Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

16. Подготовка документа включает  составление и оформление проекта  документа, его подписание, при  необходимости - согласование (визирование), утверждение.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

17. Для сокращения количества применяемых  форм документов организации  разрабатывают унифицированные  формы документов (далее - УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УФД включаются в "Табель унифицированных  форм документов организации" - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее - табель).

Табель  утверждается руководителем организации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой ДОУ.

Табель  разрабатывается с учетом специфики  деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля по форме согласно приложению 1.

Документы в табеле могут быть систематизированы  по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

18. Для придания документу юридической  силы необходимо наличие следующих  обязательных реквизитов:

наименование  организации и (или) структурного подразделения - автора;

дата;

регистрационный индекс;

подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными  реквизитами, придающими им юридическую  силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

19. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные документы (внутренние документы структурных  подразделений, совместные документы  и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой  штамп организации.

При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.

20. Каждый лист документа должен  иметь поля:

левое - 30 мм;

правое - не менее 8 мм;

верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

 

Глава 3

БЛАНКИ  ДОКУМЕНТОВ. УГЛОВОЙ ШТАМП

 

21. Бланк документа - стандартный  лист бумаги с воспроизведенными  на нем реквизитами, содержащими  постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

22. На бланках изготавливается только  первая страница документа, для  изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

23. Устанавливается два вида бланков,  разрабатываемых в соответствии  с Государственным стандартом  Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации  Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. N 69 (далее - СТБ 6.38-2004): бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

При изготовлении конкретного документа  наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с  помощью технических средств.

На  основании общего бланка могут  изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

24. При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера  и объема текста. Бланк формата  А5 используется для документов, имеющих  не более пяти-семи строк текста.

25. На бланк для письма наносятся  реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код по ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)" или код по ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели";

наименование  вышестоящей организации;

наименование  организации;

наименование  структурного подразделения;

почтовый  адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные.

На  бланк для письма наносятся ограничительные  отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

26. На общий бланк наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления (для органов государственной  власти и управления)" или код  по ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и  индивидуальные предприниматели";

наименование  вышестоящей организации;

наименование  организации;

наименование  структурного подразделения;

место составления или издания.

На  общий бланк наносятся ограничительные  отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита "Название вида документа" на общем бланке отводится  свободное место между реквизитами "Наименование организации" ("Наименование структурного подразделения") и ограничительными линиями для реквизитов "Дата" и "Регистрационный индекс".

27. Бланки документов разрабатываются  на основе продольного или  углового расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом  углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа  вдоль верхнего поля без ограничения  размеров по горизонтали, но с соблюдением  установленных размеров полей.

28. Реквизиты бланка располагаются  центрованным или флаговым способом.

При центрованном способе начало и конец  каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

При флаговом способе каждая строка реквизита  начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

29. При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

30. При создании бланка на нескольких  языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Во  всех организациях независимо от формы  собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением  реквизитов на двух языках.

31. Особенности изготовления и использования  бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

32. Угловой штамп проставляется  в левой верхней части первого  листа документа.

Допускается изготавливать угловой штамп  трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

33. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления  должны соответствовать составу,  порядку размещения и оформления  реквизитов бланка.

34. Размер углового штампа не  должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.

 

Глава 4

ОФОРМЛЕНИЕ  РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

 

35. При подготовке и оформлении  документов используются реквизиты,  состав и порядок расположения  которых установлен СТБ 6.38-2004.

36. Реквизит "Государственный герб  Республики Беларусь".

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается  в центре верхнего поля. Диаметр  изображения - не более 17 мм.

37. Реквизит "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)".

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в  установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в  центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

На  бланках документов без изображения  Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем  поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита "Наименование организации" ("Наименование вышестоящей организации").

38. Реквизит "Код организации".

Код организации проставляется на верхнем  поле справа на первом листе документа.

Органы  государственной власти и управления проставляют код организации  по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления" (далее - ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели" (далее - ОКЮЛП).

39. Реквизит "Код документа".

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении конкретных документов код проставляется только на тех  из них, унифицированные формы которых  включены в Общегосударственный  классификатор Республики Беларусь 010-95 "Унифицированные документы" (далее - ОКУД).

40. Реквизит "Наименование вышестоящей  организации".

При наличии вышестоящей организации  указывается ее полное официальное  наименование.

41. Реквизит "Наименование организации".

Наименование  организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование  организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться  в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя  и более организациями, оформляется  на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются  в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

 

     Например:

Министерство финансов                          Министерство по налогам

Республики Беларусь                            и сборам Республики Беларусь

 

При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться отдельный бланк.

42. Реквизит "Наименование структурного  подразделения".

Наименование  структурного подразделения указывается  на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

43. Реквизит "Почтовый адрес отправителя".

Почтовый  адрес отправителя оформляется  в соответствии с действующими правилами  оказания услуг почтовой связи.