Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

Подпись В.Г.Голованов                          Подпись В.Д.Сукало

14.06.2008                                     14.06.2008

 

СОГЛАСОВАНО

Министр экономики

Республики Беларусь

Подпись Н.П.Зайченко

14.06.2008

 

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют  лист согласования по образцу согласно приложению 4. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

 

Лист  согласования

прилагается

 

61. Реквизит "Визы".

Внутреннее  согласование оформляется путем  визирования проекта документа  должностным лицом.

Реквизит "Виза" включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

 

     Например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий

25.06.2008

 

Отказываться  от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта  документа не допускается. Замечания  и дополнения излагаются на проекте  документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются".

 

     Например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий

25.06.2008

С проектом не согласен.

Замечания прилагаются

 

Визы  проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа  первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной  стороне последнего листа первого  экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под  другой в порядке визирования.

 

     Например:

 

Начальник отдела кадров

Подпись Н.Б.Скворцова

20.06.2008

 

Зав. отделом документоведения

Подпись А.В.Сидорцов

20.06.2008

 

Зав. отделом архивоведения

Подпись Т.И.Боброва

21.06.2008

 

Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец

22.06.2008

 

При отсутствии свободного места визы оформляются  на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.

Перечень  согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его  содержания и требований нормативных  правовых актов.

62. Реквизит "Печать".

Реквизит "Печать" ставится на документах, требующих особого удостоверения  их подлинности.

Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Порядок использования и ответственность  за хранение печатей закрепляются в  локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых  в соответствии с законодательством  Республики Беларусь.

Перечень  документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск  печати должен захватывать часть  наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

 

     Например:

 

Директор института                  Подпись                     С.А.Сидоров

 

63. Реквизит "Отметка об исполнителе".

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа  документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию  и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

 

Например:

Корнеев 200 59 79

 

Отметка об исполнителе может быть дополнена  индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

 

Например:

3 Маковецкий 220 95 01

АР 26.05.2008 Письмо.doc

 

При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется  на исходящих документах.

64. Реквизит "Отметка о заверении копии".

Копия документа должна воспроизводить все  реквизиты этого документа, в  том числе реквизиты бланка. Для  придания копии документа юридической  силы она должна быть заверена.

Отметка о заверении копии оформляется  ниже реквизита "Подпись" и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

 

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2008

 

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.

На  копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются  дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

 

Например:

Верно

Подпись А.П.Германович

 

Копии документа, полученные путем тиражирования  подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

Размноженные  экземпляры документа, предназначенные  для рассылки и не воспроизводящие  факсимильную подпись подлинника, допускается  удостоверять печатью, проставляемой  на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

Снятие  копий с документов сторонних  организаций для представления  третьим лицам допускается с  разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается  изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

65. Реквизит "Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело".

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело проставляется  на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело располагается  на нижнем поле первого листа документа  слева и состоит из слов "В  дело", номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

 

Например:

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2008 N 11-10/130

Подпись

16.05.2008

 

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются  краткие сведения об исполнении.

 

Например:

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.11.2008

 

66. Реквизит "Отметка о поступлении".

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

 

     Например:

                                        ┌────────────────────────┐

                                        │   ЗАО "Маяк"           │       /\

                                        ├────────────────────────┤       │

                                        │   26.05.2008           │ 16 мм │

                                        ├────────────────────────┤       │

                                        │   N 342                │       \/

                                        └────────────────────────┘

                                                  42 мм

                                         <---------------------->

 

На  документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать  время поступления (часы, минуты).

 

Глава 5

ТРЕБОВАНИЯ  К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ

 

67. Текст документа должен быть  достоверным, объективным, максимально  кратким с сохранением полноты  информации и точности ее изложения,  не допускать различных толкований.

68. Текст документа излагается простым  и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

69. Языками делопроизводства и документации  в Республике Беларусь являются  белорусский и русский.

Тексты  документов, направляемых за пределы  Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

70. Предложения строятся согласно  общепринятым грамматическим и  орфографическим правилам белорусского  и русского языков, преимущественным  является употребление простых распространенных предложений.

71. В документах применяют термины  и определения, установленные  действующими стандартами и терминологическими  словарями. Многозначные термины  в каждом конкретном случае  должны употребляться только  в одном из своих значений.

72. В тексте документа не допускается  употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной  речи;

иноязычных  заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском  или русском языке;

нечетких  словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

73. Тексты сложных по содержанию  документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после  которых точка не ставится. Главы  должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

 

     Например:

                                          ГЛАВА 2

                ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ  СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА

 

Пункты  нумеруются арабскими цифрами с  точкой и записываются с абзацного  отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и  записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

 

Например:

2.1.

2.2.

2.3.

 

Нумерация пунктов должна быть сквозной для  всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.