Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

5. Какие реквизиты  входят в состав бланка для  писем?

6. Что представляет собой формуляр-образец?

7. Что называется типовым  формуляром?

8. Какие реквизиты  относятся к юридически значимым?

9. Как формулируется  заголовок к тексту?

10. Какие элементы входят  в состав реквизита «адресат»?

11. Как пишется почтовый  адрес в реквизите «адресат»?

12. Какие виды внутреннего и внешнего согласования Вы знаете? Где они располагаются?

13. Какие элементы входят  в реквизит «подпись»?

14. Какие элементы входят  в состав грифа утверждения?

15. Как оформляется  приложение к документу?

16. Из каких элементов состоит реквизит «резолюция»?

 

 

Лекция 3

СОСТАВЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы:

1. Требования  к текстам документов.

2. Составление  отдельных видов документов.

 

1. Текст является основным реквизитом формуляра документа.

Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.

При составлении документов следует избегать длинных фраз с  большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитеты, гиперболы, метафоры. В тексте документа не должно быть устаревших слов и выражений (архаизмов), например, таких слов как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д.

Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения как: настоящим сообщаю, предъявителю сего, на предмет выдачи, препровождено, доношу, действительно рабо-тает и т.д.

Канцеляризмы лишают текст документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной, например: «Поставить во главу угла…», «Развернуть культмассовую работу…», «В части удовлетворения запросов…», «Имеет место рост производительности…» и т.д.

Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами как «за счет», «по линии», «в части» («по линии намеченных мероприятий», «за счет применения новой техники» и т.д.). Это относится и к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например: критика — обязательно резкая, поддержка — всегда горячая, размах — обычно широкий и т.д.

Не следует  употреблять таких слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов, например: своя автобиография, отступать назад, не нужны слова «месяц», «человек» в сочетаниях «в марте месяце», «10 человек рабочих» и т.д.

Явным недостатком при  составлении текстов документов является тавтология (повторение одних  и тех же слов), например: «Следует отметить следующие недостатки…», «В целях улучшения работы целесообразно…», «Объединить воедино», «Хронометраж времени» и т.д.

В деловом письме используются слова иноязычного происхождения  когда им не находится соответствующих  синонимов, обозначающих то же понятие. Но не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: «утрировать» вместо «преувеличивать», индифферентно — равнодушно, конвенция — условие, дефекты — недостатки и т.д.

Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

Составить служебный  документ тем легче, чем большим  запасом слов располагает его  составитель, используя синонимы — слова, разные по звучанию, но близкие по значению, например: известие — извещение, сообщение, новость; взгляд — убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый — четкий, определенный, ясный, очевидный и т.д.

В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с. г.

Принятая форма обращения «господин» сокращается в начале и в середине фразы, а также в реквизите «адресат» следующим образом: г-н. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин» даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, например: «Поручить сотрудникам Г. М. Ивановой и В. А. Смирновой…».

При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (традиционные) словосочетания и словесные формы, применять прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). При этом определение должно стоять перед определяемым словом (временное исполнение обязанностей), дополнение — после управляющего слова, обстоятельственные слова — ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения (как правило, в связи с тем, ввиду того) — в начале предложения. Сказуемое в предложении следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах, употреблять глаголы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.) 
и языковые конструкции повелительного характера.

2. Основным распорядительным документом, издаваемым руководителем органа управления, является приказ. При его составлении предъявляются серьезные требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. В зависимости от содержания приказы делятся на приказы по личному составу (о кадрах) и по вопросам общей деятельности.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Констатирующая часть приказа начинается со слов «в связи», «в целях» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падежах. Например: «В связи с переходом на новую систему планирования…», «В связи с производственной необходимостью…».

Если основанием к  изданию приказа служит документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают наименование этого вида документа в именительном падеже, его номер, дату и заголовок к тексту, а в отдельных случаях и краткое содержание, например:

Основание: распоряжение Совета министров Республики Беларусь

от 01.02.1997 № 143р  «О…».

Распорядительная часть  приказа излагается в повелительной  форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется на отдельной строке, не отступая от границы левого поля листа документа (перед словом «ПРИКАЗЫВАЮ» знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи). Намеченные мероприятия излагаются по пунктам, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий.

Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя структурного подразделения или должностного лица (в дательном падеже), предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения (указывается на отдельной строке).

В распорядительной части  приказа следует избегать неконкретных выражений, например, «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.д.

Заканчивается распорядительная часть указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением  данного приказа. Формулировка этого  пункта является постоянной: «Контроль за исполнением приказа возложить на…» (указывается структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, при этом наименование должности и ФИО пишутся в винительном падеже).

Допускается для приказов с большим числом пунктов оформлять  распорядительную часть в виде таблицы, например:

Исполнитель	Действие, мероприятие	Срок исполнения
Государственный архив Могилевской области	Представить план комп-лектования на 2004 год	01.02.2004

Если распорядительная часть приказа не нуждается в  разъяснении, то констатирующая часть может отсутствовать.

Отметки о наличии  приложения как отдельного реквизита  в приказах нет. В тексте приказа  при упоминании сведений, зафиксированных  в приложении, в скобках указывают: «Приложение 1», если их несколько; а если одно, то «См. Приложение», а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнем углу:        Приложение

к приказу  Министра

культуры РБ

09.08.2004 № 200

Заголовок приказа выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О внедрении стандартных форм документов», 
«О проведении инвентаризации основных фондов».

Список адресатов, которым  рассылается приказ, пишут на обороте  его последнего листа, например:

1 – в дело…

2 – Министерство образования  РБ.

При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа.

В процессе подготовки приказа  все виды согласования проставляются на первом экземпляре проекта.

При оформлении приказов по личному составу в  тексте приказа, как правило, отсутствует  констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, увольнение и т.д. В конце каждого пункта приказа дается основание для его составления.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения вопросов основной деятельности.

Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей 
и распорядительной. Распорядительная часть может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые пишутся с новой строки. В некоторых случаях распорядительное слово «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» может отсутствовать.

Указание издается по вопросам информационно-методического характера, а также связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Заголовок указания выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О подготовке материалов к заседанию Методической комиссии факультета».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины  издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть  указания может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности), которые пишутся с новой строки.

В случае необходимости  текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель — действие — срок исполнения.

В последнем пункте указывается  наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением: «Контроль за исполнением возложить на…».

Положение — правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, учреждений, организаций, предприятий, а также их структурных подразделений.

Текст положения имеет  следующую структуру: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения; связи; контроль, имущества и средства, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

Положение об организации  утверждается руководителем вышестоящей  организации (или распорядительным документом), положения о структурном  подразделении — руководителем организации.

Проект положения визируется составителем и должностными лицами, от координации действий которых зависит введение положения. Заголовком к тексту служит наименование организации или структурного подразделения. 

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Текст инструкции носит  организационный характер, поэтому в ней рекомендуется использовать четкие формулировки с распорядительными словами: «Должен», «Следует», «Необходимо», «Имеет право», «Не рекомендуется», «Запрещается» и т.д. Текст излагается от 3-го лица в безличной форме. Оформляют ее на общем бланке.

В настоящее время  уделяется большое значение должностным  инструкциям, регламентирующим деятельность должностных лиц, их права и обязанности. Утверждаются должностные инструкции руководителями структурных подразделений, а в небольших организациях — их руководителями. Проект инструкции визируется обычно составителем юрисконсультом, отделом труда и заработной платы.