Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

Текст инструкции делится  на разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности). При изложении текста не рекомендуется повторять наименование соответствующей должности. Для сокращения текста рекомендуется каждый пункт начинать глаголом в изъявительном наклонении (например, назначает, обеспечивает, подготавливает и т.д.).

Положение и инструкция относятся к числу организационных  документов. Кроме них, организационными документами являются устав, правила внутреннего трудового распорядка, штабное расписание, график отпусков.

Одним из распространенных организационно-распорядительных документов является протокол.

В заголовок протокола  входит указание совещания, собрания, название коллегиального органа, а  также обсуждаемый вопрос (если он один), например: «заседание Технического совета объединения», «заседание методической комиссии о проекте «Инструкции о ведении делопроизводства».

Текст протокола состоит  из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола заканчивается  повесткой дня. После заголовка  протокола указываются фамилии  и инициалы председателя и секретаря  заседания.

В протоколах заседания постоянно действующего коллегиального органа ФИО его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их общее количество, а в скобках — «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается».

Когда в заседании  участвуют представители других организаций, их инициалы перечисляются  в алфавитном порядке с указанием  должности и наименования организации.

Список приглашенных составляется и прилагается к  протоколу, если приглашенных более десяти человек, о чем в протоколе делается специальная отметка.

На расширенных  заседаниях и собраниях участники  персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно, например: «Присутствовали — 80 человек».

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня перечисляются  все вопросы, подлежащие рассмотрению, названия докладов, наименования должностей докладчиков, инициалы и фамилии (в родительном падеже).

Основная часть протокола  состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫCТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Этими словами начинается каждая часть раздела, после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указываются фамилия, имя, отчество докладчика или выступающего (при необходимости в скобках указывается должность). Затем через тире пишется краткая запись текста доклада, изложенная в первом лице (без местоимения «я», без слов «так сказать», «значит» и т.д.).

При этом в тексте доклада  каждую новую мысль целесообразно  начинать с новой строки.

В том случае, когда  текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его текста после тире пишется: «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в этот раздел (вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишут фамилию, имя, отчество).

Текст постановляющей части  протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он излагается с употреблением неопределенной формы глагола (возложить, поручить, организовать) и строится по схеме: действие — исполнитель — срок.

Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь.

Для некоторых разновидностей протоколов вводятся дополнительно  такие реквизиты, как гриф утверждения, согласования.

Акты составляются комиссией или специально выделенными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В первой части акта перечисляются:

● основание (указывается распорядительный или нормативный документ или устное указание руководителя, послужившее основанием для составления акта);

● состав комиссии (указывается наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименование должностей, ФИО членов комиссии и приглашенных лиц в алфавитном порядке). При написании должностей лиц, участвовавших в составлении акта, необходимо указывать название учреждения.

Слова «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся не отступая от границы левого поля листа документа.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения.

В акте в конце  текста указываются сведения о количестве его экземпляров. Затем при наличии  приложений дается ссылка на них (перед подписями), которая оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложений».

При подписании акта первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже — подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Некоторые виды актов утверждаются руководителем учреждения.

Докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные  записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о командировке, о результатах проверки и т.д.).

Текст докладной записки  состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние  вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

Текст докладной записки  не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», лучше «По Вашему поручению мною проведена …» и т.д.

Внешние докладные записки  подписываются руководителем.

Объяснительная записка — это документ, в котором работник организации объясняет причину невыполнения какого-либо распоряжения, приказа.  

Доверенность — это документ, который организация выдает должностным лицам на получение от поставщиков товароматериальных ценностей. Доверенности бывают официальные и личные. Официальная доверенность выдается бухгалтером в одном экземпляре под расписку лицу, которому поручается получение ценностей. Необходимо указать срок действия. Если он не указан, то документ сохранят силу в течение года со дня выдачи.

Справка — это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов. Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка о месте работы, о трудовом стаже и др.).

Реквизиты служебной  справки аналогичны реквизитам докладной  записки. При необходимости текст  служебной справки может заверяться печатью.

Личная справка содержит реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, адресат, название вида документа, дату и регистрационный  индекс, место составления, текст, подпись, печать.

Текст служебной справки  может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: «По состоянию на 01.06.1998», «За период с 01.01. 1998».

Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа, подписывается руководителем организации или его заместителем, внутренняя — составителем.

Текст личной справки, как  правило, начинается с указания в именительном падеже ФИО лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает», «дана в том».

Расписка относится к разряду личных справок и удостоверяет какой-либо юридический факт.

Основными правовыми  документами во взаимоотношениях между  организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Контракт (договор) — документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия и сроки поставки, транспортировки, упаковки и маркировки, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон — все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного  контракта обычно начинается с предложения  его заключить — направления письма-предложения, или оферты. Оферта представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает это в документе — ответе на предложение. Ответ может быть осуществлен средствами почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ получен от партнера (по контракту).

Договорные отношения  могут быть также установлены  путем предоставления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его  и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

При составлении  контрактов и их заключении следует  уделять особое внимание правовой грамотности  текста, избегать двусмысленности формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять написания юридических адресов предприятий-контрагентов.

Все виды договоров (рента, подряд и др.) имеют различные  реквизиты содержания, но одни и  те же реквизиты формы, к которым  относятся:

● название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);

● дата, место составления; номер;

● наименование сторон (полные и сокращенные названия фирм).

Затем следуют реквизиты  содержания:

● предмет контракта;

● условия и сроки поставки, транспортировки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

● условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

● порядок сдачи-приема выполненных работ;

● ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

● гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

● переход права собственности и риски;

● порядок разрешения споров.

Затем снова следуют  реквизиты формы:

● юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

● подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

● печати фирм-контрагентов.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Назовите основные черты делового языка?

2. Какие языковые элементы  целесообразно исключить из текстов документов?

3. Что излагается в  констатирующей части приказа?

4. Как строится распорядительная  часть приказа?

5. Из каких частей  состоит текст распоряжения?

6. С какой целью  издается указание?

7. Какую структуру имеет текст положения?

8. Какие документы относятся к организационным?

9. Из каких рубрик  состоит текст протокола?

10. Из каких частей  состоит текст акта?

11. Как строится текст  докладной записки?

12. Какие бывают виды  доверенностей?

13. Какие реквизиты  содержит личная справка?

14. Что такое коммерческий контракт?

15. Какие реквизиты  входят в контракт?

Лекция 4

ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

Вопросы:

1. Документы  по личному составу.

2. Содержание  трудового договора (контракта).

3. Оформление приказов по личному составу.

4. Оформление  трудовых книжек.

5. Личное дело.

 

1. Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым кодексом Республики Беларусь, который вступил в действие с 1 января 2000 года. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления, приема, увольнения, перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу.  
К таким документам относятся:

● трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

● приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

● трудовые книжки;

● личные карточки формы Т-2;

● личные дела;

● лицевые счета по заработной плате.

При работе с  документами по личному составу  необходимо учитывать, что персональные данные граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации. Сегодня информация, относящаяся к тайне личной жизни граждан, имеется практически во всех организациях независимо от формы собственности. Обращение с документами, содержащими такую информацию, и с самой этой информацией должно быть очень аккуратным, тем более что с 1 января 2001 года введен в действие новый Уголовный кодекс, который предусматривает уголовную ответственность за нарушение законодательства в этой сфере.