Этапы экономико-математического моделирования

Поскольку в организации работы выполняют люди, другие важным аспектом функции организации являются определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия. Эти субъекты   делегирования применяют на себе ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование – это средство руководства осуществляя выполнения работы с помощью других лиц.

 Мотивация - это процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения цели. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленный план и сама совершенная структура организации не имеют ни какого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Поэтому задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и в соответствии с планом.

Доказано, что мотивация (т.е. создание внутреннего побуждения к действиям) является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Потребность –это психологическая или физиологическое ощущение недостатка чего-либо. Задача руководителя состоит в том, чтобы определить это потребности и найти способ для работников удовлетворять эти потребности через хорошую работу.

Контроль - эго процесс обеспечения достижения целей организации.Существует три этапа управленческого контроля.

Установление стандартов - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования.

Второй этап - это измерение того, что было достигнуто за определенный период времени, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правшою, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для осуществления третьей стадии, на которой предпринимаются действия для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана.

Одно из возможных действий - это  пересмотр целей для того, чтобы  они стали более реалистичными и соответствовали ситуации, т.е. корректировка действий.

Вес рассмотренные четыре функции  управления - планирование, организации, мотивации, контроль имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходимы коммуникации, обмен информацией. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческих функции, обеспечивая их взаимосвязь, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

Принятие решений – это процесс выбора одной из альтернатив. Руководителям приходится перебирать многочисленные комбинации потенциальных действий для того, чтобы найти правильное действие для данной организации, в данное время и в данном месте. Чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив - это решение. Следовательно, принятие решения - это выбор того как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролирован. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.

Основным требованием при принятии эффективного объективного решения является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

Коммуникация - эти процесс обмена информации между двумя и более людьми Прочность и качество информации между людьми - будь то друзья, члены семьи или коллеги - в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и ясными являются их межличностные отношениями. Поскольку организация представляет структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени с зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования.

Очевидно что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договариваться об общей  цели, что составляет предпосылку существования организации как таковой. Информации в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но и также для того, чтобы они могли выполняться.

Принятие решения и коммуникация  является общими характеристиками функций  менеджмента  и тесно связаны между собой.

#21. Коммуникации в управлении организацией

Коммуникация - это процесс обмена информацией между двумя и более людьми.

В процессе обмена информацией можно  выделить 4 базовых элемента: 1. Отравитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее. 2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов. 3. Канал - средство передачи информации. 4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

При обмене информацией отправитель и получатель проходи несколько взаимосвязанных этапов: 1) Зарождение идеи. Отравитель решает, какую значимую идею или сообщение следует следить предметом обмена. 2) Кодирование и выбор канала. Прежде чем выбрать идею, отправить должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, используемых для кодирования. К коммуникационным каналам относятся речь, письменные материалы, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции.

3) Передача. На этом этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. 4)Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя.

Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются ролями. Обратная связь - это опорная реакция на то, что услышано, прочитано или уведено: информация отсылается обратно к отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. Обратная связь способствует повышению эффективности обмена управленческой информацией, помогает преодолевать шум. Шум - то, что искажает смысл.

Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в данном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Такой подход рассматривает не индивидов как таковых, а коммуникационные отношения между ними. Организация как открытая система постоянно обменивается информацией с внешней средой.

Создаваемая руководителем коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связей строятся по линии руководства - от начальника к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровню индивидами или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и другими подчиненными. Совокупность этих связей создаст реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление.

В зависимости от того, как построены  коммуникационные потоки для группы определенной численности, деятельность группы отличается большей или меньшей эффективностью. Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп разной численности. Такие как: типа "колесо" представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре "колеса", имеет больше коммуникационных связей, чем другое члены группы, поскольку

1) получает больше посланий; 2) выражает больше удовлетворенности по поводу своей задачи; 3) чаще признается лидером другими членами группы; 4) оказывает большее социальное влияние на других членов группы; 5) обычно несет большую ответственность за передачу информации;6) от него больше ожидается окончательное решение проблемы.Централизованные сети могут быть эффективными при решении простых проблем.

Другой тип властной иерархии представляют сети типа "цепочка". В них уже появляются горизонтальные связи - элемент децентрализации.

"Весканальные сети" представляют полностью децентрализованные группы и используются при решении сложных проблем. Такой подход называют открытыми коммуникациями.

Характер взаимозависимых работ  и людей в организации определяет тип более эффективной коммуникационной сети, Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует командного подхода. Канал неформальной коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается пампою быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения информации.

Коммуникационные стили - это способ, с помощью которого индивид предпочитает строит отношения но данному поводу с другими.

За основу измерения межличностной коммуникации можно взять две переменные: 1)открытость по отношению к другим; 2)адекватность связи.

Открытость представляет раскрытие информации о себе другим и принято отстой реакции от других, особенно их реакции в том, как они воспринимают нас и наши действия.

Адекватность обратной связи –  это степень, с которой мы делимся  с другими нашими мыслями и  чувствами о них.

1) Открытие себя: характеризуется   высокой степенью открытости  и низкая степень адекватности  обратной связи, т.е. человек  предоставляет max информации о себе чтобы привлечь внимание и получить ответную реакцию. Недостаток: человек не может адекватно реагировать на критику своего поведения. 2) Реализация себя: характеризуется высокой степенью открытости и адекватности обратной связи, т.е. человек предоставляет исчерпывающую информацию о себе и устанавливает конструктивную и  незащитную связь. 3)Замыкание в себе: характеризуется  низкой степенью открытости и  адекватности обратной связи, т.е. человек рассказывать о себе и слушать других не адекватен. 4)Защита себя: характеризуется  низкой степенью открытости и высокой степенью адекватности обратной связи, т.е. человек  больше склонен слушать других и разговаривать с другими о других, чем рассказывать, о себе. 5) Торговаться за себя: характеризуется  умеренной степенью открытости и  адекватности обратной связи, т.е. человек придерживается такой степени открытости и адекватности обратной связи которые используют другие участники коммутационного процесса.

Руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на разговоры, поэтому наиболее важным является прямой межличностный обмен информацией.

Преграды на пути межличностных  коммуникациях: 1)восприятие; 2) семантика; 3) невербальная информация; 4) некачественная обратная связь; 5) неэффективное слушание.

Восприятие. Преграды при обмене информации могут быть обусловлены разницей в опыте работы, образовании, ценностях, социальных установках, эмоциональном состоянии. Семантика изучает способы использования слов и значения, передаваемые словами. Значение слова выявляется через опыт и варьируется в зависимости от контекста, ситуации, в которой оно использовано. Невербальные преграды. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная коммуникация происходит одновременно с вербальной и может вступать с ней в противоречие, изменяя смысл слов. Отсутствие обратной связи может ограничить эффективность межличностного обмена информацией. Неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Важно услышать конкретно излагаемые вопросы. Но маю обращать внимание на факты - нужно прислушиваться к чувствам.

В дополнение к межличностным контактам  управляющий должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена.

Искажение сообщений. Когда информация движется внутри организации вверх и вниз смысл сообщений несколько искажается. Искажение может быть непреднамеренным в силу затруднений в межличностных контактах. Сознательное искажение сообщений может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением и модифицирует его в своих интересах.

Искажение может возникнуть в результате фильтрации. Концепция фильтрации относится к тенденции искажений сообщений по мере их движения вверх, вниз или с уровня на уровень организации. Потребность в фильтрации обусловлена тем, что с уровня на уровень передаются только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации или придания сообщению большей ясности различные сведения приходится суммировать или обобщать перед направлением в разные сегменты организации.

Сообщения, направляемые наверх, могут  искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Возникает тенденция снабжать руководителей высшего эвена только положительной информацией.

Информационные перегрузки. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять ту, которая ему кажется наиболее существенной. Проблема заключается в том, что у руководителя и подчиненных может быть разнос представление о важности информации.

Неудовлетворительная структура организации. Многоуровневые структуры предполагают серьезное искажение, поскольку на каждом уровне возможна фильтрация.

Пути совершенствования организационных  коммуникаций

1. Регулирование информационных  потоков. 2. Управленческие действия. 3. Система обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников.4. Системы сбора предложений. 5. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи, которые содержат информацию для всех работников.6. Современная информационная технология. Компьютер, электронная почта, видеоконференции.  

#17.Функция планирования в менеджменте

Процесс стратегического планирования обеспечивает основу для управления членами организации. Стратегическое планирование - это набор действии и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей .