Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.

Письма-предложения могут представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Это может быть также ответ той или иной организации на ее запрос.

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.

Письма-подтверждения содержат сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. В письмах-подтверждениях встречаются также словосочетания: «Подтверждаем получение документов на…», «Получение Ваших условий поставки оборудования подтверждаем…».

Существуют определенные правила, которыми должен руководствоваться автор письма:

● достоверность и объективность изложения;

● полнота информации;

● краткость изложение;

● отсутствие рассуждений и повествовательности;

● нейтральность тона изложения;

● использование средств логической, а не эмоциональной экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Деловые письма предназначены  не для того, чтобы вызвать восхищение у читателя; деловое письмо должно его убедить и победить. Одним  из условий убедительности является краткость делового документа. Аргументация должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной.

Убедительность делового письма напрямую связана с этикой. Неуважительность со стороны автора документа, как бы завуалирована  она ни была, всегда ощущается адресатом, и эти ощущения формируют стойкое отрицательное отношение к письму, несмотря на формально безупречные приемы убедительности сообщения.

Особенно внимательным нужно быть автору письма, в котором  содержится отказ. Не начинайте письмо констатацией отказа. Здесь целесообразны  формулы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…», «К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу…» и т.п.

Профессионал думает не только над тем, что сказать, но и над тем, как сказать. Вот  несколько практических советов специалистов по стилю делового письма:    

● отдавайте предпочтение коротким предложениям;

● предпочитайте простые слова, но не обедняйте язык;

● больше пользуйтесь глаголами, чем прилагательными;

● вырабатывайте свой стиль;

● стремитесь к краткости.

В деловой переписке очень важна грамотность. Будьте внимательны в употреблении синонимов, слов близких или совпадающих по своему значению. Например, будущий и грядущий, построить и соорудить и т.п.

Не употребляйте словосочетания с избыточными словами, поскольку  их значение содержится в значении соседнего слова: памятный сувенир, совместное сотрудничество, прейскурант цен и т.д.

Избегайте тавтологических  сочетаний слов: следует учитывать следующие факты и т.п.

Нельзя употреблять  слова в значениях, которые не закреплены традицией книжно-письменного стиля, избегайте заимствованных слов типа пролонгировать (продлить), репрезентовать (представить) и др.

Нет нужды в употреблении «высоких» слов в текстах служебного характера, следует избегать использования  слов устной речи.

Фразеологизмы, т.е. устойчивые обороты речи, украшают язык. Они  вполне уместны в деловой речи, если используются без ошибок.

Распространенная синтаксическая ошибка — «нанизывание» форм родительного падежа существительных.

Основным  информационным элементом любого документа, в том числе письма, является текст. Текст документа — это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа. В зависимости от вида письма (деловое, служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.д.) его текст будет иметь свои особенности. Общие требования к тексту письма заключаются в следующем:

●  письмо должно быть посвящено одному вопросу;

● письмо не должно быть большим по объему (как правило, до одной страницы, в исключительных случаях — до пяти).

Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составить отдельные письма по каждому из них.

К тексту письма предъявляется  также ряд общих требований, распространяемых на все виды организационно-распорядительных документов.

Приступая непосредственно  к составлению текста письма, следует  продумать его композицию, т.е. последовательность расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.).  С точки зрения  композиции все письма можно разделить на:

● простые;

● сложные.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма,  тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая часть). Текст письма, состоящего из двух смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение (просьбу, отказ, предложение и т.д.). К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются в случаях, требующих детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу. Формы обращения могут быть различны:

                                    Уважаемый Александр Иванович!

                                    Уважаемый господин!

                                    Уважаемый господин директор!

При обращении к высшим должностным лицам государства, а также должностным лицам высших и центральных органов государственной власти, президентам обществ, компаний, фирм допускается обращение с указанием должности без фамилии.

Обращение следует указывать  при адресовании писем частным  лицам. В то же время в текущей деловой переписке при решении служебных вопросов, связанных с исполнением законодательства, поручений вышестоящих органов злоупотреблять применением обращения не стоит.

Основная смысловая  нагрузка сложных писем заключается  во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.

Заключение — это итог изложения темы или предмета письма. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы и т.д.

В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью — опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, фактов.

В деловой переписке  принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем», «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).

Завершить текст  письма рекомендуется заключительной формулой вежливости, которая является традиционной: «С уважением…». Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После формулы вежливости располагается подпись автора письма.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма?

2. Какие виды писем Вы знаете?

3. Определите языковые  особенности письма-просьбы.

4. В каких случаях  составляются сопроводительные  письма?

5. В каких ситуациях  составляются письма-нопоминания?

6. Какая цель информационного  письма?

7. Назовите правила, которыми должен руководствоваться автор письма?

8. Какие практические  советы по стилю делового письма  Вы знаете?

9. Охарактеризуйте структуру  сложного письма?

 

Лекция 6

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Вопросы:

1. Структура и объем документооборота.

2. Обработка  входящих документов.

 3. Обработка исходящих документов.

 4. Регистрация и контроль исполнения документов.

 5. Классификация документов предприятия.

 6. Составление номенклатуры дел.

 7. Формирование и оформление дел.

 8. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

 9. Экспертиза ценности документов организации.

 

1. Документооборот — это прохождение документа в учреждении, организации, на предприятии с момента его создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов: входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые из учреждения), внутренние (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Поток входящих документов разделяется на:

● документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения;

 ● документопотоки, направляемые отдельным исполнителям.

Под объемом  документооборота понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы организации.

При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражают дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров.

2. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом.

Поступившие документы  проходят следующие этапы:

● первичную обработку (проверка правильности доставки; вскрываются все конверты (кроме тех, которые имеют пометку «Лично»);

● предварительное рассмотрение (предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется реквизит «Отметка о поступлении». Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника организации);

● регистрацию (передача входящих документов на рассмотрение руководству организации должна осуществляться после регистрации);

● рассмотрение руководством (принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель организации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции);

● направление на исполнение (с резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения);

● контроль исполнения;

● исполнение документов;

● подшивку документов в дела (документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом закончена, на нём проставляется отметка об исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией передается секретарю для подшивки в дело).

3. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

● составление проекта документа (проект исходящего документа составляется исполнителем);

● проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

● согласование проекта документа (в ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации. Такое согласование оформляется визой);

● подписание документа руководителем;

● регистрация документа (после подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов»);