Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Ноября 2012 в 23:08, дипломная работа

Описание работы

Цель дисциплины «Технология и автоматизация делопроизводства» — дать необходимые теоретические и практические навыки работы с документами.
В результате изучения дисциплины студенты должны:
● знать основные принципы документооборота, регистрации документов, контроля их исполнения, правила оформления дел и порядок передач документов в архив;
● уметь составлять документы и организовывать их переработку и хранение; строить тексты машинописного и принтерного оформления;
● иметь представление о принципах работы секретаря-референта по без документному обслуживанию.

Содержание работы

Введение 3
1. Журнал «Архивы и делопроизводство», 1/2007 – Рубрика «ВОПРОС – ОТВЕТ» 4
2. Правила оформления реквизитов 7
3. Правила подготовки организационно-распорядительных документов 9
4. Образец оформления студенческого документа «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» 12
5. 1 Образец оформления приказа по основной деятельности 13
5. 2 Образец оформления приказа по личному составу 14
6. Образец справочно-информационного документа (ПРОТОКОЛ) 16
7. Документы, входящие в состав личного дела 17
7.1 Образец оформления ПРЕДСТАВЛЕНИЯ О ПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ ДОЛЖНОСТЬ 19
8. Образец оформления делового письма 20
9. Образец оформления переписки с иностранным корреспондентом 21

Файлы: 23 файла

АКТ о списании имущества.doc

— 30.50 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

Альбом форм организационно-распорядительных документов.djvu

— 860.69 Кб (Скачать файл)

Задания для индивидуальной работы Паневчик.doc

— 294.50 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

Заявление о приеме на работу.doc

— 33.00 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

Заявление об увольнении.doc

— 33.50 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

12 Вариант.doc

— 155.00 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

12.вариант Паневчик.doc

— 155.00 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

15 Вариант.doc

— 165.50 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

17 Вариант.doc

— 1.01 Мб (Просмотреть файл, Скачать файл)

Павлюк 15. вариант.doc

— 165.50 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

Курс лекций.doc

— 718.50 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

Образец - Представление о переводе на другую работу (пример).mht

— 62.13 Кб (Скачать файл)

Инструкция о порядке ведения делопроизводсва по административным процедурам в гос.органах, иных организациях.pdf

— 79.33 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

Инструкция по делопроизводству в гос. органах в РБ. Утверждена постановлением Министерства юстиции 19.01.09 г..doc

— 580.50 Кб (Скачать файл)

Ответственный за делопроизводство переносит отметку  об исполнении документа и направлении  его в дело в регистрационную  форму, после чего документ подшивается в дело.

141. Регистрация и отправка исходящих  документов:

141.1. исходящие документы регистрируются  в службе ДОУ после их подписания  руководителем организации или  иными уполномоченными лицами  в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания;

141.2. исходящие документы делятся  на инициативные и ответные;

141.3. индекс инициативного исходящего  документа включает индекс дела  по номенклатуре дел, в котором  будет храниться копия отправляемого  документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ;

 

Например:

5 - 17/112

 

141.4. на каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняются, как правило, два экземпляра РКК. Один экземпляр помещается в справочную картотеку, второй - в контрольную. При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется напоминание;

141.5. регистрация ответных документов  осуществляется, как правило, на РКК, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы. Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа. В РКК информация об ответном документе записывается в графу "Отметка об исполнении документа".

В зависимости от принятой в организации  системы регистрации документов допускается регистрировать ответные документы на отдельных РКК. Регистрационным индексом такого исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и порядковый регистрационный номер исходящего документа, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ.

На  ответном документе проставляется  ссылка на исходящий регистрационный  индекс и дату документа-запроса;

141.6. отправка документов осуществляется  службой ДОУ. В службе ДОУ  проверяется правильность оформления  документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования и др.

Неправильно оформленные и некомплектные  документы возвращаются исполнителям;

141.7. отправляемые документы передаются  в службу ДОУ в незаконвертованном виде с отметкой о категории отправления (при необходимости);

141.8. документы на съемных машинных  носителях (дисках, дискетах и  др.) принимаются к отправке в  упаковке, соответствующей техническим  требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях;

141.9. документы, направляемые более  чем в четыре адреса, передаются  для отправки со списком на  рассылку, оформляемым в соответствии с требованиями пункта 51 настоящей Инструкции.

На  заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором отправителем проставляются фамилия и дата отправки. Реестр со штемпелем отделения  связи подшивается в дело службы ДОУ;

141.10. обработка и отправка документов  осуществляются в день их подписания  или не позднее следующего  рабочего дня.

142. Регистрация и исполнение внутренних  документов:

142.1. работа с внутренними документами  на этапах подготовки и оформления  ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами;

142.2. внутренние документы регистрируются  на РКК или в журналах регистрации  внутренних документов после  их подписания (утверждения). При  незначительном объеме документооборота  внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов;

142.3. регистрация распорядительных  документов и протоколов осуществляется  по видам отдельно от других  внутренних документов.

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.

Распорядительные документы по личному составу, для которых  актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.;

142.4. регистрационным индексом распорядительного  документа, протокола является  порядковый регистрационный номер,  присваиваемый ему в пределах  делопроизводственного года.

Регистрационным индексом распорядительного  документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой "к" (для документов 75-летнего срока хранения) или "л" (для документов 3-летнего срока хранения).

Регистрационным индексом распорядительного документа, регистрируемого в порядке, определенном абзацем 4 подпункта 142.3 настоящей Инструкции, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением;

142.5. совместные распорядительные  документы, протоколы совместных  заседаний имеют составные индексы,  включающие порядковые регистрационные  номера, присваиваемые им в организациях, их подготовивших;

 

Например:

81/54

 

142.6. регистрационными индексами  докладных записок, справок и  других информационно-справочных  документов являются их порядковые  регистрационные номера, присваиваемые  в пределах делопроизводственного  года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел;

142.7. рассмотрение и исполнение  внутренних документов осуществляется  в соответствии с установленным  порядком обработки входящих  документов.

Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения РКК. Из РКК на внутренние документы формируются контрольные и справочные картотеки.

143. Информационно-поисковая система  по документам организации:

143.1. в организациях создаются  традиционные (ручные) и автоматизированные  информационно-поисковые системы (далее - ИПС). ИПС строятся на основе РКК, которые объединяются в картотеки и базы (банки) регистрационных данных;

143.2. при традиционной карточной  регистрации печатается необходимое  количество РКК, которые могут  объединяться в справочные и  контрольные картотеки;

143.3. справочные картотеки делятся  на две части: неисполненные  и исполненные документы, РКК  в которых систематизируются  по следующим признакам:

предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с содержанием  документов или сферой деятельности, к которой относятся документы);

по номенклатуре дел (в соответствии с названиями дел по номенклатуре дел или их индексами);

корреспондентскому (по наименованиям  или условным обозначениям организаций, с которыми ведется переписка);

по исполнителям (по структурным подразделениям);

алфавитному (в алфавитном порядке  фамилий, наименований объектов или  предметов);

географическому (по наименованиям  административно-территориальных единиц);

номинальному (по названию видов или  разновидностей документов);

регистрационному (по порядку возрастания  регистрационных номеров документов).

Выбор поискового признака определяется в  зависимости от видов документов и характера информационных запросов.

Первая  часть картотеки служит для поиска сведений о документах в процессе их исполнения. Вторая часть картотеки  служит для поиска исполненных документов.

По  мере исполнения документов РКК с  необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие  разделы и рубрики второй;

143.4. в зависимости от объема документооборота, системы регистрации и контроля  исполнения документов, задач поиска может вестись единая справочная ИПС или несколько самостоятельных. Отдельные картотеки (базы данных) формируются на входящие документы, инициативные исходящие документы, обращения граждан. При большом количестве нормативных правовых актов и распорядительных документов, используемых в деятельности организации, на них могут создаваться отдельные кодификационные картотеки (базы данных).

Перечень  наименований баз данных аналогичен перечню наименований картотек.

144. Учет объема документооборота:

144.1. объем документооборота - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени;

144.2. подсчет количества документов  производится по регистрационным  формам в местах их регистрации.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно  учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан.

Размноженные  экземпляры (копии) учитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро и (или) по спискам рассылки;

144.3. в организации может проводиться  полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т.д.).

Учет  и анализ объема документооборота в  организации осуществляются под  руководством службы ДОУ;

144.4. результаты учета объема документооборота  обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами;

144.5. сведения об объеме документооборота  используются для установления  структуры и штатной численности  службы ДОУ, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности службы ДОУ и отдельных работников.

 

Глава 9

КОНТРОЛЬ  ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

 

145. Задачи контроля исполнения:

145.1. целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах;

145.2. контролю подлежат все зарегистрированные  документы: входящие, исходящие и  внутренние, которые по своему  характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства;

145.3. контроль осуществляют руководитель  организации, служба ДОУ и ответственные  исполнители.

На  контролируемых документах проставляется  отметка о контроле.

146. Сроки исполнения документов:

146.1. сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь;

146.2. сроки исполнения документов  могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются  нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Индивидуальные  сроки исполнения документов указываются  в тексте документа или в резолюции  руководителя;

146.3. документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь;

146.4. если крайняя дата исполнения  документа (поручения) приходится  на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога "до" или "к", указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа;

146.5. допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.

Образцы документов.djvu

— 81.30 Кб (Скачать файл)

Приказ по личному составу.doc

— 23.00 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

Сокращения в делопроизводстве.doc

— 27.50 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

Состав реквизитов.doc

— 28.00 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

СТБ 6.38-2004.docx

— 32.24 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

СТБ 6.38-2004.pdf

— 804.13 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

Формуляр-образец для А4.doc

— 194.00 Кб (Скачать файл)

Формуляр-образец Иностранный.doc

— 35.00 Кб (Просмотреть файл, Скачать файл)

Формуляр-образец.djvu

— 73.57 Кб (Скачать файл)

Информация о работе Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"