Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

Внутренние  справки адресуются руководителю организации  и оформляются на стандартных  листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей  организации, сторонней организации  или частному лицу и оформляются  на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

127. Текст служебной справки может  оформляться в виде таблицы,  делиться на пункты, подпункты,  иметь пояснения и ссылки.

Период  времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

 

Например:

По  состоянию на 11.05.2008

или

За  период с 01.01.2007 по 31.12.2008

 

В личных справках заголовок допускается  не указывать.

128. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов "выдана настоящая", "действительно работает".

При наличии используются типовые формы  справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

129. Внешние справки подписываются  руководителем организации, внутренние - их составителями. Справки, за  содержание которых несет ответственность  несколько лиц, подписываются всеми составителями.

130. При необходимости служебная  справка может заверяться печатью.  В обязательном порядке печатью  организации заверяются личные  справки.

131. Датой справки является дата  ее подписания.

132. Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

133. Письмо - обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемое  в связи с особым способом  передачи текста (пересылка по  почте и другим каналам связи).

134. В зависимости от содержания  различаются следующие разновидности  служебных писем: письма-запросы,  письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания,  извещения, приглашения и др.

135. Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

136. Письма подписываются руководителями  организации и ее структурных  подразделений согласно их компетенции  и распределению обязанностей, закрепленным  в локальных правовых актах организации.

137. Датой письма является дата  его подписания.

 

Глава 8

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

138. Организация документооборота:

138.1. документооборот - это движение  документов в организации с  момента их получения или  создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело;

138.2. организация документооборота должна  отвечать следующим требованиям:

оперативность прохождения документов;

исключение  не обусловленных необходимостью инстанций  прохождения и действий с документами;

соблюдение  максимального единообразия порядка  прохождения и обработки основных категорий документов.

Прохождение и обработка основных категорий  документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации;

138.3. организация документооборота при  применении средств автоматизации  делопроизводства должна обеспечивать  совместимость традиционной и  автоматизированной обработки документов.

139. Регистрация документов:

139.1. регистрация документов - запись  учетных данных о документе  в регистрационной форме, фиксирующая  факт его создания, получения  или отправки;

139.2. регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы,  требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки;

139.3. нерегистрируемые документы включаются  в перечень документов, не подлежащих  регистрации, разрабатываемый службой  ДОУ и утверждаемый руководителем  организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5;

139.4. регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов в  организации осуществляется централизованно  в службе ДОУ;

139.5. децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.);

139.6. регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью;

139.7. для регистрации всех категорий  входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ (далее - РКК), представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6.

Правила заполнения основных реквизитов РКК  определены согласно приложению 7. Состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: "Исполнитель", "Расписка исполнителя в получении документа", "Ход исполнения" и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией;

139.8. из РКК формируются справочные  и контрольные картотеки и  (или) автоматизированные базы (банки)  данных, с помощью которых осуществляются  справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек;

139.9. журнальная форма регистрации  документов допускается в организациях  с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9;

139.10. решение о выборе формы регистрации  документов в организации (карточной  или журнальной) закрепляется в  локальном правовом акте;

139.11. при регистрации каждому документу  присваивается регистрационный  индекс, который представляет собой  цифровое или буквенно-цифровое  обозначение. Он включает в  себя порядковый регистрационный  номер, присвоенный документу  при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками.

140. Прием, регистрация и исполнение  входящих документов:

140.1. вся поступающая в организацию  корреспонденция принимается и  обрабатывается службой ДОУ;

140.2. до вскрытия конвертов (пакетов)  проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность  упаковки, сохранность печатей.

Ошибочно  доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности  установления адресата возвращается отправителю  с пометкой "Ошибочно доставлено";

140.3. поступившие конверты (пакеты) вскрываются,  за исключением присланных в  адрес общественных организаций или имеющих пометку "Лично", которые передаются адресату.

Упаковка  документов, поступивших на съемных  машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке  подлежит только сопроводительная документация;

140.4. после вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений.

В случае повреждения корреспонденции  и невозможности ее использования  составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.

Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные  листы, приложения запрашиваются у  отправителя, а на документе ставится отметка "Документы (листы, приложения) затребованы" с указанием даты запроса;

140.5. после вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:

дата  почтового штемпеля необходима как  свидетельство даты отправки или  получения документа;

на  документе отсутствует реквизит "Дата";

дата  документа существенно отличается от даты его получения;

в полученном документе нет обратного  адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с  ним в дело.

Адресные  ярлыки конвертов и пакетов сохраняются  в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательных документов;

140.6. на всех поступивших документах  в правом нижнем углу первого  листа проставляется отметка  о поступлении (регистрационный  штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

Документы, подлежащие регистрации в структурных  подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором  проставляется дата поступления.

На  нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках  документов регистрационный штамп  не проставляется;

140.7. входящие документы должны быть  зарегистрированы в день поступления.  Регистрационным индексом входящего  документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;

 

Например:

512/1 - 29

 

140.8. зарегистрированные документы передаются  из службы ДОУ на рассмотрение  руководству. Документы, не требующие  решения руководства, передаются  исполнителям согласно их компетенции.

Документы рассматриваются, как правило, в  день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления;

140.9. результаты рассмотрения документов  отражаются в резолюции.

Резолюция переносится в РКК. Документ с  одним экземпляром РКК службой  ДОУ направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в службе ДОУ.

Если  документ согласно резолюции требует  контроля исполнения, экземпляр РКК  передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов;

140.10. при необходимости срочного исполнения  или ознакомления с документом  нескольких структурных подразделений  (должностных лиц) в службе  ДОУ с документа снимается  необходимое количество копий,  которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.

Движение  документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах  РКК;

140.11. документы, зарегистрированные в  службе ДОУ, не подлежат повторной  регистрации в структурных подразделениях;

140.12. документы передаются на рассмотрение  руководителю структурного подразделения  или его заместителю согласно  установленному распределению обязанностей;

140.13. документ с момента поступления  до завершения исполнения находится  у исполнителя и в дело не  помещается;

140.14. на исполненном документе исполнителем  или руководителем структурного  подразделения-исполнителя проставляется  отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.