Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

193. В структурных подразделениях  описи дел составляются под  методическим руководством архива  организации по форме согласно  приложению 16.

194. Описи дел структурных подразделений  должны быть составлены и оформлены  в установленном порядке не  позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности или выполнение функций).

195. Перед внесением заголовков дел  в опись проверяется соответствие  количества дел, вносимых в  опись, количеству заведенных  дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел. При просмотре дела проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета, нумерация листов дела, наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, определенных пунктом 186 настоящей Инструкции, наличие и правильность оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются  меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел в архив организации.

196. При составлении описи дел  структурного подразделения соблюдаются  следующие требования:

каждое  дело (том, часть) вносится в опись  под самостоятельным порядковым номером;

порядок нумерации дел в описи - валовой;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводится полностью);

переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения; при составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены;

 

Например:

Документы за 2006 год см. также в описи N 3/2005 за 2005 год, дела N 5, 7, 15.

 

графа описи "Примечание" используется для отметок о передаче дел  в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.

197. Описи дел структурных подразделений  имеют порядковые номера. Номер  описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение "лс", а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - "в".

198. В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

199. Опись дел структурного подразделения  подписывается составителем с  указанием должности, расшифровки  подписи и даты составления,  согласовывается руководителем  службы ДОУ организации, ЭК  структурного подразделения (при  наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения.

200. Описи дел структурных подразделений  составляются в двух экземплярах,  а при наличии ЭК структурного  подразделения - в трех. Один экземпляр  остается в структурном подразделении,  второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.

201. На обложках дел, внесенных  в опись дел структурного подразделения,  мягким черным графитным карандашом  производится временная шифровка  дел в соответствии с описью  дел структурного подразделения.

202. По описям дел структурных  подразделений документы сдаются  в архив организации. На основе  описей дел структурных подразделений  в архиве организации составляются  годовые разделы сводных описей  дел.

203. При наличии в организации  общественной организации (профессионального союза и др.) ее документы включаются в отдельную опись дел, составляемую по форме, установленной для описей дел структурных подразделений. Дела общественной организации передаются в архив организации в порядке, установленном для передачи дел структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.

 

Глава 15

ПЕРЕДАЧА  ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

 

204. Дела постоянного, временного (свыше  10 лет) хранения и по личному  составу подлежат передаче в  архив организации.

Дела  должны быть переданы в архив организации  и включены в сводную опись  дел (годовой раздел сводной описи  дел) по истечении года, но не позднее  двух лет после их завершения делопроизводством.

Передача  дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 14 настоящей Инструкции.

205. Дела временного (до 10 лет) хранения  в архив организации не передаются  и по истечении сроков временного  хранения подлежат уничтожению.  Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел.

206. Дела передаются в архив организации по графику. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется  правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела  передаются в архив организации  в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах  описи в графе примечание каждого  заголовка дела проставляются отметки  о наличии дел. В конце каждого  экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

 

Глава 16

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

 

207. Отбор дел к уничтожению осуществляется  по результатам экспертизы ценности  документов после подготовки  сводных описей дел постоянного,  временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу и оформляется  актом о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению.

Непосредственный  отбор документов к уничтожению  в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.

208. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

209. Акт о выделении к уничтожению  документов и дел, не подлежащих  хранению, может составляться как  на дела всей организации, так  и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой "ЭПК" составляется отдельный акт.

210. Акт о выделении к уничтожению  документов и дел, не подлежащих  хранению, составляется по форме  согласно приложению 17. В акте  указываются:

заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

 

Например:

План  работы отдела документоведения на 2001 год

или

Планы работы структурных подразделений  института

 

дата  или крайние даты дел;

 

Например:

2001

или

2001 - 2005

 

номера  номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;

индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;

количество  дел (каждый том учитывается как  отдельное дело);

сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.

 

Например:

5 л., п. 461

 

211. Акт о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим  экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании  ЦЭК (ЭК) организации одновременно  со сводными описями дел.

Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем  организации после утверждения  соответствующим государственным  архивом или органом Государственной  архивной службы Республики Беларусь сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой "ЭПК".

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой "ЭПК".

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного  хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой "ЭПК".

212. Отобранные к уничтожению и  включенные в акт документы  передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

 

Глава 17

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

213. С момента заведения и до  передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела  хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

214. В целях повышения оперативности  поиска документов дела располагаются  в шкафах в вертикальном положении  корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Магнитные ленты с фонограммами заседаний  коллегиальных органов хранятся в коробках у секретаря коллегиального органа. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи.

215. Документы и дела, находящиеся  на оперативном хранении, могут  выдаваться в пользование в  пределах организации другим  структурным подразделениям организации,  сторонним организациям и в  случаях, определенных действующим  законодательством, гражданам.