Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

Выдача  документов и дел в пользование  другому структурному подразделению  организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения.

Выдача  документов и дел сторонней организации  производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

Выдача  документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством  Республики Беларусь.

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.

216. Для контроля за возвратом  на место выданного (изъятого) из дела документа помещается  листок-заместитель, оформляемый  по форме согласно приложению 18. Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19.

 

Глава 18

ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ  ВИДЕ

 

217. Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых  удостоверена в установленном  порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

218. Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Используемые  форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

219. Подготовка и согласование проектов  документов в электронном виде  осуществляются по правилам, установленным  настоящей Инструкцией в отношении  аналогичных документов на бумажном носителе.

220. Документ в электронном виде  должен иметь все реквизиты,  установленные для аналогичного  документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей  и штампов. Расположение и оформление  реквизитов в формуляре документа  в электронном виде при его внешнем представлении <*> должно соответствовать требованиям, установленным пунктом 35 настоящей Инструкции.

--------------------------------

<*> Внешнее представление документа  в электронном виде - его воспроизведение  на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком.

 

221. В документах в электронном  виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная  подпись, все элементы таких  реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, указанных в пункте 222 настоящей Инструкции.

Использование ЭЦП осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, в том числе предъявляемым  к средствам выработки и проверки ЭЦП.

222. Инструкцией по делопроизводству  организации и (или) иными локальными нормативными правовыми актами организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ.

Подписание  исходящих документов без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) - автора документа, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном  виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита "Гриф согласования", используется ЭЦП. Согласование документа без  использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

223. При подготовке документов в  электронном виде могут использоваться  шаблоны. Шаблоны разрабатываются  на основе унифицированных форм  документов службой ДОУ организации.

224. Прием и отправка документов  в электронном виде осуществляется, как правило, службой ДОУ.

Допускается прием и отправка документов в  электронном виде структурными подразделениями (работниками) организации без участия  службы ДОУ. Перечень категорий документов в электронном виде, прием и  отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно, разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации.

После отправки документа в электронном  виде, удостоверенного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

225. При получении документов, подписанных  ЭЦП, осуществляется проверка:

подлинности ЭЦП;

соответствия  способа использования ЭЦП сведениям, указанным в сертификате ключа подписи;

действительности  сертификата ключа подписи.

226. Проверка действительности сертификата  ключа подписи включает в себя  проверку срока действия сертификата  ключа подписи (срок действия  сертификата ключа подписи не  должен истечь на момент подписания документа), а также получение из удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи, сведений о действии сертификата ключа подписи (действует, действие приостановлено, сроки приостановления его действия, аннулирован).

227. Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями пункта 139 настоящей Инструкции.

Дополнительно при регистрации документов в  электронном виде могут использоваться реквизиты "Должность, инициалы и  фамилия лица, подписавшего документ", "Адрес хранения документа в электронном виде", "Внутренняя переадресация документа по исполнителям", "Наличие приложений к документу", "Способ доставки документа" (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др.

228. Во внутренних и исходящих документах в электронном виде, удостоверенных с использованием ЭЦП, реквизиты "Дата" и "Регистрационный индекс" проставляются после подписания при сохранении подлинности и целостности подписанного документа.

Во  внутренних и исходящих документах, удостоверенных без использования ЭЦП в соответствии с требованиями пункта 222 настоящей Инструкции, реквизиты "Дата" и "Регистрационный индекс", как правило, включаются в исходный файл документа.

229. Во входящих и внутренних документах  информация, содержащаяся в реквизитах "Резолюция", "Отметка о контроле", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)", отметке об ознакомлении с документом, иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде в их формуляр не вносится. Данная информация отражается в регистрационных формах (РКК или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы, и при необходимости прикрепляется в виде самостоятельных документов в электронном виде (файлов) к регистрируемому (учитываемому) документу.

230. Регистрационно-учетные данные о  документах в электронном виде  и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче документов в электронном виде внутри организации или при отправке за пределы организации вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные.

231. При пересылке по электронной  почте документ в электронном  виде оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией,  и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму.

232. Документы в электронном виде, в том числе отправляемые (получаемые) по каналам электронной почты,  допускается:

экспортировать  во внешние по отношению к почтовой системе электронные файлы;

экспортировать  в АСДОУ;

распечатывать на бумажном носителе.

233. При экспорте документа в электронном  виде, отправленного (полученного)  по каналам электронной почты,  во внешний по отношению к  почтовой системе файл или  АСДОУ с документом экспортируется (распечатывается) сопроводительное  электронное письмо, включая информацию, содержащуюся в заголовочной части электронного письма (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит "Дата", в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в справочных и доказательных целях.

234. При хранении и использовании  документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты,  обеспечивается их доступность  для всех заинтересованных работников  организации в соответствии  с установленными обязанностями и правами доступа.

235. Контроль исполнения документов  в электронном виде осуществляется  с учетом требований главы  9 настоящей Инструкции.

Контроль  исполнения документов в электронном  виде обеспечивается тем же структурным  подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с локальными нормативными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.

236. Документы в электронном виде  после их исполнения подлежат  хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой  дел организации, составляемой в  соответствии с требованиями главы 10 настоящей Инструкции.

При составлении номенклатуры дел в  графе "Примечание" указывается, что дело (том, часть) ведется в  электронном виде.

237. Формирование и оформление электронных  дел осуществляется с учетом  общих требований формирования  и оформления дел с документами  на бумажных носителях, указанных в главах 11 и 13 настоящей Инструкции.

Особенности формирования и оформления электронных  дел отражаются в инструкции по делопроизводству организации.

238. Место хранения электронных дел  и отдельных документов в электронном  виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации.

239. Экспертиза ценности документов  в электронном виде осуществляется  в порядке, установленном главой 12 настоящей Инструкции, а также иными актами законодательства Республики Беларусь.

240. Передача в архив и выделение  к уничтожению электронных дел  и документов в электронном  виде осуществляются в соответствии  с требованиями настоящей  Инструкции и иных актов законодательства Республики Беларусь.

 

 

Приложение 1

к Инструкции

по  делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики  Беларусь

 

    Примерная форма табеля  унифицированных форм документов  организации

 

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                         __________________________________

                                                (наименование должности