Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

Основное применение системы — создание корпоративной сети, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие процессы. В системе автоматизировано делопроизводство, в том числе согласование документов. Система ориентирована на сложную структуру организации. 

Электронная канцелярия «Золушка» позволяет организовать децентрализованную регистрацию и контроль исполнения в подразделениях, в том числе территориально удаленных, с внесением всей информации в единую базу данных. Программа состоит из трех модулей (блоков):

● служебная корреспонденция — регистрация и контроль исполнения входящих, исходящих и внутренних документов;

● решения и распоряжения — позволяет ставить на контроль отдельные пункты распорядительных документов и поручения руководства;

● письма граждан.

Формирование древовидной  иерархической схемы по всем связанным  друг с другом документам позволяет исполнителю сразу посмотреть все входящие, исходящие и внутренние документы, отражающие историю рассмотрения конкретного вопроса (первичный документ, сопроводительные письма, повторные письма, ответы, внутренние документы, связанные с рассмотрением вопроса).

    Автоматизированная  технология делопроизводства и  документооборота «Дело» поддерживает движение документов в организации от первичной регистрации до исполнения и формирования их в дела. Система поддерживает делопроизводственные процедуры по сопровождению бумажного документооборота и параллельное движение в локальной сети электронных копий бумажных документов. В системе можно регистрировать всю поступающую корреспонденцию, включая письма и обращения граждан, исходящую и внутреннюю документацию. Для каждого учетного документа в системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. В состав реквизитов РКК входят: корреспондент; краткое содержание; дата создания; регистрационный номер документа; подпись; резолюция; тематика; отметка о наличии приложений; номер дела по номенклатуре; состав документа и др. РКК можно объединять в картотеки, находящиеся в ведении структурных подразделений. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках. Обработка и хранение документов в системе производится только с РКК.

Движение документов в системе производится с помощью  механизма управления ходом работ, обеспечивающим обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документов от одного должностного лица другому является факт внесения резолюции с указанием исполнителей документа. Исполненные документы списываются в дело. В РКК заносятся реквизиты хранения документов согласно номенклатуре дел.

Прикладная программа «Делопроизводство» предназначена для автоматизации процесса работы с исходящими, входящими и внутренними документами организации в подразделениях документационного обеспечения управления и структурных подразделениях.

Она обеспечивает реализацию следующих функций:

• перенос входящих документов на машинный носитель;
• регистрацию документов и направление на рассмотрение;
• рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль;
• исполнение и составление отчетов о выполнении;
• контроль состояния документов при их движении по подразделениям;
• контроль сроков и результатов исполнения документов, формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины;
• подготовку исходящих и внутренних документов, направление на согласование;
• согласование документов и направление на подпись, или отклонение их;
• подписание документов;
• регистрацию исходящих и внутренних документов;
• печать документов для отправки традиционным способом по почте;
• формирование дел и направление документов в дела;
• сортировку и полнотекстовый поиск документов;
• передачу документов в электронный архив.

Прикладная программа, совместно с сервером Notes, предоставляет  возможности по пересылке документов в электронной форме между  территориально распределенными и удаленными подразделениями организации. Для этого имеются как средства работы сервера с большим количеством клиентов в рамках локальной сети, так и средства тиражирования баз данных между серверами, расположенными в разных зданиях, офисах, регионах и т.д. При этом Notes обеспечивает совместный доступ к этим базам данных всех сотрудников, независимо от их территориальной расположенности.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

 

1. Как используется ПЭВМ в документировании?

2. Охарактеризуйте информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства.

3. Использование системы  «Евфрат» в делопроизводстве.

4. Возможности системы  «Босс-Референт».

5. Что включает в  себя электронная канцелярия «Золушка»?

6. Какие операции автоматизированы в прикладной программе «Дело»?

7. Реализацию каких функций обеспечивает прикладная программа «Делопроизводство»?

 

 

 

Приложение 1

Краткий терминологический словарь

Автобиография — документ, содержащий основные данные о жизни и деятельности его автора.

Автограф — 1) документ, написанный рукой его автора; 2) рукописная помета, исправление, дополнение или подпись на документе.

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Автор официального документа — юридическое или физическое лицо, от которого исходит официальный документ.

Автореферат — документ, представляющий краткое изложение автором своего научного труда.

Авторизованная  копия — копия документа, удостоверенная автором.

Авторская рукопись — рукописный или машинописный текст документа, подготовленный автором для опубликования.

Авторское право  — часть гражданского права, регулирующая отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы, искусства.

Адрес — документ, содержащий приветствие, поздравление, благодарность отдельному лицу или организации.

Адресант — отправитель документа.

Адресат — получатель документа.

Адресование документа — указание получателя документа путем указания реквизита «Адресат» в правом верхнем углу документа.

Акт — организационно-распорядительный документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Акт ревизии — официальный документ, которым оформляются результаты обследования финансово-хозяйственной деятельности организации.

Акты — 1) обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке; 2) в праве — решения, действия или документы, имеющие юридическое значение (нормативные акты, акты экспертизы, акты гражданского состояния и др.).

Анкета — 1) документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них; 2) опросный лист для получения каких-либо сведений.

Аннотация — краткая характеристика содержания книги, статьи, отчета и т.п.

Аннотация документов — 1) краткое изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках (путеводителях, обзорах и т.п.) и информационных документах.

Анонимный документ — документ, в котором не указан его автор.

Архив — 1) совокупность архивных документов; 2) архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Биографическая  справка — архивная справка, содержащая сведения о конкретном лице (лицах).

Биография — документ, содержащий описание жизни и деятельности какого-либо лица.

Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и свободным местом, отведенным для переменной.

Бланки строгой  отчетности — разновидности бланков документов, подлежащих специальному учету.

Бухгалтерские документы — документы, отражающие ведение бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций.

Вариантность  документной информации — повторяемость документной информации, характеризующаяся теми или иными несущественными различиями.

Варианты текста — два (или более) текста документа, различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания текста.

Ведомственное хранение документов — хранение архивных документов какой-либо организации в течение установленного периода времени.

Ведомственный (межведомственный) архив — архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, государственного предприятия, учреждения, организации, осуществляющее прием и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение установленного периода времени.

Вертикальное  хранение дел — способ размещения дел на полках стеллажей, при котором плоскость обложек перпендикулярна плоскости полки.

Вид документа — классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного названия.

Видеограмма документа — изображение документа на экране монитора.

Виды дел — первичные комплексы документов (дело, документы, переписка, книга, журнал и т.п.), в основу формирования каждого из которых положен определенный принцип.

Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визитная карточка — карточка, содержащая сведения о ее владельце.

Внешние признаки документа — форма и размеры документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Внешний документ — документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них.

Внутренний  документ — документ, предназначенный для использования в той организации, в которой он создан.

Внутренняя  опись документов дела — учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием их названий, дат, порядковых номеров (индексов) и номеров листов.

Воспроизведение документов — получение копий документов ручным, фотографическим, полиграфическим и другим способами.

Временное хранение архивных документов — хранение архивных документов государственными органами, а также предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм собственности в создаваемых ими ведомственных или межведомственных архивах в течение периода, установленного действующим законодательством.

Вторичный документ — документ, полученный в результате аналитической и логической переработки информации, содержащейся в первичных документах.

Входящий документ — документ, поступивший в организацию.

Входящий номер  документа — регистрационный номер (индекс) документа, проставленный адресатом.

Выделение документов к уничтожению — выявление в процессе экспертизы ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное и общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Выписка — копия части текстового документа.

Выписка из официального документа — копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо — служебное письмо, содержащее гарантию чего-либо.

Государственный архив — архивное учреждение, осуществляющее прием и постоянное хранение архивных документов государственных органов, государственных предприятий, учреждений, организаций, а также документов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь в установленном законодательством порядке.

Грамота —  1) официальный документ, которым награждают отдельных лиц или трудовые коллективы за определенные успехи; 2) официальный письменный акт, удостоверяющий какие-либо международные соглашения или определяющий определенные правовые отношения (верительная грамота, ратификационная грамота и др.); 3) древнее название всякого документа, письма.

График — 1) графический или текстовой документ, отражающий состояние или динамику какого-либо явления; 2) план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.