Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

147. Исполнение документа (поручения)  может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

148. Организация контроля исполнения:

148.1. система контроля исполнения  включает:

учет  контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение  до исполнителей;

контроль  за сроками исполнения;

проверку  и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

учет  и отчетность о результатах исполнения;

оценку  состояния исполнительской дисциплины;

148.2. учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК;

148.3. экземпляры РКК, заполняемые при  регистрации документов, используются  при формировании контрольной  картотеки.

На  один контролируемый документ может  быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.

Устное  поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров;

148.4. один экземпляр РКК остается  в службе контроля и помещается  в контрольную картотеку, второй  передается исполнителю вместе  с документом;

148.5. РКК группируются в контрольных  картотеках по разделам, соответствующим  числу дней месяца, согласно установленным  срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно  ожидаемым датам получения ответов.

РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения документов (поручений) группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки.

В контрольной картотеке могут  выделяться дополнительные разделы  и рубрики для систематизации РКК по исполнителям и группам  документов (приказы, решения и др.);

148.6. картотека ежедневно просматривается  контрольной службой с целью  информирования руководителя и  исполнителей о приближении (истечении)  сроков исполнения документов. Предупреждение  исполнителей осуществляется, как  правило, за 2 - 3 дня до истечения установленного срока;

148.7. документ (поручение) снимается с  контроля после его исполнения, подтвержденного документально.

Свидетельством  исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный  руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК.

На  исполненном документе оформляется  отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

148.8. карточка с информацией, характеризующей  исполнение, представляется ответственному  за контроль для проверки исполнения  и снятия документа (поручения)  с контроля.

При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок;

148.9. информация о результатах исполнения  документов (поручений) периодически  обобщается и доводится до  сведения руководства;

148.10. контрольные действия могут осуществляться  в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления (далее - АСДОУ).

 

Глава 10

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

 

149. Устанавливаются три вида номенклатуры  дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

150. Типовая и примерная номенклатуры  дел - это систематизированные  перечни унифицированных заголовков  дел, заводимых в делопроизводстве  организаций с однородным характером  деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает  примерные состав и индексы дел  для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.

Номенклатура  дел организации - это систематизированный  перечень заголовков дел, заводимых  в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В делопроизводстве номенклатура дел  организации используется для группировки  исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения  сроков их хранения. Номенклатура дел  является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел  используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

151. Типовые и примерные номенклатуры  дел разрабатываются службами  ДОУ органов управления (вышестоящих  организаций), подведомственная сеть  которых включает ряд однородных  организаций.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые  республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые  организациями, являющимися источниками  комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые  иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

152. Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее - сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.

153. Сводная номенклатура дел составляется  службой ДОУ на основе номенклатур  дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10.

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается  с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее - ЭК) или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

154. Сводная номенклатура дел подлежит  составлению на текущий год  при создании новой организации,  а также пересоставлению при  реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации.

155. Сводные номенклатуры дел организаций,  являющихся источниками комплектования  государственных архивов, согласовываются  с соответствующими архивами  один раз в пять лет или  после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

Сводные номенклатуры дел иных организаций  согласовываются с ЦЭК вышестоящих  организаций один раз в пять лет  или после значительных изменений  в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

156. Сводные номенклатуры дел организаций,  являющихся источниками комплектования  государственных архивов или  имеющих вышестоящую организацию,  составляются в трех экземплярах.  Сводные номенклатуры дел иных  организаций составляются в двух экземплярах.

Первый  экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив  организации в качестве учетного документа, третий - в государственный  архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования в соответствии с требованиями пункта 155 настоящей Инструкции.

157. После утверждения сводной номенклатуры  дел из нее делаются выписки  по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

158. Номенклатуры дел структурных  подразделений составляются по  форме согласно приложению 11.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.

159. При наличии в организации  общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.

160. При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

161. В номенклатуру дел включаются  дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том  числе учетно-регистрационные формы  (журналы, книги) и справочные  картотеки.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

162. Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

163. Структурными элементами номенклатуры  дел являются разделы, которые  могут делиться на подразделы.

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Наименования  временно действующих коллегиальных  органов и общественных организаций  в порядке значимости указываются  в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.

164. Сводная номенклатура дел оформляется  на общем бланке организации  или чистом листе бумаги формата  А4.

165. Графы номенклатуры дел заполняются  в соответствии с установленной  формой:

165.1. в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

 

Например:

1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3

 

При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой "0".

 

Например:

01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03

 

В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.

 

Например:

Приказы министра по основной деятельности. Копии

 

Дела, в которые группируются документы  по вопросам, разрешаемым в течение  двух и более лет (переходящие  дела), включаются в номенклатуру дел  следующего года под тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;

165.2. в графе 2 номенклатуры дел  указываются названия разделов (подразделов)  и заголовки дел.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.