии с планом изданий в 1997 году институтом будет создаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более … страниц до … 1997 года…».