Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

В заголовки определенных категорий  дел дополнительно включаются:

указание  автора документов (полное, сокращенное  или видовое наименование организации, структурного подразделения или  должностного лица);

 

Например:

Приказы директора предприятия по основной деятельности

 

указание  адресата или корреспондента документов;

 

Например:

Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь о проведении юридической  экспертизы нормативных правовых актов  Республики Беларусь

 

географическое  название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;

 

Например:

Отчеты  средних школ Борисовского, Дзержинского и Крупского районов Минской  области об учебно-воспитательной работе

 

даты (период), к которым относится  содержание документов дела;

 

Например:

Отчеты  государственных архивов о комплектовании документами личного происхождения  в 2001 - 2006 гг.

 

указание  на копийность документов, включенных в дело.

 

Например:

Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии

 

Термин "Документы" используется в заголовке:

при группировке в дело различных  видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью  делопроизводства. В конце заголовка  в скобках указываются два-три  основных вида документов, включенных в дело;

 

Например:

Документы о строительстве спортивного  комплекса (финансовый отчет, сметы, справки  и др.)

 

при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.

 

Например:

Документы к протоколам заседаний коллегии министерства за 2007 год

 

Термин "Дело" используется в заголовке  при объединении в деле различных  видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью  его решения.

 

Например:

Дело  о рассмотрении жалобы Иванова И.И.

 

Термин "Дело" употребляется в названиях личных, судебных, арбитражных дел.

В заголовках дел с перепиской указываются  корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется  переписка.

 

Например:

Переписка с Министерством здравоохранения, государственным предприятием "Белфармация" о поставке лекарственных препаратов

 

Если  переписка ведется с более  чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке  обобщенно.

 

Например:

Переписка с исполнительными комитетами областей и г. Минска о распределении молодых специалистов

 

Если  переписка ведется с более  чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

 

Например:

Переписка о заключении договоров на поставку материалов и комплектующих

 

В заголовках, содержащих плановую или  отчетную документацию, указываются  число, месяц, квартал, год, на (за) который  составлены документы.

 

Например:

Планы работы структурных подразделений  предприятия на IV кв. 2007 г.

Квартальные отчеты о работе структурных подразделений предприятия за 2007 год

 

Не  допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело ("Материалы", "Документальные материалы", "Разные документы", "Финансовые документы", "Общая переписка" и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием ("Исследование ...", "Рассмотрение ...", "Обеспечение ..." и т.д.).

В процессе формирования дел заголовки  могут уточняться.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации  и др.);

распорядительные  и методические документы вышестоящих  организаций (постановления, приказы, указания и др.);

распорядительные  документы организации (приказы, распоряжения и др.);

организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

протоколы;

планы;

отчеты;

договоры;

справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

переписка;

учетно-регистрационные  формы.

Порядок систематизации иных заголовков дел  определяется составителем номенклатуры.

Систематизация  заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью  документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями - перед перепиской с иными организациями и т.д.

Систематизация  заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;

165.3. графа 3 номенклатуры дел заполняется  в конце делопроизводственного  года. В ней указывается количество  дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;

165.4. в графе 4 указываются сроки  хранения дел, определяемые согласно  действующим перечням типовых  документов и (или) ведомственным  перечням документов с указанием  сроков хранения, иными актами законодательства Республики Беларусь, даются ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней.

Сроки хранения документов, не отраженных в  перечнях, определяются ЦЭК (ЭК) организаций  по согласованию с органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций);

165.5. в графе 5 "Примечание" проставляются  отметки о переходящих делах,  о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, и др.

166. В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом "Подпись" указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.

167. По окончании делопроизводственного  года службой ДОУ организации  в конце сводной номенклатуры  дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации).

 

Глава 11

ФОРМИРОВАНИЕ  ДЕЛ

 

168. Формирование дел - группировка  исполненных документов в дела  в соответствии с номенклатурой  дел.

Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ.

169. Документы группируются в дела  согласно отметкам об исполнении  документов "В дело N". При этом  проверяются правильность оформления  документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

170. В дела группируются документы  одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных  и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

В дело включается только один экземпляр  каждого документа. Не допускается  включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

Приложения  формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При  значительном объеме приложений они  группируются в отдельные дела.

171. Объем дела не должен превышать  250 листов при толщине не более  40 мм. При большем объеме документов  дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

172. Документы в деле систематизируются  по следующим принципам или  их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный  и др.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.

Приказы и распоряжения по основной деятельности и по личному составу группируются в отдельные дела.

Приказы и распоряжения по личному составу  группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:

о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более  месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);

о предоставлении отпусков, наложении  взысканий, назначении дежурных, командировках.

Распорядительные  документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно в соответствии с требованиями подпунктов 142.3 и 142.4 настоящей Инструкции, группируются в отдельные дела.

Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания  номеров.

Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, или отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, должны быть отнесены к 2006 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Дела  с перепиской, поручениями и документами  об их выполнении формируются по вопросно-логическому  принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - документ-ответ.

Документы личного дела систематизируются  в порядке, установленном актами законодательства Республики Беларусь.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные  дела и систематизируются в хронологическом  или алфавитном порядке. Обращения  граждан, содержащие предложения по улучшению деятельности государственных органов, иных организаций (должностных лиц), совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в деле вместе с предыдущими.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.

 

Глава 12

ЭКСПЕРТИЗА  ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

173. Экспертиза ценности документов - определение научно-исторической, социально-культурной ценности и  практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

174. Экспертиза ценности документов  в организации осуществляется  постоянно действующей ЭК. В государственных  органах и иных организациях, имеющих подчиненные организации, создаются постоянно действующие ЦЭК.